加強(qiáng)中小企業(yè)信息化風(fēng)險(xiǎn)防范

劉皓杰

中小企業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占有重要位置，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支持力量。中小企業(yè)占全國(guó)企業(yè)總數(shù)九成以上，中小企業(yè)的發(fā)展影響整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)，但在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中，大多數(shù)中小企業(yè)在規(guī)模、管理、業(yè)務(wù)發(fā)展上和大型企業(yè)相比，都存在著較大差距。

信息技術(shù)的發(fā)展，為中小企業(yè)同大企業(yè)在同一起跑線上競(jìng)爭(zhēng)創(chuàng)造了有利條件。根據(jù)發(fā)改委中小企業(yè)司對(duì)IT/高科技、制造、交通、貿(mào)易、能源、服務(wù)等眾多行業(yè)中小企業(yè)的調(diào)查報(bào)告，可以了解到，中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀比往年有所改善。近10多年來(lái)，中小企業(yè)信息化建設(shè)已形成一定規(guī)模，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有較大改善，變動(dòng)幅度變緩，企業(yè)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)入平穩(wěn)發(fā)展階段。

信息化建設(shè)4部分

中小企業(yè)信息化建設(shè)及實(shí)施通常包括4個(gè)部分。首先，建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)，管理信息系統(tǒng)綜合運(yùn)用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和管理決策技術(shù)等學(xué)科，對(duì)企業(yè)各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行集中和組織，使企業(yè)管理更加科學(xué)化、定量化，為企業(yè)提供決策支持，全面優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，對(duì)覆蓋產(chǎn)品及服務(wù)等價(jià)值鏈的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)，對(duì)企業(yè)的基本業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程管理，全面提升企業(yè)自身流程運(yùn)作水平。

管理信息系統(tǒng)的優(yōu)劣決定企業(yè)的管理效率和戰(zhàn)略決策速度、精度，其包括企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、基本業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)事務(wù)處理管理、內(nèi)部控制設(shè)計(jì)及實(shí)施控制過(guò)程管理、企業(yè)人員行為規(guī)范管理等。

其次，建立企業(yè)核心業(yè)務(wù)管理和應(yīng)用系統(tǒng)，最典型的是采用企業(yè)資源計(jì)劃管理系統(tǒng)（ERP），降低管理成本和提高運(yùn)營(yíng)效率，進(jìn)行集成業(yè)務(wù)處理。另外，可以考慮企業(yè)間的合作，利用外部資源，進(jìn)行供應(yīng)鏈合作，使得業(yè)務(wù)效率最大化等。

再次，建立電子商務(wù)網(wǎng)站，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展、全球化電子化時(shí)代到來(lái)，電子商務(wù)交易能夠在網(wǎng)上完成產(chǎn)、供、銷(xiāo)一體的全部業(yè)務(wù)流程，具有雙向信息溝通、交易手段快捷靈活、打破時(shí)空限制、改變貿(mào)易形態(tài)等特點(diǎn)，給消費(fèi)者提供更好的便利性和更多的選擇，大大加速整個(gè)社會(huì)的商品流通，對(duì)人類(lèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、工作方式、思維方式以及生活方式都產(chǎn)生根本性影響，給整個(gè)社會(huì)帶來(lái)巨大經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)力的提高。同時(shí)，電子商務(wù)使得中小企業(yè)能夠直接參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

最后，進(jìn)行系統(tǒng)的企業(yè)信息化培訓(xùn)。企業(yè)全體員工在管理信息化的理念、文化和技術(shù)手段等方面的提高，有利于企業(yè)信息化建設(shè)有效推進(jìn)，有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和信息化戰(zhàn)略順利實(shí)施。

風(fēng)險(xiǎn)因素

根據(jù)我國(guó)中小企業(yè)的特點(diǎn)，企業(yè)信息化也存在一些風(fēng)險(xiǎn)因素。一是信息化總體規(guī)劃及決策失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。部分企業(yè)在信息化建設(shè)實(shí)施過(guò)程中缺乏整體、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，戰(zhàn)略能力不足，規(guī)劃不明確，這是最大的風(fēng)險(xiǎn)因素。

有時(shí)信息化規(guī)劃帶有強(qiáng)烈行政色彩，沒(méi)有充分調(diào)研和統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和信息化實(shí)施隨意，造成許多信息孤島，在此基礎(chǔ)上的修補(bǔ)或集成，大大增加開(kāi)發(fā)成本。管理體制、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更迭，也常使整個(gè)信息化工作陷入困境。

