高校一卡通財務管理中會計內部控制的實施研究

天津外國語大學

一、高校一卡通財務管理實施內部控制的背景

根據《2016年全國教育事業發展統計公報》的數據：截至2016年年底，我國共有普通高等學校2596所，其中本科院校1237所，專科院校1359所。隨著教育信息化進程的加快，一卡通在一類重點大學已經比較普及，而二類、三類本科院校和專科院校正處于建設的高峰期。2016年4月，教育部辦公廳印發了《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南(試行)》(教財廳[2016]2號)。指南中要求：內部控制應當貫穿學校經濟活動的決策、執行和監督全過程，實現對經濟活動的全面控制。一卡通財務管理是高校經濟活動的重要組成部分，如何實施有效的內部控制措施，是一個急需解決的問題。

二、高校一卡通財務管理中會計內部控制問題分析

(一)內控制度不健全

近年來，高校積極推進財務信息化建設，使得校園一卡通成為了高校財務管理的重要內容。但是，大部分高校只重視一卡通技術的升級維護管理，而忽視了一卡通相關規章制度的完善與實施，導致一卡通會計內部控制缺乏可執行的依據。如，財務人員在一卡通管理上的權責界定不清，缺乏相應的規章制度對財務人員行為進行約束，易滋生會計舞弊行為，引發財務風險；高校將校園一卡通管理劃歸為網絡技術部門和財務部門共同管理，這兩個部門在管理上各自為政，缺乏部門溝通與協調，導致數據口徑不同。

(二)會計崗位設置不完善

高校一卡通財務管理涉及會計賬務處理、卡片庫存管理、銀行資金管理、個人資金管理等方面，在財務管理中需要配備充足的財務人員，明確各個崗位的職責權限，形成崗位之間相互牽制、相互配合的關系。但是，從實際情況來看，高校財務人員數量偏少，在一卡通財務管理工作中存在著一人身兼多職的情況。如，在校園卡補辦業務中，會計人員需要根據卡務人員提交的校園卡補辦匯總表進行賬務處理，但是在這一過程中若出現原來的丟卡又找回、卡片打錯重打等特殊情況，則需要除會計賬務處理人員、卡務人員、卡片庫管人員之外的第四人進行審核，然而大部分高校很難在校園卡財務管理中配置四名以上工作人員，降低了對一卡通會計賬務處理的控制力度。

(三)資金清算操作風險大

高校一卡通的財務結算有別于傳統的財務結算模式，需要在網絡上完成資金清算，這在一定程度上增大了資金清算操作風險。如，一卡通財務數據分別由人工操作生成和系統自動生成，若系統自動生成的數據沒有在財務核算系統中找到相對應的會計科目，則可能造成財務信息失真；在一卡通資金清算過程中，資金的流入與流出缺乏真實有效的原始憑證，容易造成賬實不符，損害利益相關者的經濟利益。

(四)財務數據對接不一致

在高校一卡通的賬務處理中，應將現金存入和消費資金業務全部納入到賬務處理范圍內，實現對資金運動全過程的財務監管。但是，大部分高校一卡通系統只記錄卡戶、商戶和銀行的資金單項流動數據，而高校財務系統需要記錄資金雙向流動數據，所以導致兩個系統之間存在著數據對接不上的問題。如，在校園卡現金充值時，雖然卡上余額增加，但是系統存款賬中并未出現有關資金增加的記錄，導致財務數據對接不一致。

三、高校一卡通財務管理中會計內部控制的實施措施

(一)健全會計內部控制制度

高校要加強校園一卡通的內部控制，從校園卡申辦到注銷涉及的各個環節都要建立起規章制度，構建起內部控制體系，強化一卡通的財務管控。校園一卡通的管理規章制度應包括《校園一卡通授權方式管理辦法》、《校園一卡通使用規范》、《校園一卡通系統操作規范》、《校園一卡通補辦流程》、《校園一卡通收費管理制度》等等，確保規章制度具備較強的可操作性，能夠適應一卡通技術的升級發展，并在必要性情況下對規章制度進行補充和完善。此外，還應加大校園一卡通管理規章制度對財務管理和會計工作的約束力度，使財務人員掌握一卡通的使用流程，強化各個環節的會計內部控制，防止財務人員舞弊事件的發生。

