施工企業檔案管理探究

楊海霞

摘 要：信息化時代的發展要求施工企業檔案管理也要信息化，所以傳統的檔案管理方式已經不再符合社會發展以及新技術發展的要求。只有將傳統復雜繁瑣的檔案管理工作方式改變為能夠高效率高質量完成工作的管理方式，才能夠更好地管理檔案資料，促進施工企業檔案管理工作的發展和進步。因此，本文主要分析了檔案管理工作信息化的基本概念和特點，然后探究了當下施工企業檔案管理工作中遇到的問題，最終提出科學的解決方式。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；管理要點

隨著企業生產經營規模越來越大，企業管理的標準和要求越來越高，對于施工企業而言，人員流動較大，傳統的人事、文書等門類檔案管理方式和手段也應當適時進行改進，尤其是隨著信息化的發展，也要求施工企業的人事文書等檔案管理工作逐步走向現代化。

施工企業傳統的人事、文書等門類檔案管理方法和手段，在實際工作中造成了一定程度上資源的浪費，導致檔案管理成本增大，影響了檔案管理工作的效率。因此，施工企業的發展和社會趨勢的變化，要求在人事、文書等檔案管理方面進行創新，大力利用信息化手段，減少各種資源耗費，提升工作效率，促進人事文書等門類檔案管理工作更加高效。

1 施工企業加強檔案管理的必要性

人事、文書等檔案管理在施工企業管理的各個方面發揮著極為重要的作用。規范化、科學化的人事文書等檔案管理，既是施工企業必須做好的一項基礎性工作，也是施工企業持續健康發展的重要保證之一。隨著企業的發展，對人力資源管理和文件管理提出了更高的要求，同時也對人事等檔案管理提出了更高的要求。在企業發展的同時，人事等門類檔案管理工作不但不應被削弱，而且要跟上企業發展的步伐，建立一套適應時代發展要求和本企業業務特點，體現企業規范、科學管理水平的檔案體系。

2 施工企業人事文書等門類檔案管理工作中存在的主要問題

由于建筑產品的固定性造成了施工企業的流動性，工程項目分布在全國廣大的地域范圍內。以筆者所在單位為例，在建項目規模常年保持在50個左右，人員在各個工程項目之間調動頻繁。各工程項目所形成的各類文書檔案在項目進行過程中也具有高度分散的特點，相關人員在項目工作期間人事檔案資料，只有當項目結束后才歸檔到企業總部機關，這種狀況給施工企業的相關檔案管理帶來了不少問題。

2.1 人員素質有待提高

有的施工企業領導對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案管理就是簡單的抄抄寫寫和保管性的工作，無法為企業創造經濟效益，只要檔案不丟失就算完成了任務。這導致部分施工企業檔案管理人員的學歷普遍較低，專業素質不高。有的施工企業，專門的檔案管理人員數量非常少，工程項目的檔案管理人員基本上都是兼職，對于檔案管理的各項制度要求不熟悉，不可避免地對檔案管理工作造成不利影響。

2.2 檔案管理意識不強

在工程項目的進行過程中，項目部的工作重心主要放在了工程施工上，而忽視了檔案管理工作。再加上兼職檔案管理人員變動頻繁等原因，很多工程項目都是在竣工之后才會著手做檔案收集和整理工作，但由于時過境遷，很多資料缺失，這時的檔案信息收集難度大、問題多，嚴重影響了人事、文書等多類檔案管理工作的質量。如本該歸檔的資料不能收集完整、及時更新，有的檔案資料缺乏真實性和代表性等。

2.3 檔案管理制度未能有效落實

雖然國家針對檔案管理出臺了相應的管理制度，但由于點多線長，監督檢查不到位等因素，導致這些制度并未真正落到實處，有的甚至是流于形式。另外，由于監督考核制度的欠缺，導致對人事等門類檔案的管理工作沒有明確的考核和獎懲，干好干壞一個樣，也在一定程度上影響了檔案管理制度的有效落實。這使得相當一部分人事等檔案缺乏利用價值，難以真正發揮對企業發展的應有作用。

