魚骨圖分析法分析醫院檔案利用中存在的問題

文/湖北省第三人民醫院 李麗勤

魚骨分析法，又名因果分析法，是一種發現問題根本原因的分析方法，通過系統全面的分析，最后找出問題的原因。醫院檔案是記載醫院歷史發展過程中最可靠的原始憑證，可以分為文書檔案、病歷檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科教檔案等多種類型。開發利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的，是發揮檔案價值的重要途徑。本文利用魚骨圖分析法分析醫院檔案利用中存在的問題，進而提出改進策略，提高醫院檔案利用率。

一、資料與方法

在中國知網中，利用高級檢索，檢索近三年中主題為“醫院檔案”，篇名中含“利用”的文獻，經過初次檢索，共有34篇相關文獻。對這些文獻進行二次分析，利用魚骨圖分析法從人、機、料、法、環、測這6個方面找出檔案利用中存在的問題，做原因細分并累計次數。

二、結果

（一）影響醫院檔案利用的因素。通過對34篇文獻進行分析，匯總影響醫院檔案利用的眾多因素。利用魚骨圖分析法，把醫院檔案利用中存在的人的因素、設備的因素、機構的因素、方法的因素作為魚骨圖分析法的第一層骨架；然后列出以上四個因素所包含的因素作為第二層骨架。構建的影響醫院檔案利用的魚骨圖如“圖1”。

（二）采用魚骨圖分析法對醫院檔案利用的影響。通過對文獻中影響醫院檔案利用的因素進行歸類分析，共有15個影響因素。魚骨圖對醫院檔案利用中存在的問題進行綜合、分類后，把存在的問題分為四類因素：人的因素、設備的因素、機構的因素、方法的因素。從影響因素的累積次數來看，文獻中認為檔案管理人員專業水平不高、檔案意識不強、領導重視不足是被提及次數最多的三個影響因素。其次還有基礎條件差、硬件投入不足，信息化程度不高，檔案收集不完整等因素。見“表1”。

表1 影響醫院檔案利用的因素分析

三、討論

（一）加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員業務水平。醫院檔案管理人員大多不是檔案管理專業出身，檔案管理人員的素質和水平影響了醫院檔案的開發利用。醫院應盡量招聘檔案管理專業的人員從事醫院檔案管理工作，對現任檔案管理崗位的人員加強培訓，提供進修學習或者繼續教育的機會。除了要具備基本的檔案管理知識，能夠清楚地對檔案進行收集、分類、歸納和整理外，還要具備基本的服務意識、熟練的計算機技能、較強的信息檢索能力，提高分析處理信息的能力以及利用信息化手段查找利用檔案的能力，提高工作效率，跟隨新時期檔案管理的發展趨勢。

（二）提高領導重視程度，增強檔案管理意識。醫院檔案管理處于醫院業務活動的邊緣，很多領導干部在檔案管理方面的意識仍比較單薄，未能認識到醫院管理中檔案工作的必要性及重要性。殊不知，各種門類、不同載體的檔案為醫療業務和人才建設水平的提升、基本建設和設備采購維修的科學規劃和高效實施、經濟運行的測算和分析、醫療事故處理、科研教學等各項工作開展提供了依據和便利。醫院領導干部要切實增強檔案管理意識，在政策和資金上加大對檔案管理的支持力度，在崗位設置、人員配備、人才培養中充分考慮各種門類檔案的特殊性。

（三）加大資金投入，完善檔案基礎設施和信息化建設。檔案基礎設施條件較差、缺乏完整的檔案管理系統是當前諸多醫院面臨的問題。檔案室的建設、檔案庫房的建設、檔案管理信息系統的建設都需要一定的資金投入。醫院要加大對檔案的投入，完善檔案基礎設施，配置檔案管理系統及檔案檢索與信息開發利用工具，提高檔案管理信息化程度，方便利用者及時查找利用檔案資源，提高工作效率，從而使檔案價值得以盡快實現。

（四）健全檔案管理機構，完善檔案管理制度。檔案的管理一般有分散管理方式、集中與分散結合管理的方式、集中管理的方式這三種形式，醫院的檔案門類多，專業性強，檔案資料數量眾多，醫院要根據實際建立健全醫院的檔案管理機構，明確檔案管理方式及管理范圍。由于檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作，需要制定一套適合本醫院的檔案管理制度，包括檔案崗位管理制度，歸檔借閱制度，保密制度，檔案保存、鑒定、銷毀制度等，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。并且應該建立檔案考核量化標準，細化分工，明確責任，確保醫院各門類、不同載體的檔案材料的完整收集、移交、管理和利用。

（五）豐富館藏資源，加強檔案編研，提高檔案開發利用水平。檔案的完整收集是檔案業務工作的基礎，是檔案開發利用的前提，首先要保證收集歸檔的文件材料的齊全完整，要符合長期保管的質量要求，要能反映出醫院的主要職能，優化和豐富館藏資源。醫院檔案管理人員需對醫院各種檔案信息實施深層次開發與加工，積極展開各種編研活動，切實發揮出不同檔案的利用價值，提高檔案開發利用水平，讓檔案工作更好地服務于醫院日常管理、醫療等工作。