(二)健全會計崗位責任制

高校要根據一卡通財務管理要求，構建起完善的崗位內部控制體系，具體措施如下：其一，明確各部門職責。高校一卡通技術管理部門負責一卡通設備安裝、收費代碼授權、技術升級維護等工作，財務部門負責一卡通收費、開票、賬務處理、入賬手續辦理、報表編制、財務監督等工作，要求各部門各司其職、相互牽制、相互配合。其二，落實會計崗位責任制。財務部門要遵循不相容崗位相分離的原則設置不同的會計崗位，明確各個會計崗位的職責和權限，實施崗位責任制。對每項資金往來事項，財務部門都要安排至少兩名不同崗位的會計人員完成。如，在核算卡片收入時，要求辦卡人員不得收取現金，而是應由卡務人員統一刷卡收取辦卡工本費，并按日填寫收費登記表，將其提交到審核人員進行審核，待審核之后交由會計核算人員進行賬務處理。通過深入開展精細化的校園卡財務管理工作，能夠有效杜絕會計舞弊現象，避免發生多收錢、少入賬的情況。

(三)加強貨幣資金業務控制

高校一卡通財務管理要重視貨幣資金控制，建立起貨幣資金內控制度，使內控制度覆蓋到一卡通資金流動的各個環節。具體的內部控制措施如下：要求校園卡充值現金收入統一存入學校專用賬戶，由負責現金充值操作的人員每日填寫“現金借款單”，按日上交到財務部門，不允許任何人擅自挪用現金收入；校園卡一經辦理，除特殊規定之外不得退領現金；會計人員每半個月對校園卡充值收入進行一次清算，根據清算情況，編制收入轉賬匯總表，上報到財務負責人進行審批；在支付各個商戶的消費收入時，要執行規范的業務辦理程序，即填制申請表、上報審批復核、收入支付轉入。在支付之前，清算人員要查看商戶以往月份的銷售收入，比較本次轉賬金額與以往銷售收入的偏差，若偏差較大，則要停止轉賬支付，將具體情況上報到有關部門進行審查，待審查無誤后再進行清算支付；會計人員要對銀行存款做到日清月結，定期編制銀行存款余額調節表，及時處理好未達賬項；財務部門要加強印章、票據管理，不得由一人負責與支付款項相關的印鑒管理，避免帶來資金支付風險。

(四)一卡通與財務系統一體化

為了實現財務數據資源共享，滿足資金流動雙向記賬的要求，應當對一卡通系統與財務系統進行一體化設計。在一卡通系統中設置會計科目，記錄資金的流動情況，將一卡通系統中的數據傳遞到財務系統，實現兩個系統的數據對接，自動生成有效的財務數據。財務人員要每日對圈存資金、現金充值、商戶消費卡機的財務數據進行核對，并進行賬務處理，確保會計記賬的準確性。同時，在一卡通與財務系統一體化設計中，還可以預先設置憑證科目、摘要內容、借貸方向、金額計算規則等，通過獲取一卡通系統上的財務數據，可自動生成記賬憑證，再由財務人員負責審核，提高會計賬務處理的工作效率。

四、結論

總而言之，高校要重視一卡通財務管理，針對一卡通系統的運行流程構建起完善的財務管理體系，強化會計內部控制的實施，從而消除一卡通資金活動的風險隱患。在會計內部控制中，財務部門要將內控制度建設、會計崗位設置、資金清算以及財務數據統一口徑作為重點，不斷提高一卡通的財務管理效率。