借助先進技術,促進山東省國土檔案管理現代化

馬卓敏 山東省國土資源資料檔案館 張先華 朱海龍 山東省國土資源廳

習近平總書記在黨的“十九大”報告中要求：“我們必須在理論上跟上時代，不斷認識規律，不斷推進理論創新、實踐創新、制度創新、文化創新以及其他各方面創新。”山東省國土資源業務檔案管理工作借助先進技術，開展國土檔案數字化建設工作，強化信息應用，改變檔案管理模式，實現了國土檔案查閱便捷化、管理信息化、利用高效化。

1 加強領導，統籌規劃

1.1 加強領導，完善體系

國土資源檔案，是指國土資源管理部門在各項工作活動中形成的具有保存價值，經過整理歸檔的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄［1］。國土資源檔案作為國土資源各項工作的真實記錄，是國土資源工作的重要組成部分，是國土資源管理服務大局、服務經濟、服務民生的有力支撐。山東省國土資源廳歷來重視國土檔案管理工作，積極貫徹落實上級文件精神，以創新、協調、綠色、開放、共享為發展理念，以服務國土資源事業改革為中心，以推動國土資源檔案工作科學發展為目標，推動全省國土資源檔案事業全面、協調、可持續發展。

1.2 充分調研，統籌規劃

檔案管理具備專業性和復雜性，需要經過事前周密設計才能形成具有針對性的管理手段。為消除信息孤島，實現國土檔案查閱便捷化、管理信息化、利用高效化，制定了《山東省國土資源廳檔案工作“十三五”規劃》，全面推進全省國土資源系統檔案標準化、規范化、制度化、信息化建設工作。

2 推動制度保障，強化標準規范建設

在遵循國家相關標準規范基礎上，根據山東省國土資源廳實際情況，針對國土檔案類型多、業務數據量大、結構復雜等特點，研究制定國土檔案業務、信息技術和數據標準。

2.1 檔案業務類

檔案業務類標準主要包括制定山東省國土資源檔案管理辦法，明確檔案管理體制、機構與任務、檔案工作人員的職責、規范了國土檔案的接收、保管、利用、移交、銷毀等，編制了國土資源文件材料歸檔范圍及保管期限表。

2.2 信息技術類

信息技術類標準主要包括國土檔案系統建設功能要求，系統間接口規范，明確系統功能建設、系統間相互調用要求，避免功能重復建設，打通數據互聯通道。

2.3 數據標準類

數據標準類規范主要包括數字資源建庫、檔案數據庫建設等方面規范，從信息來源、數字化、電子化等方面規范數據來源的完整性、準確性，從信息存儲、分類等方面規范數據科學有序存儲。

3 著眼根本，夯實數據基礎

3.1 扎實開展實體檔案數字化工作

實體檔案數字化工作是國土資源檔案數字化工作的基礎，主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、目錄著錄、坐標點提取、PDF轉換和數據掛接、質量檢查、RFID電子標簽制作、檔案裝訂、數據備份等部分內容。

3.2 重點開展國土數字檔案資源庫建設

本著“資源為先”的原則，力爭在十三五期間，實現對國土資源全方位、全覆蓋、全流程的快速、準確管理，做到資源狀況“一覽無余”，資源家底“心中有數”。

4 研發國土資源綜合檔案管理系統

4.1 系統設計思路

堅持“對歷史負責、為現實服務，替未來著想”，系統做到對檔案收集、整理、利用、保管、統計等功能全流程覆蓋，根據開放檔案信息系統（OAIS）參考模型，開發業務功能，從集成業務邏輯的角度規劃層次架構。

4.2 系統實現的功能

4.2.1 實現了國土檔案收、管、存、用一體化管理

國土資源綜合檔案管理系統分檔案接收、檔案管理、檔案利用、個人管理、協同工作、系統管理六個模塊，滿足對檔案信息“收集、管理、保存、利用”的業務需要。

4.2.2 實現“以圖查檔、以檔查圖”功能

國土資源綜合檔案管理系統完成與國土“一張圖”ArcGis平臺功能集成，利用坐標信息快速查詢國土檔案信息，實現以圖查檔、以檔查圖功能，實現全方位、沿革過程、立體檢索功能和雙向檢索功能。

4.2.3 實現實體檔案物聯網化管理

通過RFID電子標簽對實體檔案實行“盒級”“卷級”等的RFID管理，實現了對館藏實體檔案物聯網化管理，在檔案盤庫、借出、歸還時進行非接觸式識別，使檔案調閱、利用、歸還登記、批量盤點等更加便捷，較大程度的保護了實體檔案。

4.2.4 建成三維虛擬庫房

采用虛擬顯示技術，以三維虛擬方式管理檔案裝備和檔案實體。實時查看庫房的館藏情況，如每個庫房的案卷數量、每個排架的案卷數量等，實現檔案盒的上架及下架操作。

三維虛擬庫房控制界面

5 再接再厲，充實完善

在前期工作的基礎上，按照全國國土檔案信息化試點示范單位和“全國示范數字檔案室”的要求，打造國內先進、行業一流的“云數字檔案室”，挖掘國土資源檔案的潛在信息價值，加快我省國土資源檔案現代化管理步伐，為宏觀決策提供支持，更好地服務大局、服務經濟、服務民生。