信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張新蕊

摘 要：檔案管理工作得到現代信息技術的協助，工作效率不僅得到提升，也讓工作人員從大量的事務處理中得以解脫，數字化光纖以及微縮復制技術的優勢得以最大限度的發揮，但是這項技術的優勢多，中間潛藏的問題也有很多，新時期的檔案管理工作如何在實際工作中趨利避害的發揮價值是本文的重點探討的問題。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；問題；對策

檔案工作隨著信息時代的到來水平要求越來越高，同時人們對這項工作上的應用也深刻受到信息技術的影響，如果檔案管理工作沒能得到信息技術的協助，不僅僅會影響工作人員的效率，甚至會阻礙人們正常工作與生活的開展。故，工作人員想要做好檔案管理工作就必須依據時代的發展，加快資源發展的網絡化與數字化建設，積極應對電子文件的挑戰，為經濟建設提供更為優質的服務。

1 信息時代下檔案管理工作中可能潛藏的問題

1.1 信息技術應用不夠完善，管理系統應用不夠統一

隨著時代的發展與社會進步，很多單位已經開始普遍利用計算機的管理檔案工作。個別單位也開始進一步使用微縮復制存儲技術，并在互聯網上開始建立網頁擴展網絡服務。但是其中較為值得關注的一個問題是每個企業在計算機技術上的應用程度存在較大差異，很多企業或是單位只是利用網絡信息技術對檔案工作上的簡單操作進行整理，甚至有些單位還是沿用傳統的檔案管理方法，并沒有從原有管理模式轉變過來，而這些信息設備也只是“擺設”。還有些單位部門在信息技術的應用上各自為政，不能進行良好的溝通。其中潛藏的原因是不同的數據庫管理系統在建設上沒有制定出統一的管理系統，所以管理人員在對上級落實的指令進行處理時，依然使用傳統的手工錄入方法。

1.2 電子檔案法律效力方面的收集與管理、利用問題

電子檔案是由電子文件的轉化得到的，電子檔案是指“存入到計算機中，以電子數據編碼的一種形式得以儲存并處理的檔案形式”這種技術的普及與推廣是辦公自動化的主要標志。目前我國各個單位或多或少都會涉及電子檔案方面的應用，但是這項技術在實際應用過程中存在較多問題，如工作人員沒有將物質基礎上的硬件設施準備的更為完善，還有很多檔案部門將源文件進行轉存處理，以備長時間的應用。電子文件在實際儲存與應用過程中很容易受到相關因素的影響，一旦沒有得到良好的護理就會出現信息丟失的問題，這些電子文件身上攜帶的易修改、易復制、易刪除等特點既是優勢也是劣勢，導致檔案文件的原始性、唯一性、可靠性等特點易發生動搖，所以在對這些電子檔案進行應用時，數據的可參考價值經常出現問題。

1.3 立卷制度改革的問題

我國沿用幾十年的立卷制度，由于信息技術的發展受到沖擊，變“案卷級管理”為“文件級管理”，文件不裁不訂等方法也都是為了適應計算機管理要求的。原有的立卷制度嚴重制約了現代檔案工作的發展，由于沒有一個統一的規定，在這個探索時期，各單位各行其職，給檔案的保管、統計、整理帶來了混亂。

2 針對問題所在可以采用的解決方法

2.1 增加資金投入，讓檔案管理工作的現代與規范化得以實現

隨著時代的進步，社會運作的速度越來越快，檔案工作已經不能僅僅停留在原始的、效率低的手寫筆錄的狀態，而且檔案管理工作在種類涉及上的范圍比較廣，除了電子形式的檔案信息還包括印象制品、光盤、軟件等，怎樣讓這些資料得到妥善的管理是工作人員應重點關注的問題，有關部門還應利用更多的處理方式對這些資料進行管理，可以使用一個較為實際的通用數據管理軟件，將混亂的數據進行集中分類與管理，讓其實現科學化與標準化的管理。此時檔案管理工作人員的負擔可以減輕很多，只要在實際工作中將準確的數據錄入該通用數據庫即可。然后對數據庫進行及時的數據更新與維護，讓上級主管部門的數據上報工作的準確性得到保障。

2.2 實現檔案管理思想的現代化

管理思想現代化，既指檔案的基本理論思想的先進科學性，又指檔案利用指導思想的先進科學性。在信息時代的今天，許多傳統觀念必須改變，檔案工作作為一門科學，要掌握檔案的規律，樹立現代化意識，以科學的精神辦事，才能使檔案工作向現代化管理方向發展。

其一，檔案管理人員應更新觀念。檔案管理是一門高度綜合的社會科學，具有自身的理論和發展規律，從事檔案管理的人員應正確認識檔案管理工作在當今高效機構改革中的重要地位和所能發揮的巨大作用。在職能上要從管理型向服務型轉變，從服務觀點出發，以服務促管理.以管理完善服務。

其二，樹立質量意識和創新意識。檔案管理人員在操作過程中應遵循檔案形成的規律及其理論，對檔案形成的全過程嚴加控制，自始至終抓好每個環節，實行不問斷的質量管理，把檔案的差錯消滅在操作過程中。檔案管理工作要適應當前科技發展和檔案管理現代化的要求，就要在管理方法和手段上不斷創新。

2.3 重視業務素質，積極培訓工作人員掌握基本技能

計算機技術、網絡技術在檔案工作的應用，要求檔案工作者不僅要掌握傳統的檔案管理知識，而且更要努力學習和熟練掌握檔案管理現代技術。如：計算機操作、數據錄入、數據庫管理和網絡管理等基本技能。不僅要有檔案管理的意識，而且更要具備開發檔案信息資源，使檔案轉化為社會物質和精神財富，服務于現代化建設的能力。檔案工作者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業心，而且更要有堅定正確的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力。因此，提高檔案管理工作人員的素質，實現檔案管理工作的計算機化、數據化和網絡化，這就要求加快掌握現代信息技術人才的培養。

不僅要求從業者要有檔案專業知識，而且要求在檔案現代信息加工、處理技術方面有較高的造詣，這就要求檔案工作者要努力優化知識結構，要具備全新科技文化知識和合理的知識結構，能系統地掌握現代化管理知識和檔案專業知識。檔案部門要高度重視檔案人才的培養，提高檔案工作者的專業技術能力和思想政治素質。同時制定和完善網絡規范和法規，對網上不法行為及不道德行為實行更有效的監督，以適應信息時代對檔案管理工作的新要求。

3 結束語

通過以上對信息時代下檔案管理工作面臨的問題以及對策提出，可以從中了解到的是信息時代的到來既給工作人員帶來很多方便，但是這種技術在應用過程中也會受到限制。檔案管理工作人員需要做的就是及時更新自身掌握的專業技術，讓工作效率得到保障的同時，也讓檔案信息安全得到專業性保障。

參考文獻

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