高等院校教學檔案信息化管理之探討

于曉亮 高明芳 孫佳威

【摘要】檔案管理是學校常規管理重要的組成部分，是提高教育質量，辦好學校的基本保證，也是學校辦出特色的基礎。高校對教學檔案管理的電子化、信息網絡化、人員專業化均提出了要求，同時教學檔案直接影響教育評估管理工作。就檔案信息化的管理工作提出幾點建議以及對信息化安全管理提出幾點建議。

【關鍵詞】檔案管理 信息網絡化 教學評估 安全管理

教學是高校的中心任務，伴隨高校教學管理活動中產生大量文件材料，包括紙質、錄音、錄像、幻燈片、教學模具及計算機軟件等不同載體、類型的文件材料，其中記載和反映高校教學實踐、教學研究以及教學管理活動，具有一定保存價值，對高校今后工作有查考利用價值的稱為高校教學檔案。高校教學檔案是高校檔案的核心和重點。當今人類社會正步入一個利用計算機和網絡技術數字化的全新時代，電子化檔案信息已日益成為信息服務的重要媒體，相比之下，高校檔案信息化管理手段大為滯后。隨著高等教育的快速發展，教學活動中產生的信息以及對這些信息地需求也快速增長，傳統的教學檔案管理模式和手工操作方法已經遠遠不能適應這樣的形勢。因此，建立一套完整的高校電子檔案系統，有效地整合各部門的教學檔案資源，使學校教學檔案管理信息化已勢在必行。

一、高校教學檔案信息化管理趨勢

1.高校教學檔案管理電子化。高校教學管理工作逐漸采用先進的計算機化、網絡化管理系統，如綜合教務管理系統、網上評教系統等，這些現代化管理手段的不斷運用，不僅提升了教學管理的現代化水平，也隨之形成了大量的電子檔案。這無疑對高校教學檔案管理工作提出了新的要求，也必將促進教學檔案管理的電子化進程。

教學檔案對于高校的教學、科研和領導管理工作之所以具有重要意義，其內在本質就是檔案的信息功能，為此，建立完整規范的電子檔案系統已成為檔案工作的重中之重。目前檔案管理人員可充分利用計算機網絡、縮微、光盤等先進技術與手段，建立一個統一著錄格式，統計表編排的檔案信息網絡，將過去的一些紙質資料用磁帶、光盤等介質來替代，實現資源共享以及網上匯編資料的傳送，從而建立一套完整的校、系（院）電子檔案，變靜態管理為動態管理，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的教學檔案信息。

加強教學檔案的計算機管理，是不斷提高服務質量的有效途徑。檔案信息技術給傳統的檔案文獻服務帶來了生機和活力，目前越來越多的校（系）利用計算機承擔著教學檔案的查詢檢索，輔助立卷、編制目錄、數據統計、學籍檔案管理等項業務。盡管由于軟件、人員素質等方面的原因，目前教學檔案的計算機管理還不盡如人意，但已顯示出教學檔案管理工作向現代化管理邁出了可喜的一步。

2.高校教學檔案信息網絡化。當前，隨著各高等院校校園網的普遍建立，教學檔案工作的發展趨勢是信息服務網絡化。根據高校教育、教學工作的需要系統開發教學檔案信息資源，使之在教學管理和教學工作中充分發揮作用，實現其價值，是教學檔案管理人員面臨的重要任務。

計算機網絡技術的一個突出特點就是其共享性原則，通過一定的處理系統，我們可以將教學檔案信息通過網絡空間進行交流、分發，實現遠程存取服務。教學檔案的收集、管理、檢索、傳遞都可以利用計算機，通過網絡來實現。網絡范圍內的檔案信息都可以作為資源加以利用，檔案用戶的范圍也大大拓展，不光局限于本校、本地區，遠程用戶也可以非常方便地利用教學檔案信息，真正實現足不出戶就能完成檔案管理的全部工作。可以預見，隨著計算機網絡等新技術的進一步發展，教學檔案工作必將發生更加深刻地變化。

3.高校教學檔案管理人員專業化。由于現代化的教學檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡來進行的，這就對教學檔案管理人員的素質提出了較高的要求。與傳統的教學檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、手段和方法，還要掌握計算機網絡等新技術手段，可以利用這些新技術手段完成教學檔案的管理工作。因為檔案信息具有一定的保密原則，當電子檔案信息在網絡上運行、傳遞時，檔案管理人員應區分合法用戶和非法用戶，既使合法用戶方便地利用檔案信息，又能屏蔽非法用戶，避免檔案信息的泄密。對于存儲于服務器上的檔案信息，如何保證網絡安全，避免“黑客”攻擊，防止已有的檔案信息非正常變化甚至丟失等，都是在計算機網絡應用于教學檔案管理以后對檔案管理人員提出的專業要求。

二、教學評估機遇下的檔案信息化管理工作

教學檔案資料能真實反映和體現教學水平，真實完整的教學檔案將直接影響到評估的結果。因此，下大力氣搞好檔案管理工作，系統地收集整理高校教學檔案，是搞好高校辦學水平評估工作的基礎。電子檔案的建立對于高校教學水平評估工作具有重要意義，可以設想，專家只要坐到電腦前，進入檔案庫，就可以隨意調閱各種資料、數據、圖片，這樣不僅使評估工作效率更高，也會使專家的評估結論更客觀、準確。對于檔案信息化管理手段大為滯后的高校應加強以下幾方面的工作：

1.在校內各部門推行計算機管理檔案，提高部門收集、保存、管理檔案的自覺意識，提高部門兼職檔案管理人員利用計算機和網絡編輯整理檔案的水平。

2.積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，逐步實現檔案全文信息查詢，在信息化環境和氛圍中提高服務效率和質量。在現有設備的基礎上，配置高性能的計算機、掃描儀和相關軟件集成，逐步完成室藏檔案信息數字化，做到存儲安全、遷移便利。

3.加強電子文件的歸檔管理，在部門檔案管理工作的基礎上，學校檔案室應加強電子文件積累、鑒定、著錄，保證電子文件的真實、完整、有效。

4.充分發揮學校網站的作用，設立檔案管理欄目，不斷完善、豐富欄目內容，有計劃地開放檔案目錄，公開檔案信息，向全校和社會提供查詢服務。

三、高校教學檔案信息化的安全管理

1.堅持現代化的信息處理技術與檔案管理工作相結合，樹立安全風險防范的意識。

2.加強檔案信息系統安全防范規劃，做好安全防范措施。

3.電子檔案上網后，必須從進入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采用防火墻、安全代理等技術實現；防止內部成員泄露，在管理和技術上要做到信息安全存放。

4.逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。

我們應該認識到，盡管新技術的發展給教學檔案工作帶來了便利與難度并存，但是，檔案信息網絡化是知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢，新的世紀是教學檔案事業發生深刻變革的世紀。作為綜合院校的教學工作者，我們應該充分利用學校科技力量強的優勢，努力提高自身素質，采用新技術手段，做好教學檔案工作，為學校的改革和發展做出應有的貢獻。

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