基于匯文信息系統的中文紙質圖書驗收工作思考

韋曉紅

摘 要 文章介紹了匯文信息系統圖書驗收的功能，簡述了目前圖書館驗收工作的流程。對圖書館驗收工作中發現的問題進行了總結與思考，并對驗收工作提出了幾點建議。

關鍵詞 匯文信息系統 圖書驗收

1 圖書驗收工作的目的

圖書驗收在此是指圖書館驗收人員對書商配送到館的紙質圖書，依據雙方所訂合同、圖書館的采訪訂單進行檢查、核對、確認的過程。通過圖書驗收，一方面可以剔除與圖書館資源建設不相適應的圖書，保證圖書采訪質量，減少圖書館損失，進而促進圖書館功能的發揮。另一方面可以糾正圖書加工過程中出現的錯誤，確保圖書加工的質量， 有利于以后圖書館服務工作的開展。

2 匯文信息系統驗收功能簡介

（1）訂購驗收。訂購驗收是對訂單組織中已訂的數據進行驗收。主要驗收新書的套冊、質量、價格并分配新書的財產號和條碼號。主要包括幾個步驟：①新書質量的檢查。②新書與系統中的訂購數據核對并修改。③對驗收確認過的新書進行財產號和條碼號的分配。需要注意的是，訂購驗收是在采訪模塊中已做過圖書的采訪訂購工作，圖書到館后采用的驗收程序。

（2）非訂購驗收。非訂購驗收與訂購驗收不同的是，圖書到館后在采訪模塊中再做訂購組織工作，然后再進行驗收。

（3）批量自動驗收。當圖書館將編目外包給書商后，書商在異地將新書加工好，并編制好帶館藏的MARC數據，生成一個批量自動驗收文件。驗收人員可以使用該功能將批量自動驗收文件導入匯文信息系統中，一次性完成圖書的驗收及典藏工作。

（4）驗收清點。驗收清點是圖書館使用批量自動驗收功能后，圖書館驗收人員將批量自動導入的數據與實際到館的圖書時行清點比對，核查自動驗收數據中的圖書復本數與價格是否與實際到館的數量相同，保證匯文信息系統中圖書驗收情況與實際情況一致。此功能一般與批量自動驗收功能配合使用。

3 我館目前圖書驗收工作流程

3.1 由書商聘用的來館加工人員（以下簡稱加工人員）負責訂購驗收工作

（1）補做訂購。匯文信息系統訂購驗收的前提是，在匯文信息系統中存在訂購信息，而本館的采訪訂單是在匯文信息系統之外完成并發訂。所以，在訂購驗收前必須補做訂購工作。加工人員先根據書商提供的配送清單，將MARC數據導入匯文信息系統采訪模塊中，補做訂購數據。然后開始加工圖書，給圖書貼磁條、蓋章。

（2）完成訂購驗收。打開訂購驗收界面。首先選擇一個到書的書商，在此書商下新建一個驗收批次A。其次，在該驗收批次A下進行新書的驗收。通過掃描圖書封底上的ISBN號碼等不同的方式，檢索出圖書的訂購信息，根據到書的實際情況進行驗收，然后進行個別登賬，分配圖書的財產號與條碼號、索書號及館藏地，點擊保存即完成了一種圖書的驗收。待所有圖書清點完成，打印標簽，給書貼上條碼、財產號、索書號。

3.2 我館驗收人員負責驗收清點

加工人員完成A批次圖書的訂購驗收，并將該批次圖書編目完成后，驗收人員開始A批次圖書驗收清點。打開圖書驗收清點界面，先選擇好書商，然后選擇該書商屬下的驗收批次A。接著，選擇驗收的方式。本館一般都是通過掃描圖書封底上的ISBN號碼按種逐條核對實際到館圖書的復本數、條碼、財產號、ISBN號碼、索書號、書名、作者、出版社、價格等信息是否與匯文信息系統中相應的訂購驗收數據相同。如果有不同，先記錄下來，最后統一修改。

3.3 財產核算

圖書驗收清點完成后，利用匯文信息系統采訪模塊中財產賬統計程序，將驗收完成的所有批次圖書時行匯總，并根據實際圖書情況核對，扣除問題圖書的相關賬目。

4 驗收工作中發現的問題

4.1 賬目問題

（1）有未清點到圖書時。圖書驗收清點完成后，仍有未清點到的圖書時，匯文信息系統在進行賬目匯總時，仍按照全部清點到的狀態統計財產賬，并未扣除未清點到圖書的賬目。

（2）價格有錯誤時。驗收清點時發現某一圖書實際價格與訂購價格不符，在編目模塊修改此書010d 子字段的價格后，在財產賬目統計時，匯總的金額仍按修改前的價格統計。

4.2 重書較多

一是在同一書商配送的不同驗收批次中出現相同數目的新書。二是不同的書商配送了相同的新書。三是書商配送了與本館館藏中完全相同的書。四是書商配送了與本館館藏裝幀不同，內容相同的書。

4.3 圖書質量不高的情況時有出現

在驗收清點某個合作書商配送的新書時，驗收人員發現圖書的質量問題特別多。有的書印刷得不清楚；有的書中有空白頁；相同的復本書高低不同；相同的復本封面顏色不一致；有一種書在裁邊時被裁掉了部分內容；有一種書作者、出版社、封面顏色相同，但內容不同。

