合同后續事項管理

于保森

蕪湖卷煙廠在簽訂合同后，基于合同的執行，從合同到貨、安裝調試、試運行、驗收、質保形成業務與財務一條龍的“閉環”管理的模式，“重合同、守信用”成為企業文化亮點。

一、合同在企業生產經營中的地位

《中華人民共和國合同法》是由全國人名代表大會審議通過，在法律級次上屬于最高級次，制定的目的是保護合同當事人的合法權益，維護社會經濟秩序。蕪湖卷煙廠屬于煙草制造業，其物資供應、能源供給、產品銷售以及其他所有經濟行為均離不開合同，所以經濟合同貫穿企業的每一項經濟業務。規范并維護合同在企業生產經營的核心地位，就是保護企業的合法權益甚至是保證企業的正常生產經營。企業生產經營也是以合同為線索，為了完成合同而次第開展生產經營活動。

二、重合同、守信用是企業的無形資產

蕪湖卷煙廠多年來始終如一的重視合同的管理，年年獲得“重合同、守信用”榮譽稱號。蕪煙誠信、嚴格按合同辦理業務，促進了社會經濟秩序的穩定，在供應商、銷售商中贏得了良好的“口碑”和無風險、不擔憂的信任。蕪煙在金融系統、稅務系統也獲得了最高授信。蕪煙在社會中獲得的這些榮譽，得益于蕪煙合同管理的規范，在經濟業務中誠實守信。正是由于得到公認和信任，蕪煙在經濟發展的道路上走得更遠。

三、合同從規范到OA辦公自動化的創新

蕪煙合同從《合同管理辦法》制度起步，通過法律顧問確定合同范本，結合業務分類專項管理，通過從業務上取得的經驗不斷完善合同條款，至今形成了一套行之有效的規范模板。現在簽訂合同都在OA辦公自動化軟件中運行，歸口管理部門主要負責技術上的把關，法規部門主要負責法律上的把關，財務部門主要負責結算、發票以及稅務上的把關，審計部門負責規范上的把關，經專業審核后，法人代表簽字蓋章。在辦公自動化上實現審核和簽訂合同，同時帶來查閱上的極大便利。

四、合同到貨階段的管理要點

合同到貨，蕪煙經辦部門組織到貨驗收。驗收的重點是：到貨日期是否符合合同的規定；貨物名稱、數量、規格型號是否準確無誤。如果合同規定有明確的數量、規格型號的，依照合同約定，如果沒有明確的數量、規格型號的，應以開箱后說明書中列舉為準。涉及到需要質量檢驗的貨物，需地方質檢部門或企業質檢部門進行質量檢驗的，均需取得質量檢驗報告方可到貨確認。

五、合同安裝調試階段的管理要點

安裝調試前，技術人員應仔細閱讀說明書、操作指南，學習跟調試相關的技術資料。安裝時，檢查供應商安裝調試人員配備，職業證書等資料，預防無證操作和不規范操作。調試時應事前組織好調試用物料，及時記錄各項指標，當指標達到設計標準或接近設計標準時，需運行一段時間指標穩定方可確認安裝調試階段結束。經過培訓的操作人員在調試階段就要跟班學習和進行部分操作，調試階段結束設備管理部門出具試運行通知，設備移交操作人員試運行。

六、合同試運行階段的管理要點

試運行階段不僅需關注設備的各項指標是否在設計指標的允差范圍內，更重要的是生產出來的產品必須符合產品質量的要求。這一階段，是操作人員、設備及產品相互磨合階段，也是合同執行的最關鍵階段。該階段企業質檢部門、設備部門均需深度介入，產品生產效率指標以及產品合格率指標均需穩定并且達到技術設計指標。試運行結束，合同執行部門應及時組織相關部門對試運行的結果狀況進行評估確認。

七、合同驗收階段的管理要點

合同驗收階段好比前面四個階段的總結。對照合同商務條款，對貨物名稱、數量、規格型號、發票、金額進行確認；對照技術指標，比對實際指標進行確認；對照合同相應條款，在合同約定的時間內是否完成相應的履約任務；供應商、合同簽訂部門、質檢部門、使用部門確認無誤，才能辦理合同驗收事項與付款。

八、合同質保階段的管理要點

質保條款是合同條款的重要條款。在質保期內企業應加強合同標的物的日常管理，一方面使用部門應建立巡檢模式，明細記錄發生的問題，并及時反饋合同經辦部門；另一方面合同經辦部門針對反應的問題對照質保條款聯系供應商解決；再次，在質保期滿前組織使用部門進行全面的檢查，解決可能存在的質保問題；最后，支付質保金后應建立移交手續，將資產維修移交維修部門，質保后維修由企業自行承擔。

九、合同執行完畢評估核銷的管理要點

質保金付款結束，意味著合同履約完成，經辦人員還需到合同管理部門核銷該項合同，作為合同終結。核銷的管理要點如下：必須準確反映合同項目的驗收時間；合同項目的驗收情況或整改記錄；記錄合同的付款記錄和付款時間；對合同貨物或服務等情況的評價；合同管理部門對申請核銷合同執行情況進行審核評價。這樣不僅形成了合同閉環管理，而且也為供應商建立了信用檔案。

十、財務按照合同核算的創新

在日常工作中，經辦部門也好，外部審計部門也好，往往以合同為線索或索引，要求財務部門按照合同歸類統計和對賬。所以財務就有了按照合同核算的需求，為了在財務核算當中便捷反映從保證金、預付款、到貨款、驗收款、質保金的合同整個生命周期，蕪煙財務建立了以合同編號為索引的財務核算模式，使各階段付款對應相應的管理要求，不僅查閱對賬便捷減少出錯幾率，而且財務核算與合同管理相互融合在一起，通過會計核算直觀的體現合同進展狀況，形成財務業務一體化的合同管理閉環。

落實《中華人民共和國合同法》不僅僅是保護合同當事人的合法權益，維護社會經濟秩序，同時也是當前行業培育和踐行社會主義核心價值觀具體體現。建立“重合同、守信用”內部合同管理規范模式，不僅僅是誠信的表現，同時也是行業公信力的表現。