試論如何做好房地產檔案管理工作的重要性

平春煥

摘要：隨著我國經濟體制改革的深入，尤其是土地有償使用制度的推進，房改政策的出臺，房地產市場日趨活躍，由此而產生的一系列房地產檔案的重要性、珍貴性正逐漸被人們所認識。為此，如何搞好房地產檔案的收集、整理、保管、利用以及如何使用現代化的管理手段，以滿足房地產市場的發展意義重大。

關鍵詞：房地產檔案；管理；重要性

在經濟快速發展的當下，房地產行業增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關企業所面臨的一大難題。但是隨著相關數字化技術的發展相關檔案管理工作得到了一個滿意的解決方案，現代化的數字化技術大量使用漸漸取代了傳統的手工處理方式，并且數字化技術同傳統的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數字化技術還具有一定的智能化特點，可以以較高的效率處理相關數據文檔，基于網絡還可以在一定程度上實現資源共享，加強有關方面的信息交流，進一步提升管理效率，提升房地產行業檔案管理工作的水平，滿足企業以及社會發展的需求。

一、房地產企業檔案管理存在的問題

檔案管理本來是一項政策性和專業性很強的工作。在當今社會，正處在一個知識爆炸、信息迅猛增速的時代，房地產業也正處于飛速發展的時期，因此，怎樣管好、用好房地產檔案對于當地資源的有效開發和房地產企業經營管理水平的提高有著非常重要的意義。

（一）產權檔案的抗風險能力有待提高

房地產的檔案是十分重要的材料，而我國的產權檔案抗風險能力一直較低下。主要原因是受到經濟因素的思想觀念的影響，雖然我的房地產檔案管理部門做好了基本的檔案保護措施，但當遇到一些大型的自然災害或不可抗力因素時，產權檔案的抗風險能力弊病就會立刻凸顯出來。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強大破壞作用，整個汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財產損失和人員傷亡，很多產權檔案已經不復存在，這給后期的財產理賠工作帶來了很大的困難。

（二）產權檔案具有明顯的時代特征

由于產權檔案所跨越的時間較長，在不同的歷史階段，產權檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現代科技和經濟的發展，我國的產權檔案管理已經發生了很大的變化，產權檔案具有明顯的時代特征。但是，我國產權檔案管理人員的專業性普遍較低，管理人員的業務能力不高，不能及時發現問題，解決問題，材料檔案的不規范問題時常發生。在科技不夠發達的時期，產權檔案是由紙張組成的，且檔案中對于產權的描述過于簡單，通常只有平面結構圖，產權周圍的情況描述較少。

（三）房地產檔案的形式單一

完整的房地產檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應有一些相關的照片、錄音、重要數據的底版和其他影像資料。但隨著時代的發展，這些資料已經無法滿足人們的需要了，由于房地產檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個管理成本會提高很多。因此，對于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們在這方面的人才很少，所以我們要大量培養這樣的人才，以便適應社會發展的需求。

二、房地產檔案現代化管理的途徑

為了有效的滿足房地產行業的高效化和現代化發展的內部需求，房地產檔案管理部門和檔案管理人員必須在認清房地產檔案管理現狀的基礎上，對一些傳統的管理機制和管理手段進行改革和創新，推動房地產檔案管理逐步走上現代化和信息化的軌道。

（一）要加強培訓，提高管理人員素質

房地產產權檔案是城市房地產管理的綜合反映，在當前的信息時代建立一支既懂檔案管理，又懂房地產管理和計算機知識的專業隊伍，是實現房地產檔案現代化管理工作的關鍵。計算機是高科技產業，需要有高素質的人才，檔案部門除引進計算機專業技術人員外，還要加強在職檔案管理人員的計算機基礎知識培訓，使管理人員既要掌握計算機的工作原理，又要熟練掌握計算機的操作技能。

（二）要充分利用房地產檔案信息

房地產檔案蘊涵著豐富的信息，房地產檔案的現代化管理可以充分、快捷地利用房地產檔案信息為經濟建設服務。為此，我們要根據計算機管理的特點，編制信息檢索工具，對房地產檔案信息進行加工，更好地利用房地產檔案信息。第一，要編制檢索工具。數據中每一個產權要素都可以作為檢索點，包括產權人信息、房地坐落自然信息、產權證管理信息以及模糊條件檢索等等。同時，利用計算機處理信息的功能，編制打印房地產卡片、產權證號目錄、案卷目錄等檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務。第二，要進一步方便檔案信息的查詢。檔案利用是檔案管理的目的。房地產檔案實現現代化管理后，檔案利用者可直接從計算機上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，并可提供打印服務。計算機的應用既保護了檔案原件又能高效地滿足利用者的需要，從而改變過去以案卷為檢索單位、通過案卷查文件的方式，大大提高了工作效率。第三，要大力開發檔案資源。還應將產權檔案信息推向社會，滿足社會對檔案信息的需求。

（三）要實行房地產交易、產權登記管理現代化，推動房地產檔案管理的現代化

在房地產產權交易管理中，要充分利用計算機對房地產產權登記的收件、初審、復審、審批、繕證、發證和財務結算實現現代化管理，使產權登記過程中收集、產生的各種證明，直接登記進入計算機，形成完整準確的房地產檔案數據庫，為利用計算機管理檔案奠定基礎。原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類組合、檢索、調閱、復制功能，來建立完整的房地產檔案管理系統。

房地產檔案管理的現代化是新形勢下房地產業發展的必然要求，而要實現房地產檔案的現代化管理，房地產管理部門必須提高認識，下決心投入資金，選配人才和先進的現代化管理設備，為檔案現代化管理創造有利的條件。

三、結論

總之，檔案是一個企業的歷史，是一個企業文化的傳承和載體，擔負著企業繼往開來、承前啟后的歷史重任，來源于民生、應該于民生，為人民的生產生活服務是檔案的最終使命。檔案的轉播和交流，不但豐富了人們的精神生活，還增進了人類的智慧。因此，房地產檔案管理要采取走出去、引進來的方式，不斷創新科技技術、創新管理模式，及時搜集工作中的第一手資料，積極主動的為利用者服務，我們的房地產檔案管理才能跟上時代的步伐，才能做到為民所用，為企業所用。

參考文獻：

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