4.4 圖書配送不完整

圖書配送不完整的情況以多卷書為主。一般書商只配送了成套多卷書的前面幾冊，缺少后面的一冊或多冊。嚴重情況是只有成套多卷書中其中的某一冊。

4.5 圖書加工問題頻出

圖書在加工中出現的問題有：一是將書內標簽蓋住了一部分條碼，使讀碼器不能正確識別。二是條碼貼錯，將A書的條碼貼在B書上。三是標簽貼錯，將C書的標簽貼在D書上。

4.6 隨書光盤未驗收

加工人員在訂購驗收時未做隨書光盤的驗收，在加工圖書時將隨書光盤從書后取下，雖然在隨書光盤包裝袋上寫上了與書同樣的條碼號，但未將隨書光盤移交到圖書清點環節。這種做法很容易造成隨書光盤的丟失。

5 對驗收工作中發現問題的思考

5.1 重書問題

根據本館采訪及驗收工作的實施情況，重書的來源主要有兩個方面：一是本館因素。我館原來使用的是別的圖書信息系統，采用匯文信息系統的時間不長。由于使用新系統的時間比較短，采訪人員對該系統的功能不熟悉，對該系統的功能理解還不深刻，在采訪操作時經常出現問題，使訂單組織工作無法在匯文信息系統中完成。因此，我館的采訪訂單是在匯文信息系統之外組織形成并發訂。訂單在發訂前并未做查重工作，這就增加了采訪訂單中的重書出現的機率。二是書商因素。書商受利益的驅使，為了增加收益，書商除了會配送一些訂單之外的書以外，還會多配、錯配或重復配送本館已訂購的圖書。書商經常用精裝書代替平裝書配送給圖書館。而這些錯配、多配、反復配送的圖書，本來在訂購驗收時，可以通過仔細核查剔除掉。但是，由于補做訂單、訂購驗收都交給了加工人員，他們一方面為了縮短工作完成時間，草草核對甚至不核對有關信息，盲目驗收；另一方面也是基于自身利益考慮，因此，加工人員不會主動剔除這些訂單之外的圖書、配送錯誤的重書。加工人員這種做法，嚴重削弱了驗收的作用，給那些不是本館館藏建設所需要的圖書大開方便之門。長此以往，給圖書館造成的不僅僅是金錢的損失，更會影響本館圖書資料建設的質量，進而降低圖書館的服務功能。

5.2 圖書質量及圖書少配狀況

目前，圖書市場競爭日趨激烈。有的書商實力不夠，為了競標，盲目壓低標底。中標后，如果完全按合同辦事，利潤將大大折扣。為了追求利益最大化，書商往往采取以次充好、少配或不配圖書館訂購的圖書。本館曾要求某個中標書商配送某套多卷書F，該書商的答復是，按合同的折扣率采購不到圖書館需求的F多卷書。

5.3 圖書加工問題

圖書加工錯誤不斷，根本原因是加工人員二次外包。加工人員將蓋章、貼磁條等手工活外包給了在校的學生，這些學生未經培訓，匆忙上崗，在加工時難免出錯。

5.4 財產賬目統計問題

筆者反復研究了匯文信息系統圖書財產賬目的匯總原理，發現匯文信息系統圖書財產賬目的匯總是依據訂購驗收時的數據進行匯總。在訂購驗收時或驗收清點時發現圖書的實際情況與訂購數據不同時，都必須返回到訂購驗收模塊修改正確后，圖書財產賬目的匯總才會與實際相同。

5.5 隨書光盤不驗收原因

自從我館購買了光盤資源庫后，對圖書后所附光盤的管理也隨意起來。讀者如需要光盤上的資料時，可以到本館購買的光盤庫下載。因此，對隨書光盤抱著一種可有可無的態度。

6 幾點建議

（1）本館采訪人員負責在匯文信息系統中完成圖書采訪工作。匯文信息系統在采訪模塊提供了強大的篩選、查重功能。在匯文信息系統中進行訂單組織，可以篩選掉不適合本館館藏建設需要的圖書，也可以剔除與本館館藏相同的書目，提高采訪的質量。

采訪人員在匯文信息系統組織好訂單，就不需要加工人員補做訂單，他們只能依據匯文信息系統中已有的訂單數據進行訂購驗收，可以防止書商錯配、多配的圖書進入到館藏中。既可降低采訪風險，又可減少圖書館的經濟損失。

采訪人員在匯文信息系統組織好訂單，還可以準確地評價書商的到館圖書情況，為以后書商的選擇提供參考依據。

（2）重視隨書光盤的驗收。圖書后所附光盤也是圖書館文獻資源的組成部分，對圖書的內容起到一個補充與完善的作用。對隨書光盤進行驗收清點，可以保證圖書內容的完整性。也可以與圖書館購買的隨書光盤數據庫互為補充。當隨書光盤數據庫中缺少相應圖書光盤資料時，又或著在隨書光盤數據庫出現問題不能使用時，館藏中的隨書光盤就可以發揮作用。

（3）提高采訪與驗收人員應用匯文信息系統的水平。綜觀在驗收中發現的問題，有一部分是由于采訪與驗收人員對匯文信息系統的應用水平不高引起的。應用匯文信息系統水平的高低，制約著圖書采訪與驗收工作的順利開展。因此，提高采訪與驗收人員應用匯文信息系統的水平，是目前采訪與驗收人員的當務之急。

參考文獻

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