淺談檔案管理工作的重要性

王慧卿

摘要：檔案管理工作具有政策性、機密性、專業性等特點，各級管理部門要加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持，充分認識到檔案管理工作的重要性。

關鍵詞：檔案管理；重要性；領導；重視

現代工作中，檔案管理工作作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作，在方式、手段、管理、服務上都得到了提高。為人們不斷觀察和研究提供了依據。利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，對任何一個管理單位或企業來說都具有一定的重要性。

一、檔案管理工作的意義及作用

隨著我國的全面發展與進步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變。合理科學的對檔案進行管理，不但可以對企業或單位的業績給予衡量，還可以對企業或單位的管理水平給予衡量。因此，檔案可以為日后企業或單位的發展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定發展方向最好的參考資料。

檔案管理工作的作用：第一，作為考察依據的作用。檔案管理作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作，它與其它的文獻是不一樣的。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在；第二，作為參考的作用。檔案的參考性和內容非常廣泛與豐富，任何單位或企業都有自己的檔案管理室，當所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關檔案工作室就能找到答案。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作。

二、檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作的規范化。檔案管理工作具有保密性，為確保檔案的卷案質量和不泄露，要對檔案管理工作采取集中式的管理，對每個環節的檔案工作嚴格控制，包括對檔案袋實行統一的印制，對工作人員進行統一的培訓，統一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準等。只有使檔案管理工作規范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩定基礎。對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻地影響。檔案服務創新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任工作都得到了規范。檔案服務創新很好的帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發揮著重要的促進作用。

（二）檔案管理工作的信息化。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理，用現代合理科學的管理方式，實現信息化。檔案錄入的及時與靈活性，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

（三）檔案管理工作的安全性。在檔案管理工作中，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中，都需要在檔案工作人員規范和信息化的監督下才能確保它的完整、保密。因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全性得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴格的監督機制。在檔案的查閱上，制定了非與檔案相關的人員或沒有通過批準的人員不能進行檔案查閱制度。

三、檔案管理工作策略

在日常工作中，我們不僅要做好具有重要性的檔案管理工作，還要改變檔案管理者的內外素質，增強其專業的知識，實現檔案共享價值，才能使檔案管理工作跟上企業和單位發展步伐。

第一，檔案管理工作的質量問題會受到管理者綜合素質水平的因素影響，因此要加大對檔案管理者的綜合水平培養。在檔案管理工作中，要加強檔案管理工作人員對檔案材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。目前檔案管理工作越來越現代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進行改革，只有具有專業知識的管理者，才能夠順利完成現代化的檔案管理工作。

第二，要加強檔案管理工作的保密與安全，確保檔案的不丟失、泄密。因此，要安排專門的檔案管理人員對檔案進行管理，同時要在安全工作上做好一切措施。除了檔案管理工作的保密與安全之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關注的焦點。所以，檔案管理人員要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，采用多種形式，及時、準確、迅速的開發和利用檔案資源，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。

總而言之，在當前的新形勢下，我國的檔案管理工作具有政策性、機密性、專業性等特點，各級管理部門必須在人力、物力、財力等方面給予大力支持，充分認識到檔案管理工作的重要性。各級領導要學會和認識、理解檔案管理工作的重要性及作用，企業和單位就必須從基礎做好檔案管理工作，并進行妥當的保管。現代工作中，檔案作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要依據，為人們不斷觀察和研究提供了依據。利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，對任何一個管理單位或企業來說都具有一定的重要性。

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