涉密檔案管理保密的對策研究

盧武

摘要：目前在檔案管理工作中必定會涉及許多的涉密檔案，涉密檔案對檔案管理保密性的要求更高，因此必須要針對涉密檔案的特點來加強管理保密工作。本文從多角度分析了在涉密檔案管理工作中需要注意的要點及內容，并指出了在涉密檔案管理保密中所需要重視的要求，以此來對相關的檔案管理工作進行完善，進而提升檔案管理工作整體的保密水平，避免涉密檔案在實際中的泄露、損壞等問題。

關鍵詞：涉密檔案；保密管理；對策

涉密檔案所具備的機密性特征使得其在管理活動中必須要重點進行保密管理，但是在現今檔案管理工作中受條件、意識、環境等因素的約束使得涉密檔案管理保密效果無法達到預期的要求，而這也在一定增加了涉密檔案的泄露及損壞風險。針對此種情況必須要采取適當的對策來提升涉密檔案管理的保密性，從而通過采用專業的管理技術及措施來提升對涉密檔案管理的水平，使得檔案資源可以得到有效的保護，消除在檔案管理中存在的隱患問題。

一、涉密檔案集中存放的管理要求

檔案室庫房是檔案室的重要部位，鑰匙由專人管理，工作崗位變動時，鑰匙進行移交，任何人不得私自留存檔案室庫房鑰匙，如發生鑰匙丟失、門鎖故障等安全隱患時，務必及時報告，采用更換門鎖等相關處理措施，消除安全隱患。庫房設置嚴禁入內標示，除工作人員外，嚴禁無關人員入內。如因工作需要進入庫房，需履行出入保密要害部門審批和登記制度，在庫房工作期問，由工作人員全程陪同。檔案室對入庫檔案，應在相應位置（背脊、卷皮）標識與卷內文件相符的密級和保管期限。卷內有多份不同密級文件時，按其中最高密級和保管期限標識。秘密和機密級文件存放在專用檔案保管柜中，絕密級檔案存放在密碼保險柜中。絕密級檔案的保管指定雙人管理，并不定期進行檢查、核對，確保絕密級檔案的安全。

二、涉密檔案管理人員的保密管理措施

（一）上崗前的基本要求

對進入涉密檔案管理的人員入職前進行保密審查及保密培訓教育。對檔案管理人員的審查重點是個人的基本情況、工作經歷、政治素質、品行表現以及是否與海外人員有婚姻、密切親屬等關系。保密培訓教育包括國內外保密形勢的學習，國家、行業、單位保密相關規章制度的學習，保密的崗位職責要求等，保密培訓后進行考試，考試不合格人員嚴禁上崗。考核合格后的涉密人員上崗前，單位要簽訂保密責任協議書，明確相關的保密崗位要求及責任。

（二）在崗人員保密意識需持續提升

做好檔案的保密工作，必須不斷增強檔案人員的保密意識。檔案工作是一項政治性很強的工作，檔案工作人員要具備較高的政治素質、業務素質和文化素質，他們每天擔負著科技資料的收集、整理、保管和提供利用的任務。因此，他們的保密意識強弱，政治素質的高低對檔案保密工作起著重要的作用。需要加強檔案工作人員的教育力度，不定期組織深入學習貫徹《保密法》，以提高檔案人員的政治素質。保密教育要留下教育記錄，持續的保密教育才能使檔案工作人員都具有了良好的保密意識，并落實到具體業務工作中去，做好檔案的保密工作。涉密工作期間，單位需建立保密自查制度，對涉密人員的工作進行不定期檢查和考評，對嚴重違法涉密相關規定的人員要及時調離涉密崗位。

（三）離崗、退休人員脫密期管理

對離崗、退休人員要辦理交接手續，對管理期間的工作進行移交，包括管理的涉密檔案的清理、交接，涉密介質、物品的清退。對離崗、退休人員簽訂保密協議，實行脫密期管理，重要涉密人員脫密期2～3年，核心涉密人員脫密期3～5年，脫密期間不能擅自出國出境。

三、涉密檔案在應用中的保密管理對策分析

（一）制定完善的涉密檔案管理制度

針對涉密檔案必須要對其收集、整理、歸檔及應用等制定完善的管理制度，以此來對實際的檔案管理活動中各項管理行為進行有效的約束。在進行涉密檔案管理制度的制定上必須要以《檔案法》為基準，并且通過《國家秘密保護法》中條款要求來對涉密檔案管理制度的細節及內容進行完善，以此來確保在實際的涉密檔案管理工作中可以做到有據可依。同時，涉密檔案管理制度的制定還需對其實施細則進行完善，以此來降低涉密檔案在實際的收集及應用過程中存有失控狀態的風險，采用規范的檔案收集管理及應用制度可以有效的提升其保密性，減少管理活動中存在保密風險情況。

（二）對涉密檔案管理等級進行確定

在實際的檔案管理工作中其涉密檔案的保密等級存有一定的差別，因此在涉密檔案管理活動中需要針對檔案的密級來采取相應的管理保密措施。目前根據《保密法》的條款要求來看，可以將涉密檔案分為三個等級，分別為“絕密”、“機密”、“秘密”。由于涉密檔案在實際的應用過程中其并非是一成不變的，涉密檔案會受環境、時間、發展形勢等因素的影響而產生不同的變化，這也可能使得涉密檔案出現失去保密價值的情況存在，因此在進行檔案保密管理中則需要調整相應的管理方法。在涉密檔案管理中需要根據實際的涉密檔案密級情況來確定相應的保密管理措施，這樣可以有效的降低在檔案管理保密中的管理成本，并提升對檔案的利用率。

（三）完善涉密檔案查詢及應用的機制

為了避免在涉密檔案應用的過程中出現泄露及損壞的問題，必須要以完善的查詢及管理管理機制來對其應用過程進行全面的審批及控制。在涉密檔案的查詢、調用及銷毀等過程中必須要嚴格的按照規定的要求來進行操作，在各項活動中都必須要有完善的手續，以此來提升管理的保密性。并且在涉密檔案應用的過程中必須要確保經由領導審批，并在調用的過程中進行簽字、登記等手續，對涉密檔案的應用權限進行合理的規范，避免實際中出現對涉密檔案擅自調用的情況。

結語：

在涉密檔案管理保密工作中必須要從其管理制度、人員、環境、方法等方面來進行全面的完善，以此來對涉密檔案管理工作中各項細節進行有效的優化。上文中從多角度分析了在涉密檔案過管理保密工作中所需要注意的內容及要求，在檔案管理活動中還需以實際的涉密檔案情況及要求來對相關的對策方法進行適當的選用，以此來保證在涉密檔案管理活動中起到良好的保密效果。

參考文獻：

[1] 劉艷英.試探究現代檔案管理保密工作存在的問題及解決對策[J].中國科技投資，2017（35）

[2] 林曉娟.淺析保密檔案管理工作中存在的問題及對策[J].信息技術，2017（7）：179-180