利用數字化手段提升固投項目檔案管理水平

黃波

(北京精密機電控制設備研究所，北京 100076)

社會信息化趨勢的日益增長，人們對檔案信息資源管理、利用需求水平的要求也在不斷提高。作為信息社會建設的有機組成部分，檔案工作的信息化建設日益重要和迫切，也是檔案事業實現改革與發展的重要契機。將數字化信息技術運用到固投項目檔案管理中，是提高固投項目檔案質量的有效手段和途徑。

1 傳統管理模式下固投項目歸檔工作現狀

1.1 固投項目檔案介紹

固投項目是指為達到預期的目標，投入一定量的資本，在一定的約束條件下，經過決策與實施的必要程序從而形成固定資產的一次性事業。自項目前期立項直至竣工驗收全過程中形成的與建設項目有關的各種文件資料、圖紙、聲像材料等等都屬于固投項目檔案管理的范疇。固投項目文件歸檔工作作為固投項目工作中的一個重要環節在固投項目管理過程中起著非常重要的作用。固投項目檔案作為一種無形資產是國家投資的不可缺少的重要財富，只有它真實、詳盡地記載固投項目實施的全過程，才能有效地為今后的研發、生產提供服務，才能保障國家的投資達到預期的成效，所以固投項目檔案的完整、準確、系統、有效尤為重要。

1.2 企業固投項目歸檔工作現狀

隨著固投項目驗收越來越多，我們認真總結經驗并經過科學地分析研究，確定并固化了一些固投項目文件管理流程和制度。例如:在設備儀器簽訂購置合同審批流程中加入了前期文件是否移交的約束條件；檔案人員參加任務書、方案、非標準設備驗收等評審制度；通過表格化管理跟蹤設備儀器的實施全程等。

1.2.1 修訂管理流程促進各項管理落實到位

首先將設備儀器購置過程劃分為3個階段、2個重要節點，即設備前期論證階段、設備具體實施階段和設備驗收后的運行使用階段、設備簽訂合同節點、付設備尾款節點，并在重要節點處加嚴文件資料的管控，重新制定了購置流程，見圖1。

圖1 設備儀器購置流程圖

針對設備儀器前期管理文件歸檔率極低的情況，經過分析探討，找出在合同簽訂時是收集前期管理文件的最佳時機，制定出合同審批流程中加入檔案室確定前期文件是否移交，這個約束條件來把控設備前期材料的完整、有效。

支付設備儀器尾款這個重要節點，是收集設備儀器隨機資料的最佳時段，我們在支付設備儀器尾款的管理規定中增加了隨機資料是否歸檔這個約束條件。設備儀器實施人員在支付尾款前必須到檔案部門進行設備儀器隨機文件的移交并且取得文件資料已歸檔的證明，再到財務部門辦理支付設備儀器尾款手續。

1.2.2 檔案人員參加各類重要活動，全面掌握項目實施情況

在固投項目實施過程中，針對每臺大型、重點、特殊和非標設備都由項目主管部門組織專家和檔案人員召開設備調研選型、任務書、方案、招標文件和非標設備的驗收評審會，規范各類文件的編寫內容，特別要求在任務書、標書中必須有對移交文件約束的章節，在會上檔案人員都會針對每臺設備的特點檢查文件中的歸檔要求是否合適并檢查驗收設備的歸檔文件是否完整、真實有效。這樣在單臺設備實施階段檔案人員能夠全程介入、跟蹤及時把控住過程文件有效地提高了檔案的三率。

1.2.3 運用表格化管理手段，全程跟蹤設備儀器實施

監控項目工藝設備的實施過程。在項目工藝設備的實施過程中，檔案部門按照國家重點建設項目檔案工作的要求，制定文件的收集范圍和部門職責，并下發給每位工藝設備實施負責人，并逐項建立起文件積累袋，還制定了《設備儀器文件管理跟蹤表》，要求設備負責人填寫說明該設備的概況，包括該設備的采購過程、性能特點等，跟蹤該設備從無到有的全過程，并將此表在設備文件歸檔時一并移交檔案部門，實現對該設備的閉環控制。在實施過程中，檔案部門加強與項目管理等部門的溝通，及時掌握實施進度，指導文件的收集，并直接參與文件的搜集工作。項目實施進入后期階段時，所主管領導制定了例會制度，針對文件歸檔的遺留問題布置工作，并將工作任務分解到人，從而確保了項目檔案工作的順利完成。在歸檔工作中，檔案部門根據項目負責人移交歸檔的情況，對案卷質量進行認真的檢查，發現不符合歸檔要求的文件以《設備儀器問題確認單》的方式及時與有關單位溝通確認，并反饋到相關部門進行整改。

