淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

曹婷

摘 要 在企業(yè)以效益為前提的跨越式發(fā)展進(jìn)程中，企業(yè)檔案管理的水平和能力，卻未能與企業(yè)自身發(fā)展和信息時(shí)代的特征相匹配。國營大中型企業(yè)和新興民營企業(yè)中，檔案管理工作的停滯和功能性喪失成為企業(yè)發(fā)展中的一種常見病態(tài)現(xiàn)象。一定意義上講，檔案管理工作是否能夠高效、規(guī)范、科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)，會(huì)直接影響到企業(yè)的整體效能和功能。對企業(yè)檔案管理工作的信息數(shù)據(jù)化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，及對檔案管理崗位的有效投入和人員評定，充分發(fā)掘企業(yè)文化資源為企業(yè)效益發(fā)展服務(wù)，將在一定程度上緩解企業(yè)檔案管理的下行趨勢。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 人力 管理

隨著我國國有企業(yè)內(nèi)部深改的基本完成和新興企業(yè)的蓬勃發(fā)展，成為推動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展和工業(yè)建設(shè)的有力推手。在企業(yè)以效益為前提的跨越式發(fā)展進(jìn)程中，企業(yè)檔案管理的水平和能力，卻未能與企業(yè)自身發(fā)展和信息時(shí)代的特征相匹配。企業(yè)檔案管理工作的停滯和功能性喪失成為企業(yè)發(fā)展中的一種病態(tài)現(xiàn)象。一定意義上講，檔案管理工作是否能夠高效、規(guī)范、科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)，會(huì)直接影響到企業(yè)的整體效能和功能。

1企業(yè)工程中的檔案管理現(xiàn)狀

改革的不斷深入下，企業(yè)以自負(fù)盈虧、自主經(jīng)營、自由競爭的市場經(jīng)濟(jì)為導(dǎo)向，以企業(yè)利益的最大化為目標(biāo)。政府對企業(yè)行為的干預(yù)逐漸弱化。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作逐步邊緣化，從事專門檔案管理的人員不足，對檔案管理局限于職責(zé)內(nèi)的資料收集。檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀。同時(shí)，在企業(yè)檔案管理的實(shí)施進(jìn)程中，因檔案管理工作體量大、人員配比復(fù)雜等多方面因素，給企業(yè)的檔案管理部門提出了不小的挑戰(zhàn)。企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，檔案部門又因管理制度滯后、管理不嚴(yán)格、效能評價(jià)模糊、人才流失等問題，處于被動(dòng)管理階段。新階段，企業(yè)檔案管理部門在日常管理中，也通過了一定的制度建設(shè)和人員優(yōu)化，來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理上的有力統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，檔案管理的初級成果，成為提高企業(yè)管理效率及企業(yè)良性發(fā)展的助推劑。

2企業(yè)檔案管理中的常見問題

2.1檔案管理對企業(yè)實(shí)效的推動(dòng)不足

當(dāng)前，中國企業(yè)所面臨的檔案管理窘境和上世紀(jì)八、九十年代的美國有幾分相似，市場競爭的白熱化，是企業(yè)不得不專注于核心競爭力的提升，及與之匹配的市場營銷環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，只是對企業(yè)文化的歷史資料的歸類整理。不僅不能為企業(yè)的當(dāng)前價(jià)值作出顯性貢獻(xiàn)，而且這一工作往往還需投入一定的人力和財(cái)力，會(huì)進(jìn)一步的拉高企業(yè)的管理成本。美國檔案學(xué)者瑪茜曾鮮明地指出，沒有企業(yè)會(huì)為制作咖啡桌書籍而開展歷史項(xiàng)目，也沒有企業(yè)愿意投資一個(gè)只為文化服務(wù)的檔案館。

2.2檔案管理人才空缺

受限于企業(yè)管理層的重視程度，企業(yè)的檔案管理人員，往往是由企業(yè)的辦公室人員兼任，往往是企業(yè)內(nèi)部年齡較高或剛?cè)肼毜娜藛T擔(dān)任，工作中或精力不足或經(jīng)驗(yàn)不足。開展對企業(yè)檔案的實(shí)效性管理工作，往往只是考勤式的記錄和階段工程成果的計(jì)數(shù)。

2.3崗位責(zé)任劃分不明確

企業(yè)檔案管理部門，對部門制度建設(shè)重視不夠，沒能建立起一整套完整的、切實(shí)可行的檔案管理制度。導(dǎo)致在實(shí)際的檔案監(jiān)管中，出現(xiàn)崗位不明確、崗位責(zé)任模糊、管理部門相互推諉及運(yùn)行不暢等問題，成為檔案管理崗位不作為的一大誘因。因所屬團(tuán)隊(duì)的不同，不同檔案管理中，信息流動(dòng)不暢，出現(xiàn)檔案資料共享度不高，階段檔案管理內(nèi)容斷裂等問題。

2.4激勵(lì)機(jī)制不健全

激勵(lì)機(jī)制的有效運(yùn)行，是員工內(nèi)部挖潛，實(shí)現(xiàn)崗位能動(dòng)性的前提。對檔案管理人員的薪酬、獎(jiǎng)金、福利未能體現(xiàn)崗位差異化，未能很好地實(shí)效優(yōu)績優(yōu)酬。致使對檔案管理工作人員成效的考量中，考量手段指向性不足，工作成果顯現(xiàn)不明確。在日常工作中，從事檔案工作的人員人為地拖慢的工作節(jié)奏，出現(xiàn)了工作過程中的空崗、離崗等現(xiàn)象。企業(yè)工程中的檔案管理中的應(yīng)對模式。

（1）企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，要充分借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理模式和經(jīng)驗(yàn)，通過信息軟件的數(shù)據(jù)化服務(wù)，在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案留存的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化的流通和存檔。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對企業(yè)文化宣傳崗位及企業(yè)職業(yè)教育崗位的有效功能性輸出。發(fā)掘企業(yè)傳統(tǒng)，為企業(yè)文化注入新內(nèi)涵。

（2）建立檔案管理人員的選拔機(jī)制，鞏固檔案管理崗位職責(zé)和待遇，運(yùn)用科學(xué)的績效評定方式，對檔案管理崗位優(yōu)秀人才的崗位行為和數(shù)據(jù)化的能力評定。

（3）企業(yè)檔案管理工作的從業(yè)人員，應(yīng)有效地應(yīng)對外部企業(yè)環(huán)境變革和企業(yè)新時(shí)期發(fā)展對檔案管理工作的新需求。在檔案管理崗位上實(shí)現(xiàn)崗位能力的創(chuàng)新，凸顯檔案管理工作價(jià)值。可以有效借鑒知識管理模式，通過對企業(yè)文化的收集、再組織、傳遞和應(yīng)用，提升企業(yè)的文化內(nèi)涵，為企業(yè)的核心競爭力服務(wù)，促使企業(yè)對檔案管理的從新定位。實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)由收集歷史、保存歷史到凝聚文化、媒體傳播的途徑上來。

綜上所述，通過對企業(yè)檔案管理工作的信息數(shù)據(jù)化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，及對檔案管理崗位的有效投入和人員評定，充分發(fā)掘企業(yè)文化資源為企業(yè)效益發(fā)展服務(wù)，將在一定程度上緩解企業(yè)檔案管理的下行趨勢。同時(shí)，企業(yè)的檔案主體管理部門，也要在落實(shí)檔案工作督導(dǎo)管理責(zé)任的同時(shí)，提高檔案管理崗位的人才培養(yǎng)、過程監(jiān)管、效能評定等手段，發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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