ERP系統(tǒng)中備件料號(hào)的編制原則和日常管理

楊李軍

（南京鋼鐵股份有限公司，江蘇 南京 210035）

1 備件料號(hào)在冶金企業(yè)ERP系統(tǒng)中的作用

備件料號(hào)是企業(yè)ERP系統(tǒng)中設(shè)備系統(tǒng)內(nèi)重要的基礎(chǔ)管理編碼，是維護(hù)企業(yè)設(shè)備正常運(yùn)行、檢修所需要備件的代碼，為企業(yè)備件的基礎(chǔ)管理提供了最基本的數(shù)據(jù)，通過(guò)備件料號(hào)的管理可以實(shí)現(xiàn)備件的全過(guò)程管控。南京鋼鐵聯(lián)合有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)南鋼）自2006年開(kāi)始上線使用ERP系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)備件進(jìn)行統(tǒng)一編碼，形成ERP系統(tǒng)的備件料號(hào)。通過(guò)ERP系統(tǒng)內(nèi)備件料號(hào)進(jìn)行備件計(jì)劃的申報(bào)，采購(gòu)、領(lǐng)用等流程，取消了過(guò)去用紙版申報(bào)計(jì)劃、紙版料單領(lǐng)料時(shí)的簽字、蓋章等繁瑣環(huán)節(jié)，方便了備件的流程管理，同時(shí)方便了備件的即時(shí)庫(kù)存查詢，也為后續(xù)備件的采購(gòu)管理、招標(biāo)管理和庫(kù)存管理工作，提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。

2 南鋼ERP系統(tǒng)中備件料號(hào)的編制原則及料號(hào)組成

2.1 備件料號(hào)的分類(lèi)原則

南鋼ERP系統(tǒng)內(nèi)備件料號(hào)，分為三大類(lèi)：機(jī)電設(shè)備、工礦設(shè)備、大宗消耗件。

在每一大類(lèi)別內(nèi)，又進(jìn)行細(xì)分成小類(lèi)：機(jī)電設(shè)備中，分為電氣設(shè)備、電機(jī)、電纜、儀器儀表、自動(dòng)化控制設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械、軸承、液氣潤(rùn)、水泵類(lèi)、工業(yè)鏈條、檢化驗(yàn)設(shè)備、安全消防類(lèi)、制冷設(shè)備共13個(gè)類(lèi)別；工礦設(shè)備分為通用件部分和專(zhuān)用件部分：通用件部分主要包括減速機(jī)、起重機(jī)械、運(yùn)輸機(jī)械、工礦標(biāo)準(zhǔn)件如聯(lián)軸器等；專(zhuān)用件部分主要根據(jù)工序、廠別、產(chǎn)線進(jìn)行分類(lèi)，一般為各使用單位專(zhuān)用的備件。大宗消耗件備件，主要是各需求單位常用的、消耗量大或金額較大的備件，如各類(lèi)軋輥、標(biāo)牌等。

在每一小類(lèi)內(nèi)再次進(jìn)行細(xì)分。如機(jī)電設(shè)備液氣潤(rùn)滑類(lèi)別中，又細(xì)分為過(guò)濾潤(rùn)滑設(shè)備、各類(lèi)閥、泵類(lèi)、油缸液壓頂類(lèi)、汽缸類(lèi)、密封類(lèi)、軟管類(lèi)等9大類(lèi)。

2.2 南鋼ERP系統(tǒng)內(nèi)備件料號(hào)的組成

南鋼ERP系統(tǒng)內(nèi)料號(hào)編碼共分為12位，如表1。全部由數(shù)字組成，備件類(lèi)別由前五碼（前5位）進(jìn)行區(qū)分，每種類(lèi)別的備件均有固定的不同數(shù)字編號(hào)的前五碼。

范例如下。

料號(hào)：280019162806；名稱(chēng)：減速機(jī)；單位：臺(tái)；規(guī)格型號(hào)：ZQA750-40．17-8H，焊接箱體，中硬齒面。

表1

第1位：“2”表示料號(hào)的大類(lèi)為工礦設(shè)備（1、表示機(jī)電；2、表示工礦；3、表示大宗消耗件）。

第2、3位：“80”表示工礦設(shè)備中減速機(jī)類(lèi)別（80表示減速機(jī)；82表示運(yùn)輸機(jī)械；83表示工礦標(biāo)準(zhǔn)件；其它專(zhuān)用件類(lèi)別，如12代表原料廠專(zhuān)用件；32代表鐵運(yùn)公司專(zhuān)用件等）。