2.4 檔案信息化建設滯后

現階段，有相當一部分企業為了有序開展人事檔案管理工作，建立起了一套檔案管理系統。但就總體而言，也有相當部分的企業檔案管理系統缺乏較高的信息化程度，以紙質方式查閱檔案仍是主要形式，檔案管理效率不高；或者僅僅是為信息化而信息化，檔案管理系統僅僅是提供簡單的查詢功能，并不具備支持決策等高級功能，制約了檔案管理系統功能的發揮。有的工程項目地處偏僻，檔案信息化的硬件設施都達不到要求，也嚴重影響了人事檔案管理的信息化進展。

3 施工企業人事文書等門類檔案管理現代化的措施

3.1 提升檔案從業人員素質

施工企業必須要提高對檔案管理人員的重視程度，切實提高檔案從業人員的專業素質。嚴把入口關，切實把符合要求的人員安排在檔案管理工作崗位上，防止將檔案管理工作變成安置性的崗位，逐步實現人事檔案管理人員的知識化、專業化。加強對人事檔案管理人員的知識和技能培訓，特別是現代計算機和網絡信息技術的培訓，增強人事檔案管理人員的科學知識和現代化管理水平。

3.2 加強檔案管理的責任意識

無論是對于施工企業總部機關和工程項目部，還是檔案管理人員，都要不斷增強責任意識。企業領導及相關管理人員應及時關注人事檔案管理工作，全面落實崗位責任制，明確相關人員在檔案管理工作中的職責，做到人人有責任，人人負責人。制定科學合理的獎懲制度并落實到日常的檔案管理工作過程當中，由于自身工作失誤而帶來嚴重影響的工作人員及其直接領導須對該事件負主要責任。借助這些手段來促進檔案管理人員的工作積極性，充分發揮出潛能，不斷提升檔案管理對的責任意識。

3.3提高檔案管理的信息化水平

當前信息化已經滲入社會各行各業，施工企業人事文書等檔案的信息化管理已經成為當前管理發展的必然趨勢。人事文書等檔案管理伴隨著施工企業發展的全過程，以往的紙質文檔不僅占據了較大的儲存空間，還極易受環境影響導致損壞，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。施工企業人事文書等檔案管理的信息化建設能夠有效解決上述問題。借助信息化管理手段和電子化管理模式，再實現檔案內容等日常管理信息化的基礎上，對信息系統進行深度開發，通過大數據等手段的利用，使得人事檔案管理更好的為決策支持服務。從而，不但提升檔案資料的完整性和安全性，減少管理成本，而且促進人事檔案管理工作的信息化與科學化。

3.4 引入檔案管理的監督考核機制

為了避免檔案管理人員缺乏責任心，應當對其進行嚴格的考核。施工企業要逐步配備有資質、有經驗的檔案管理人員，對一些新入職的人員進行專業技能方面的培訓考核。此外，施工企業應當對檔案管理人員的工作進行考核，考核的結果作為發放薪酬、評先評優等的重要依據。對于檔案管理工作中表現優秀的工作人員也應及時予以表彰獎勵，對于少數檔案管理人員可能出現的態度不端正、工作懶散、工作不達標等問題，也要嚴格獎懲制度，充分調動檔案管理人員的工作積極性，進而切實提高企業人事檔案管理工作的效率。

綜上所述，唯有針對施工企業人事文書等門類檔案管理中存在的主要問題，在人員素質、責任意識、信息化手段、監督考核等方面采取有針對性的措施，與時俱進地將施工企業人事文書等檔案工作管理規范化，方可順應時代需求，為將來的施工企業人事文書等檔案管理工作鋪平道路，為企業的持續健康發展提供保障。

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