談人事檔案管理存在的問題及形成原因

張平

摘 要 隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現的問題傳統(tǒng)的管理方式不能適應新形勢發(fā)展的需要人事檔案的管理出現了一些混亂狀況在不同程度上存在著許多問題已不能適應現代社會發(fā)展的需要亟待人們加以解決。

關鍵詞 人事檔案 存在問題

1當前人事檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

由于檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。又因為大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.2人事檔案收集工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。而且收集歸檔的材料不全面，有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

1.3人檔分離的情況愈加嚴重

隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保瞬诺牧鲃釉斐扇藱n分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

1.4人事檔案材料內容質量不高

由于上述原因當前許多人的人事檔案質量不高缺乏利用價值其人事檔案材料空洞的、形式的多細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多反映個人道德品質、業(yè)務能力、技術專長的少；反映過去情況的多反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多定量描述少；或者只講優(yōu)點避免缺點；內容空乏個人總結和組織意見盡是套話無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

1.5人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2檔案管理問題形成的原因

2.1收集的對象范圍太窄

一些的人事部門只關注收集單位主要領導人及高層干部的材料而忽視了廣大普通職工的材料收集造成了領導干部的材料多普通職工的材料少的現象。事實上人事檔案并不是人物檔案或名人檔案其收集的對象范圍不應只局限于著名人物和主要領導人而應是單位的每一個員工。無論員工現任何職是否出眾都是該單位寶貴的人力資源有關其個人的材料都是單位的寶貴財富人事部門均應根據規(guī)定收集齊全。

2.2整理不規(guī)范

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作在《干部檔案整理工作細則》中曾明確要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。同樣對于人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂甚至根本沒有清理有些單位檔案隨已立卷成冊但沒按要求的格式進行分類處理給檔案利用帶來了諸多不便。

2.3員工人事檔案意識淡薄

有一部分員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視認為人事檔案是“身外之物”可有可無要用時想到、不用時不要認為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展有意無意地就遺棄了檔案。中心網曾經公布了一項調查數據：在2068名被調查者中認為“工作中注重的是能力檔案沒用”的占到被調查者人數的49.03%另有12.33%的人表示“無所謂”只有38.64%的人認為“擇業(yè)自由但檔案不能遺棄”。這些數據將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前機制不適應或規(guī)定不合理等因素可以很快改進但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的這是導致大量棄檔現象發(fā)生的最主要的原因。

2.4加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。