2 傳統模式下固投項目檔案管理存在的問題

2.1 信息溝通不暢，檔案人員參與滯后

在固投項目立項批復實施階段，由于著眼點不同，各職能部門之間的信息傳遞不夠及時。檔案人員往往無法及時了解項目的重要信息而錯過了文件收集的最佳時機。檔案人員在項目執行過程中對文件資料的監控、管理，總體上說一直比較被動，受制于項目管理及具體實施人員對項目的文件資料重視程度，而項目的文件資料通常是被關注的重點。檔案人員往往在不能獲得有效信息的條件下，被動地參與項目文件的管理，導致固投項目文件歸檔質量不高。

2.2 項目文件管理不閉環

對于非標設備而言，所里都會對其任務書、方案和驗收報告組織相關專家進行評審，專家們針對每份報告也會提出不同的整改意見，但是這些意見是否能夠完整地反映在報告中，在后續工作中得到落實并沒有制度的監督，只能由報告者個人的工作態度和職業素質決定，很容易出現文件管理的不閉環，給項目檔案的真實程度帶來了極大的風險。

2.3 標準、制度執行不到位

標準、制度、工作流程是項目檔案質量的保障和約束，只有執行者嚴格地、共同遵守和執行才能發揮其作用，兩者缺一不可。在實際工作中，保障項目質量的標準、制度等管理措施和手段很多，但項目檔案的質量有時達不到預期的效果。原因往往出在執行者身上。標準、制度等規章制度是根據科學和以往的經驗總結出來的，在相當長的時間里是不變的；而執行者是易變的，隨著事情的突變、情緒等因素不斷變化，遵守和執行制度的力度和愿望往往也同時發生變化，導致歸檔質量產生很大的變化，即:歸檔質量受執行者個人的“權”系數影響過大。若要有效地控制保障項目歸檔質量，就需要將標準、制度、流程固化在數字信息系統中執行，將個人的“權”系數降至最低。

3 設想利用數字化手段實現固投項目檔案全過程閉環管控

從上面的分析已經可以得出人的因素大大制約了固投項目檔案案卷質量。若是能夠借助數字化手段建立起一套項目全過程數字化管控系統來約束和規范項目的建設，使項目從立項、實施、歸檔、驗收直至提供利用都能依托數字化信息管理平臺來實現全過程管控，就可以有效避免項目中大部分的管理問題，極大提高項目的案卷質量提高項目檔案利用效率，使國家對項目投資的預期值達到最大。

3.1 建立項目實施過程數字化信息管控系統

在項目立項、批復后，由項目管理部門將批復內容進行細化、分解，確定單臺工藝設備的負責人，再將設備購置分解為前期論證、合同簽訂、購買或研制、設備到貨、調試安裝、報銷支付尾款、投入使用等節點并確認完成時間以待完成計劃任務的形式通過項目管理信息系統下達到各事業部進行項目實施節點全程管控。由于網絡信息可以共享的特點，項目管理部門、項目實施部門、設備管理部門和項目檔案管理部門同時能了解到項目的計劃和具體實施情況并參與管理。項目各階段產生的文檔可以經過網絡電子審批流轉最后到檔案管理部門留存歸檔。

數字化信息管理系統下實施的項目具有以下幾個特點:

