借助先進技術(shù),促進山東省國土檔案管理現(xiàn)代化

馬卓敏 山東省國土資源資料檔案館 張先華 朱海龍 山東省國土資源廳

習(xí)近平總書記在黨的“十九大”報告中要求：“我們必須在理論上跟上時代，不斷認識規(guī)律，不斷推進理論創(chuàng)新、實踐創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、文化創(chuàng)新以及其他各方面創(chuàng)新。”山東省國土資源業(yè)務(wù)檔案管理工作借助先進技術(shù)，開展國土檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強化信息應(yīng)用，改變檔案管理模式，實現(xiàn)了國土檔案查閱便捷化、管理信息化、利用高效化。

1 加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃

1.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，完善體系

國土資源檔案，是指國土資源管理部門在各項工作活動中形成的具有保存價值，經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄［1］。國土資源檔案作為國土資源各項工作的真實記錄，是國土資源工作的重要組成部分，是國土資源管理服務(wù)大局、服務(wù)經(jīng)濟、服務(wù)民生的有力支撐。山東省國土資源廳歷來重視國土檔案管理工作，積極貫徹落實上級文件精神，以創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享為發(fā)展理念，以服務(wù)國土資源事業(yè)改革為中心，以推動國土資源檔案工作科學(xué)發(fā)展為目標，推動全省國土資源檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

1.2 充分調(diào)研，統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案管理具備專業(yè)性和復(fù)雜性，需要經(jīng)過事前周密設(shè)計才能形成具有針對性的管理手段。為消除信息孤島，實現(xiàn)國土檔案查閱便捷化、管理信息化、利用高效化，制定了《山東省國土資源廳檔案工作“十三五”規(guī)劃》，全面推進全省國土資源系統(tǒng)檔案標準化、規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)工作。

2 推動制度保障，強化標準規(guī)范建設(shè)

在遵循國家相關(guān)標準規(guī)范基礎(chǔ)上，根據(jù)山東省國土資源廳實際情況，針對國土檔案類型多、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點，研究制定國土檔案業(yè)務(wù)、信息技術(shù)和數(shù)據(jù)標準。

2.1 檔案業(yè)務(wù)類

檔案業(yè)務(wù)類標準主要包括制定山東省國土資源檔案管理辦法，明確檔案管理體制、機構(gòu)與任務(wù)、檔案工作人員的職責、規(guī)范了國土檔案的接收、保管、利用、移交、銷毀等，編制了國土資源文件材料歸檔范圍及保管期限表。

2.2 信息技術(shù)類

信息技術(shù)類標準主要包括國土檔案系統(tǒng)建設(shè)功能要求，系統(tǒng)間接口規(guī)范，明確系統(tǒng)功能建設(shè)、系統(tǒng)間相互調(diào)用要求，避免功能重復(fù)建設(shè)，打通數(shù)據(jù)互聯(lián)通道。

2.3 數(shù)據(jù)標準類

數(shù)據(jù)標準類規(guī)范主要包括數(shù)字資源建庫、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面規(guī)范，從信息來源、數(shù)字化、電子化等方面規(guī)范數(shù)據(jù)來源的完整性、準確性，從信息存儲、分類等方面規(guī)范數(shù)據(jù)科學(xué)有序存儲。

3 著眼根本，夯實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

3.1 扎實開展實體檔案數(shù)字化工作

實體檔案數(shù)字化工作是國土資源檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、目錄著錄、坐標點提取、PDF轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)掛接、質(zhì)量檢查、RFID電子標簽制作、檔案裝訂、數(shù)據(jù)備份等部分內(nèi)容。

3.2 重點開展國土數(shù)字檔案資源庫建設(shè)

本著“資源為先”的原則，力爭在十三五期間，實現(xiàn)對國土資源全方位、全覆蓋、全流程的快速、準確管理，做到資源狀況“一覽無余”，資源家底“心中有數(shù)”。

4 研發(fā)國土資源綜合檔案管理系統(tǒng)

4.1 系統(tǒng)設(shè)計思路

堅持“對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”，系統(tǒng)做到對檔案收集、整理、利用、保管、統(tǒng)計等功能全流程覆蓋，根據(jù)開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型，開發(fā)業(yè)務(wù)功能，從集成業(yè)務(wù)邏輯的角度規(guī)劃層次架構(gòu)。

4.2 系統(tǒng)實現(xiàn)的功能

4.2.1 實現(xiàn)了國土檔案收、管、存、用一體化管理

國土資源綜合檔案管理系統(tǒng)分檔案接收、檔案管理、檔案利用、個人管理、協(xié)同工作、系統(tǒng)管理六個模塊，滿足對檔案信息“收集、管理、保存、利用”的業(yè)務(wù)需要。

4.2.2 實現(xiàn)“以圖查檔、以檔查圖”功能

國土資源綜合檔案管理系統(tǒng)完成與國土“一張圖”ArcGis平臺功能集成，利用坐標信息快速查詢國土檔案信息，實現(xiàn)以圖查檔、以檔查圖功能，實現(xiàn)全方位、沿革過程、立體檢索功能和雙向檢索功能。

4.2.3 實現(xiàn)實體檔案物聯(lián)網(wǎng)化管理

通過RFID電子標簽對實體檔案實行“盒級”“卷級”等的RFID管理，實現(xiàn)了對館藏實體檔案物聯(lián)網(wǎng)化管理，在檔案盤庫、借出、歸還時進行非接觸式識別，使檔案調(diào)閱、利用、歸還登記、批量盤點等更加便捷，較大程度的保護了實體檔案。

4.2.4 建成三維虛擬庫房

采用虛擬顯示技術(shù)，以三維虛擬方式管理檔案裝備和檔案實體。實時查看庫房的館藏情況，如每個庫房的案卷數(shù)量、每個排架的案卷數(shù)量等，實現(xiàn)檔案盒的上架及下架操作。

三維虛擬庫房控制界面

5 再接再厲，充實完善

在前期工作的基礎(chǔ)上，按照全國國土檔案信息化試點示范單位和“全國示范數(shù)字檔案室”的要求，打造國內(nèi)先進、行業(yè)一流的“云數(shù)字檔案室”，挖掘國土資源檔案的潛在信息價值，加快我省國土資源檔案現(xiàn)代化管理步伐，為宏觀決策提供支持，更好地服務(wù)大局、服務(wù)經(jīng)濟、服務(wù)民生。