地方高?；n案的管理與開發利用

寧芳

高校基建檔案是高校建設的重要檔案，隨著近幾年高校不斷合并，用地數量不斷增多，面積不斷擴大，基建項目也越來越多，基建檔案資料越來越復雜，只有更好地對基建項目進行管理，才能應對越來越復雜的形勢。現在基建檔案管理面臨的最大問題是：怎樣使基建檔案的管理能跟上高校的快速發展，如何能使高校的基建檔案資源得到更好的開發利用。

專業性、系統性、實用性和周期長是高校基建檔案資源具有的基本特點。首先，專業性是指檔案涉及的內容和領域都具有專業性；其次，基建檔案資料一般是對基建項目進行記錄和管理的，而項目的資料一般都是成套的，所以基建檔案具有系統性。再次，基建檔案的資源對高校的規劃籌備有著重要的參考價值，具有極強的實用性。最后，一般高校的基建項目開展要經歷多個程序，并且這個時候的檔案資料由許多個單位提供，經歷的周期較長，所以具有周期長的特性。根據基建檔案的特點來看，檔案的管理復雜煩瑣、難度大，所以只有合理地管理和有效地開發利用，才能使基建檔案發揮其重要的作用。

一、高?；n案管理策略

（一）建立完善的高?；n案資源管理制度

建立完善的管理制度會使高校的基建檔案工作逐漸向制度化、規范化、高效化的方向靠近。所以，運用合適的方式方法來建立完善的基建檔案管理制度非常有必要。首先，要對檔案資料的收集范圍、寫入時的檔案格式以及歸檔時的歸檔方法等方面，制定出明確的要求和標準。其次，從管理部門內部的員工來說，再結合實際的崗位分工為各個崗位上的員工制定明確的工作內容和目標、績效考核制度和監督制度，使員工基建檔案管理工作的積極性得到提高。最后，在建立了有效的績效考核制度和監督制度后，基建檔案管理部門還要根據各個方面的特點建立完善合理的部門規章制度。

（二）提高對高?；n案管理的重視

一些高校的領導對基建項目的質量、經費、施工進度比較重視，但是對基建檔案卻疏于管理，重視度不高，導致了高校的基建檔案不全面、質量較低，并且可以利用的價值較低。據調查發現，領導對檔案管理工作的重視程度對基建檔案管理工作的影響較大。高校的領導，特別是主管領導要有檔案管理意識，支持檔案管理部門的工作。并且能在資金、人才等方面給予較大的幫助，這樣不僅對基建檔案管理部門收集、歸檔資料有巨大的幫助，還可以提高基建檔案的管理水平。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

首先，要提高管理人員的政治素質。政治素質作為管理人員應該具備的基本素質之一，管理人員應該加深自己對檔案管理的相關法律、法規和條文的了解程度，并且在此基礎上嚴格要求自己的言行，做好自己的本職工作。其次，要有專業的業務素質。管理人員應該了解檔案各個學科的理論知識，例如，應該掌握一定的統計學、管理學的知識，了解國家的政策方針，并且要通過參加培訓來提高自身的專業業務素質。

二、高?；n案開發利用策略

（一）確定合理的基建檔案數字化的方式

在信息技術空前發展的當下，如果能將基建檔案資料實現信息化和數字化，將對基建檔案的開發利用起到促進作用。所以，從目前高?；n案部門的實際情況來看，首先，隨著時間的推移，有些基建檔案資料已經發生破損，并且其中的一些圖紙型號大小不一。其次，一般來說，基建檔案的資料較之其他檔案資料來說數量更多，類型更加復雜，尤其是一些歷史悠久的高校，時間的積淀使其基建檔案的資料更加復雜。所以，管理部門可以委托專業的圖文公司對基建檔案資料進行數字化，制成光盤或其他文件類型。

（二）優化基建檔案的利用方法

加強基建檔案信息化建設要充分利用現代計算技術、信息技術：首先，將基建資料準確記錄，并且合理歸檔，制定出檢索目錄，方便查閱。其次，對信息化基建檔案資料的文件目錄和實際的文件進行比對，提高準確性。再次，利用計算機技術對信息化的檔案資料進行文件的整理和檢索。最后，對檔案的借出和歸還進行記錄，詳細登記借出和歸還的時間、人員、內容和數量，保證檔案的完整。

（作者單位：懷化學院文學與新聞傳播學院）