(1)節點控制明確，項目實施過程規范。預先制定的實施流程和完成節點計劃不再受人的因素產生改變，實現了流程驅動，保障了項目實施科學、合理。

(2)產生的電子文檔在線管理、監督、審批和流轉，管理人員可以在第一時間獲取電子文檔的信息，及時對文檔進行內容的核實、校對以及歸檔，避免了文件的遺失和不閉環管理帶來的問題。由于數字化信息管理系統從項目全過程、最優化管理的層面來處理各種項目文件信息資源要素，提高了項目各種管理要素的交融度，有利于優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性。

(3)數字化信息管理系統下產生的項目文件，在產生提交時就可以通過網絡資源共享提供給其他使用者，大大提高了項目文件便捷利用率。

3.2 打通檔案管理系統與固投項目實施信息系統瓶頸，建立項目文件自動采集歸檔接口

檔案管理信息系統作為企業檔案管理的手段之一，到目前為止已經實現了檔案條目管理，達到了檔案數據基礎信息數字化管理。但是做到項目前端管理系統與檔案管理信息系統自動對接，實現檔案全文及條目信息借助兩信息系統的集成接口自動轉換數據才是我們追求的目標。

固投項目信息管理系統與檔案管理系統進行集成，檔案系統現行庫中的數據將會越來越豐富，將逐步積累成為企業的一個知識庫，將為后續進行數據挖掘和數據重用帶來巨大潛力。

固投項目信息管理系統是固投項目實施的過程管理平臺，是管理項目各階段文件的基礎環境，檔案管理系統通過接口工具同步固投項目信息系統的數據資源，以方便檔案人員管理項目產生的電子文件。

3.2.1 歸檔文件類型解決方案

項目實施中產生的文件分為兩類。一類是企業自己產生的管理性的文件，一般情況下這類文件為電子文件；另一類是賣方提供的設備儀器隨機文件，一般情況下這類文件為紙質文件。

(1)電子文件的管理。項目信息系統文件均通過文件審查節點提交至檔案管理系統。項目信息系統導入檔案信息管理系統的數據文件全部集成在系統現行模塊，方便檔案室人員組卷、歸檔。

(2)設備儀器隨機文件。設備隨機文件往往是紙質文檔，沒有電子版文件，這就需要管理人員將紙質文檔進行掃描形成PDM格式的電子文件，掛接在項目信息管理系統中，再提交至檔案管理系統，實現系統自動對接。

3.2.2 歸檔文件信息解決方案

(1)文件條目信息。文件條目信息即項目信息管理系統文檔的屬性信息，主要包括:文檔類型、版本號、密級、編號、編寫人、編寫單位、頁數、備注等文檔相關信息。

文件條目信息以xml文件的形式導出至臨時區，供檔案系統提取。

(2)文件實體信息。文件實體信息即項目信息管理系統文檔所包含的附件，導出文件條目信息的同時導出文檔所包含的所有附件。文件條目信息與文件實體信息通過相同的標識關聯。

通過運用以上方案，就可以將兩個管理平臺的數據有機地關聯，完成項目歸檔工作全程數字化管控。

3.3 利用網絡Web查詢功能，建立歸檔文件實時發布平臺

無論是項目實施過程的數字化還是項目檔案管理的數字化，其最終目的是為了提供利用，如果使用者可以通過網絡對歸檔文件進行借閱、查看，可以大大提高項目檔案的利用效率。

項目檔案信息系統可以通過網絡WEB端對文件進行查詢和借閱。使用者查詢到相關的文件信息時，可能還沒有電子文件查看的權限，可通過在線借閱申請查看電子文件全文，而審批通過之后，使用者就可以在指定的有效期內查看到申請的電子文件。超期之后不可再進行查看。這樣不僅能提高借閱效率，還避免了文件借閱超期不歸還的許多傳統借閱中出現的問題。

4 綜述

從項目實施、項目文件歸檔到項目文件檔案提供利用全過程的數字化管理，不僅有效地避免了傳統管理模式下產生的問題，提高固投項目文件歸檔的完整、系統、真實、有效率，還大大減輕了檔案人員的工作強度，同時使得檔案利用更加便捷有效。從發展趨勢看，以表格化、流程化為代表的制度性模式逐步代替以人管理為主的模式，不但在安全性方面做的更好，在完整性方面更能具有獨特的優勢。