第4、5位：“01”表示圓柱齒輪減速機(jī)類(lèi)別（02表示圓柱蝸桿減速機(jī)類(lèi)別；03表示圓錐圓柱齒輪減速機(jī)類(lèi)別；07表示其它減速機(jī)（含專(zhuān)用減速機(jī)）類(lèi)別；08表示減速機(jī)備件），為更加細(xì)分的料號(hào)類(lèi)別。

第6～12位：“9162806”為料號(hào)申請(qǐng)時(shí)隨機(jī)生成的編碼，一般按照序列號(hào)順序生成。

3 申報(bào)備件料號(hào)時(shí)需要注意的事項(xiàng)

（1）首先要正確分清楚申報(bào)備件的類(lèi)別，根據(jù)料號(hào)分類(lèi)原則，分清楚屬于機(jī)電備件還是工礦備件，包括細(xì)分類(lèi)別，選擇填寫(xiě)正確的料號(hào)前五碼。（2）提供申報(bào)備件的相關(guān)信息，如準(zhǔn)確名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、材質(zhì)、圖紙、圖號(hào)、重量、單位（件、個(gè)、套）等。（3）在專(zhuān)用件料號(hào)申請(qǐng)時(shí)，必須提供圖紙或相關(guān)資料（如廠家出廠編碼、訂貨號(hào)等），確保備件料號(hào)信息的完整性、唯一性，同時(shí)也能滿足招標(biāo)采購(gòu)的要求。需要特別提醒：在申報(bào)的專(zhuān)用件料號(hào)審核過(guò)程中，能增加在通用件類(lèi)別的備件盡量增加在通用件類(lèi)，這樣會(huì)方便招標(biāo)組標(biāo)、集中采購(gòu)，從而降低企業(yè)采購(gòu)成本。如有圖紙的專(zhuān)用減速機(jī)、專(zhuān)用軸承也應(yīng)該劃分到減速機(jī)、軸承類(lèi)別，而不要放在專(zhuān)用件類(lèi)別。（4）特殊情況：如因設(shè)備廠家的專(zhuān)利、技術(shù)保密等原因，確實(shí)無(wú)法提供圖紙資料信息，也必須盡可能提供備件的訂貨號(hào)、產(chǎn)品序列號(hào)或備件所在成套設(shè)備的訂貨號(hào)等信息，堅(jiān)決杜絕僅有名稱(chēng)而無(wú)相關(guān)采購(gòu)信息的料號(hào)出現(xiàn)。如想申報(bào)一個(gè)專(zhuān)用減速機(jī)內(nèi)的小齒輪的料號(hào)而無(wú)圖紙、無(wú)型號(hào)，無(wú)訂貨號(hào)，則可在料號(hào)信息內(nèi)注明為該專(zhuān)用減速機(jī)內(nèi)配的小齒輪；或注明專(zhuān)用減速機(jī)的訂貨號(hào)、廠家等信息。（5）在料號(hào)申請(qǐng)時(shí)，需要區(qū)分屬于備件，而非材料。因?yàn)椴牧嫌胁牧狭咸?hào)的編制規(guī)則，如果將材料錯(cuò)誤的列入了備件類(lèi)別，將會(huì)對(duì)采購(gòu)流程造成不統(tǒng)一的問(wèn)題，存在管理疏漏。

4 備件料號(hào)的日常管理工作

4.1 料號(hào)需由專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)人管理，嚴(yán)禁隨意修改

ERP系統(tǒng)內(nèi)料號(hào)生成后，一般情況下，嚴(yán)禁隨意進(jìn)行料號(hào)內(nèi)容的修改，如型號(hào)、圖號(hào)、材質(zhì)等信息。如果新增料號(hào)時(shí)，內(nèi)容確有錯(cuò)誤，需修改，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)管理部門(mén)或流程管理部門(mén)審核后由專(zhuān)人進(jìn)行修改，并且做好相關(guān)記錄臺(tái)賬。

需要特別提醒：同樣的備件，因圖紙修改、材質(zhì)變化等，必須重新申請(qǐng)新料號(hào)，而不能簡(jiǎn)單修改原有料號(hào)信息。因?yàn)樵辛咸?hào)可能已經(jīng)形成合同，修改后會(huì)造成很多麻煩。如采購(gòu)價(jià)格嚴(yán)重不一致，備件入庫(kù)驗(yàn)收、出庫(kù)領(lǐng)用時(shí)，實(shí)物與ERP系統(tǒng)內(nèi)料號(hào)信息不一致等，無(wú)法正常辦理相關(guān)流程，存在管理風(fēng)險(xiǎn)。

