電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變分析

梁志敏

摘要：近年來，隨著計算機網絡和信息技術的飛速發展，人們的工作和生活方式發生了深刻的變化。為了迎接信息社會的挑戰，利用先進的計算機網絡和信息技術，改革政府、重建政府、建設電子政務、實施電子政務，已成為世界各國政府改革的戰略目標。從傳統政府向電子政務的轉變將是一場深刻而艱巨的變革.同時，電子政務建設作為一項系統工程，不僅涉及到計算機網絡和信息技術與政府管理的整合。建立一套全新的政府管理體制和政府管理模式。

關鍵詞：電子政務環境；政府檔案；管理；轉變

引言

本世紀初以來，中國互聯網信息技術進入了快速發展的時代。近年來，我國的信息技術已經達到了世界的頂峰，人們的服裝、食品、住房、交通等都離不開互聯網的信息技術。這種發展勢頭逐漸為政府所關注，并吸收了許多經驗，為今后的政府工作規劃了一條良好的發展道路。對政府檔案管理而言，以往檔案管理效率極低，不僅工作壓力大，工作復雜瑣碎。在當今信息時代背景下，政府管理工作應不斷貼近電子政務。

1.電子政務環境下轉變政府檔案管理模式

1.1服務手段

在政府效率問題上，傳統的政府檔案管理需要大量的人力物力資源和各種資源才能有效地管理檔案。然而，在準確性方面仍然存在誤差。利用互聯網信息技術，將政府檔案管理工作與信息技術結合起來，實現電子政務環境，將各部門與智能網絡技術連接起來。及時共享資源和交流信息。這種管理方法和服務手段完全取代了傳統的檔案管理模式，這種管理模式完全擺脫了傳統檔案管理模式的束縛，讓政府更加注重為人民服務。在各類檔案中準確、快速地找到所需的檔案資源，為檔案管理的發展奠定堅實的基礎。

1.2管理載體

傳統的檔案是一種紙質檔案，它記錄著各種文字信息，在網絡信息的飛速發展中，政府檔案的管理可以通過網絡信息技術以各種方式進行記錄，這與傳統的紙質檔案不同。您可以擁有豐富的音頻和圖片，并在存儲過程中擺脫過去的紙質文件的限制。

2.檔案主要工作流程中管理方式

網絡技術運用及電子政務辦公的環境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數據信息錄入到檔案數據庫中；另一方面，通過網絡，政府檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉變的另一結果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質檔案管理，轉變成對儲備數字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網絡信息安全措施的加強，日常業務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當的信息與杜絕保密的內容上網，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的齊全。

3.電子政務環境下檔案管理工作中主要流程的轉變分析

3.1管理對象數字化

在電子政務環境下，數字化辦公將使信息以電子形式出現，并產生大量的電子文件、電子檔案，隨著電子政務的廣泛實施， 它們在檔案管理中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件作為一種新型的記錄形式，異于傳統的紙質文件。它是在數字化環境中以二進制數字代碼的形式生成、傳輸和處理的文件夾。這決定了電子文件與傳統紙質文件截然不同的技術特性：信息與載體的可分離性；對技術設備的可依賴性；網絡信息的共享性及不安全性等等。所以，一份完整的電子文件，不僅包括內容信息，還包括元數據和相關的背景信息。可見，電子政務環境下，文件與檔案工作管理對象發生了巨大變化，管理對象呈現出數字化的新特征，但同時，也給檔案管理帶來了一些難題，如：電子文件原始性的認定問題；電子文件的真實性保護問題等等。

3.2管理模式一體化

3.2.1管理對象一體化。主要從兩個角度去分析：首先，從檔案管理領域的縱向角度看，電子政務環境下，文檔一體化管理這個要求體現得更迫切，它是文件生命周期理論和全程管理與前端控制思想應用于電子文件管理的典型模式。電子政務中，電子文檔的階段性與其保管場所的對應關系已經弱化，傳統檔案管理工作的各個環節會在電子政務系統中進行，從而使各項功能融合在一起，這必然使文檔一體化管理模式進入實質性的應用階段。其次，從整個信息管理領域的橫向角度看，電子政務改變了政府過去那種信息與檔案分塊管理，條條塊塊分割的管理模式，隨之將產生一種全新的管理模式，把過去形成的分散、獨立的檔案、圖書、情報資料，實行一體化統一管理，建立對檔案、情報、圖書資料等各種信息的一體化的管理網絡，使之成為政府或部門內部統一、開放的信息管理中心。這種新的管理模式集政府各種信息于一體進行收集、綜合管理與合理配置，具有信息來源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內容的全面性、信息輸出的綜合性、信息利用的有效性等特點，滿足政府傳遞信息快捷、簡便、適用的需求，充分發揮檔案與信息的價值，從而服務于電子政務的實施進程。

3.2.2管理主體一體化，即團體化。電子政務使檔案管理的各項工作完全在信息系統模塊環境中進行，為了在這個管理系統中實現各類相關群體對電子文檔的不同需求，電子文件的形成者、檔案人員、IT專家、法律工作者等相關領域人員會在管理系統的設計階段相遇，所以要以協同合作的團體化方式開展檔案管理工作，實現電子政務的效率所在。

3.3人才培養多元化

電子政務僅僅依靠發達的現代信息技術是遠遠不夠的，高素質的人才培養同樣是電子政務發展的必要條件。電子政務環境下，檔案管理由原來的實體管理向著以信息管理為主過渡，同樣需要高素質的檔案人員，在電子政務和電子商務活動中，檔案工作人員不僅要達到政治素質過硬、檔案業務精通，還要力求熟悉檔案信息系統開發、檔案保護技術和具備相當的外語水平以及開拓創新能力，同時應當具有有效利用現代工具開展工作的習慣和意識，實現從傳統的檔案業務型向多元和復合知識型方向轉變，即一專多能。因此，檔案部門要定期對檔案管理人員進行專業技能和現代信息技術應用能力的培訓，培養一批既懂信息化、電子政務知識，又懂電子文檔管理、信息組織與計算機操作知識的多元化人才，以便適應電子政務的需求。

4.結束語

現今社會已經進入信息化時代，二十一世紀的今天，政府部門檔案管理工作實現電子信息化管理已經是必然的發展趨勢，所以，當前應當全力推進檔案資源管理工作信息化。在這一過程中，結合檔案管理工作的發展形式，利用信息化支撐平臺，創建安全、高效的發展體系，通過各種規范化、標準化發展模式，完善檔案信息化建設。這種建設模式還能很好地建立以及加強各部門之間的檔案資源信息共享，方便各種重要信息資源的篩選，充分發揮檔案資料的功能。

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