做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的思考

高美潔

摘要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)在公共行政管理活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄。其形成的文件材料涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生等方方面面的內(nèi)容，是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府履行行政職能及服務(wù)民生情況的第一手資料和證據(jù)，是衡量政府行政管理和服務(wù)于社會(huì)質(zhì)量的重要標(biāo)志；也是新時(shí)期加強(qiáng)黨的思想政策方針的落實(shí)、改善政府服務(wù)職能的依據(jù)。因此，不斷審視現(xiàn)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度體系和工作方式，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，不斷優(yōu)化和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理體系，積極引入現(xiàn)代化管理理念和管理手段，提高基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理效率，探究如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)；領(lǐng)導(dǎo)；檔案管理

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在基礎(chǔ)工作中具有重要的作用。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)檔案管理是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然要求。

（一）便利督查

從鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體發(fā)展來(lái)看，檔案就相當(dāng)于其“信息中樞”，政府各部門(mén)的工作計(jì)劃、工作方法、項(xiàng)目落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)等都能夠在檔案中得到反映，這不僅為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的信息分析提供了條件，更便利上級(jí)的監(jiān)督與檢查。

（二）保留事實(shí)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案屬于與具體工作相適應(yīng)的原始記錄，因此能夠更好的維護(hù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)原始面貌，回溯原始事實(shí)，印證過(guò)住案例、糾正工作失誤等作用，具有其他參考資料無(wú)法比擬的參考權(quán)威性。

（三）化解矛盾

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的整理和保存相當(dāng)于將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)與各村及企業(yè)之間的關(guān)聯(lián)的所有事件作了直接的記錄在各方出現(xiàn)不同的矛盾和質(zhì)疑時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案就能夠?yàn)榻鉀Q這些矛盾和糾紛提供直接且有力的證據(jù)。

（四）撥亂反正

當(dāng)前一段時(shí)間的鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有時(shí)可以通過(guò)借鑒歷史某個(gè)階段中的相似案件來(lái)做指導(dǎo)，同時(shí)在不斷的總結(jié)整理中，發(fā)現(xiàn)前后解決處理問(wèn)題的不足之處，能夠起到積極的撥亂反正作用。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問(wèn)題分析

當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中還存在諸多問(wèn)題。

（一）對(duì)檔案管理不重視

當(dāng)前大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)均為充分認(rèn)識(shí)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作重要性，在很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)看來(lái)，上級(jí)部門(mén)并不對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，并且對(duì)檔案管理工作也不存在硬性指標(biāo)的明確規(guī)定，因此該項(xiàng)工作優(yōu)劣并不存在差異。所以，當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中有十分普遍的掛名現(xiàn)象存在，很多領(lǐng)導(dǎo)只是單純占據(jù)職位，但未能夠真正投入檔案管理工作中，未能夠真正發(fā)揮出檔案管理工作的效果。另外，在當(dāng)前迅速發(fā)展的新農(nóng)村建設(shè)工作中，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)部門(mén)均未安排檔案管理工作，缺乏規(guī)范、系統(tǒng)工作體系，并且對(duì)相關(guān)工作人員管理缺乏完善機(jī)制，從而對(duì)檔案管理工作有效性產(chǎn)生影響。此外，由于未足夠重視檔案管理工作，在人力及物力方面投入相對(duì)而言比較少，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善，從而使檔案完整性以及安全性受到影響。

（二）管理人員素質(zhì)低

檔案管理人員在工作中普遍存在著缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)等現(xiàn)象。即使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員是專(zhuān)職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術(shù)水平較低的人員擔(dān)任，這部分人員一方面思想保守，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理模式不了解不適應(yīng)，另一方面，他們接受新理念、新技術(shù)的能力較差，在工作中不能熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料進(jìn)行加工、管理和提供咨詢(xún)，從而制約了新的管理手段和技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的推廣和普及。

（三）檔案門(mén)類(lèi)不齊全

從已建檔案來(lái)看，檔案種類(lèi)正在逐年增加，但在實(shí)際夠工作中，《文件材料歸檔范圍與保管期限表》中的各項(xiàng)條文沒(méi)有完全落實(shí)，檔案管理中所收集文件信息只涉及紅頭文件與上級(jí)文件，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、規(guī)劃建設(shè)、科技推廣以及農(nóng)業(yè)基地建設(shè)等方面信息并沒(méi)有收集和歸檔，并分散在各個(gè)有關(guān)部門(mén)工作人員手上，一旦發(fā)生人員變動(dòng)，就會(huì)造成文件信息的丟失。同時(shí)，在文件類(lèi)別上，文書(shū)檔案所占比例較大，而照片檔案、實(shí)物檔案以及音響檔案所占比例甚小，不利于基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（四）管理制度不健全

制度是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)辦公室形成檔案的基礎(chǔ)，但是在實(shí)際管理中，制度的不完善卻是影響檔案質(zhì)量的重要因素。目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)辦公室的檔案管理中，制度的缺失是一方面原因，由于缺乏專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，制度在構(gòu)建中也難以健全，對(duì)于檔案的收集、保存、保密、借閱等缺乏明確規(guī)定，因此，在出現(xiàn)管理失誤的時(shí)候也難以追究責(zé)任。此外，檔案制度落實(shí)也存在一定的困難，雖然鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)辦公室也會(huì)根據(jù)《行政事業(yè)單位檔案管理制度》《檔案法》制定相應(yīng)的管理制度，但是實(shí)際執(zhí)行效果卻得不到保證，制度的存在形同虛設(shè)。

三、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的建議

面對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的種種問(wèn)題，筆者提出以下加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的建議：

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的制定與落實(shí)

要制定詳細(xì)的檔案管理、監(jiān)督工作制度和規(guī)劃，制度要科學(xué)系統(tǒng)，規(guī)劃要長(zhǎng)短結(jié)合，并在實(shí)際工作中逐步落實(shí)完善。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度規(guī)劃的制定和落實(shí)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要保證，所以建立健全完整的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度規(guī)劃體系，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的不斷深入開(kāi)展意義重大。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理隊(duì)伍直接決定基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平，為了做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，要求相關(guān)管理人員要從管理人才入手，積極組建高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，并提高管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)而保證檔案管理工作的有效性。

（三）提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用價(jià)值

為了做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該注重對(duì)其服務(wù)功能的開(kāi)發(fā)。從內(nèi)部管理來(lái)講，檔案管理部門(mén)應(yīng)該利用信息集散地的功能，明確各部門(mén)的工作的職責(zé)范圍，提高工作效率，并為領(lǐng)導(dǎo)者的工作提供依據(jù)。從服務(wù)民眾來(lái)講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)辦公室應(yīng)拓展服務(wù)內(nèi)容，將檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)展成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化休閑場(chǎng)所，以便于民眾的信息查找與咨詢(xún)，豐富民眾的生活，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。