4.2 定期對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)料號(hào)進(jìn)行全面的梳理更新

由于ERP系統(tǒng)內(nèi)備件料號(hào)太多（南鋼從2006年ERP系統(tǒng)上線來(lái)，系統(tǒng)內(nèi)目前已有16萬(wàn)多料號(hào)，并且料號(hào)數(shù)量隨著生產(chǎn)線的改造更新還在不斷的增加），可以每隔3～4年一次，由公司設(shè)備主管部門(mén)和各分廠或需求單位設(shè)備管理部門(mén)一起對(duì)料號(hào)進(jìn)行梳理更新。公司設(shè)備主管部門(mén)重點(diǎn)對(duì)機(jī)電類(lèi)備件、通用工礦類(lèi)備件進(jìn)行梳理，分廠或需求單位部門(mén)重點(diǎn)對(duì)本部門(mén)的工礦專(zhuān)用件、大宗消耗件進(jìn)行梳理。備件定期梳理的目的如下。

（1）對(duì)料號(hào)前五碼錯(cuò)誤的料號(hào)進(jìn)行禁用，重新新增正確的料號(hào)，從而方便備件集中采購(gòu)和管理。（2）對(duì)料號(hào)資料信息內(nèi)如材質(zhì)、型號(hào)不全的料號(hào)補(bǔ)充完善。做此工作時(shí)需注意做好料號(hào)信息修改記錄的存檔工作（可在ERP系統(tǒng)內(nèi)，保存修改記錄，也可交由專(zhuān)人定期匯總存檔）。（3）對(duì)料號(hào)資料有誤的進(jìn)行修改完善。主要是針對(duì)未采購(gòu)過(guò)的錯(cuò)誤料號(hào)信息進(jìn)行修改。有采購(gòu)記錄的料號(hào)要進(jìn)行修改，必須做好修改記錄的存檔工作。（4）禁用因設(shè)備改造，產(chǎn)線淘汰不再使用的備件料號(hào)。這點(diǎn)主要是為了防止誤報(bào)備件計(jì)劃，造成錯(cuò)誤的采購(gòu)。（5）可以刪除系統(tǒng)內(nèi)長(zhǎng)期未使用的料號(hào)，一般超過(guò)5年以上，無(wú)采購(gòu)記錄的方可刪除。一般不建議刪除，直接禁用即可。

4.3 料號(hào)審核時(shí)的注意事項(xiàng)

（1）新增料號(hào)時(shí)，力求信息的完整性、規(guī)范性。盡量減少新增料號(hào)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，新增料號(hào)的名稱(chēng)、材質(zhì)、型號(hào)、圖紙編號(hào)力求規(guī)范完整，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，通用件必須采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)通用規(guī)范書(shū)寫(xiě)，這樣也可以有效防止同樣的備件形成不同的料號(hào)。（2）新增料號(hào)審核時(shí)，首先要做的是要在現(xiàn)有系統(tǒng)內(nèi)查找是否已有該料號(hào)所示信息，嚴(yán)禁同一備件出現(xiàn)不同料號(hào)，保證備件料號(hào)的唯一性。

4.4 在日常的備件計(jì)劃審核、采購(gòu)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有分類(lèi)有誤、不規(guī)范的料號(hào)，需及時(shí)進(jìn)行禁用或修改完善

4.5 及時(shí)做好部分備件型號(hào)的修改更新

由于部分備件，如企業(yè)內(nèi)常用的節(jié)能電機(jī)、變頻器、軸承等，因?yàn)閲?guó)家或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變更，要對(duì)原型號(hào)及時(shí)進(jìn)行更替（如原型號(hào)升級(jí)為新型號(hào)），需根據(jù)專(zhuān)業(yè)集中進(jìn)行料號(hào)修改，并做好相應(yīng)的修改記錄。

5 結(jié)語(yǔ)

備件料號(hào)管理是一個(gè)需要企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)則來(lái)進(jìn)行的工作，是一項(xiàng)需要有較強(qiáng)責(zé)任心、細(xì)心的人員從事的工作。備件料號(hào)管理是一項(xiàng)持續(xù)進(jìn)行的工作，也是一個(gè)不斷優(yōu)化和完善的過(guò)程。料號(hào)越規(guī)范、越有利于企業(yè)設(shè)備資料的管理、備件的管理，也方便了備件的采購(gòu)招標(biāo)流程和入庫(kù)出庫(kù)流程，從而節(jié)約企業(yè)備件的管理成本。因此，必須要做好這項(xiàng)工作。