二是信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)。在信息化建設(shè)中，管理層重點(diǎn)關(guān)注投資用于基礎(chǔ)設(shè)施和采購(gòu)軟件、硬件產(chǎn)品等，較少關(guān)注信息化建設(shè)中來(lái)自企業(yè)員工的觀念與管理變化等方面的問(wèn)題。中小企業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)過(guò)于簡(jiǎn)單化、期望過(guò)高，是一項(xiàng)重要的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

三是IT人才缺乏引發(fā)企業(yè)信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)問(wèn)題，中小企業(yè)所提供的待遇很難招到或留住IT高級(jí)人才，將引發(fā)信息化項(xiàng)目的支持風(fēng)險(xiǎn)，影響信息化建設(shè)實(shí)施的進(jìn)程和效果。

四是管理層領(lǐng)導(dǎo)與組織能力不到位，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)不力。對(duì)信息化項(xiàng)目的高風(fēng)險(xiǎn)重視不足，項(xiàng)目管理體系不成熟，資金預(yù)算和管理能力差，常對(duì)信息化建設(shè)實(shí)施造成困境。

五是信息化建設(shè)中軟件開(kāi)發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。管理信息系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)，通常有企業(yè)自主成立開(kāi)發(fā)隊(duì)伍和簽約軟件開(kāi)發(fā)商兩種方式。軟件開(kāi)發(fā)實(shí)施能力差及軟件選型不當(dāng)是信息化軟件開(kāi)發(fā)中最大的風(fēng)險(xiǎn)因素。另外，軟件市場(chǎng)的惡性競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)費(fèi)錢(qián)費(fèi)時(shí)，不能實(shí)現(xiàn)信息化目標(biāo)。

防范措施

中小企業(yè)可從以下幾方面防范信息化建設(shè)中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。其一，充分重視管理信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，嚴(yán)格把關(guān)總體規(guī)劃方案，將許多隱患消除在論證和規(guī)劃階段。企業(yè)信息化應(yīng)以企業(yè)需求為導(dǎo)向，慎重考慮投入產(chǎn)出比，從企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、管理體制、人力資源和行業(yè)地位等方面，對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面自我診斷，找出本企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵需求，科學(xué)合理地制定信息化建設(shè)目標(biāo)，選擇合適的路線實(shí)施計(jì)劃。

其二，在信息化實(shí)施過(guò)程中，要對(duì)全體員工進(jìn)行信息化培訓(xùn)，培養(yǎng)企業(yè)的信息化人才，通過(guò)信息化培訓(xùn)提高全體員工對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，只有掌握先進(jìn)的信息化理念和知識(shí)，才能順利推進(jìn)中小企業(yè)信息化進(jìn)程、主動(dòng)適應(yīng)業(yè)務(wù)流程和管理手段的新變化。

企業(yè)信息化利用信息技術(shù)從軟件、硬件、業(yè)務(wù)流程和管理等多個(gè)方面對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理進(jìn)行變革，促進(jìn)企業(yè)管理的創(chuàng)新，在信息化推進(jìn)過(guò)程中會(huì)遇到管理觀念、利益集團(tuán)、企業(yè)文化等方面的沖擊和阻力，對(duì)習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方式的領(lǐng)導(dǎo)和員工會(huì)有強(qiáng)烈沖擊和反差。如果不主動(dòng)接受、適應(yīng)并調(diào)整，會(huì)出現(xiàn)管理混亂，效益低下，使企業(yè)信息化流于形式。中小企業(yè)要努力提高全體員工對(duì)企業(yè)信息化管理的認(rèn)識(shí)，逐漸適應(yīng)管理環(huán)境的新變化，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理水平上一個(gè)臺(tái)階。

其三，配合企業(yè)信息化建設(shè)，建立和完善健全的管理制度并有效執(zhí)行。企業(yè)管理制度的深刻變革和管理模式的改進(jìn)是企業(yè)信息化建設(shè)的目的，企業(yè)管理制度的建立、改進(jìn)、完善和實(shí)施是信息化管理模型設(shè)計(jì)、構(gòu)建和優(yōu)化的基礎(chǔ)，健全的管理制度才是企業(yè)信息化管理系統(tǒng)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保證。

其四，企業(yè)信息化強(qiáng)調(diào)人員、管理和技術(shù)之間的有機(jī)結(jié)合，中小企業(yè)管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人才資源是企業(yè)發(fā)展的最重要資源，敢于投入，引進(jìn)一定數(shù)量的信息技術(shù)骨干人才，建立強(qiáng)有力的信息化管理團(tuán)隊(duì)。

信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)而言，風(fēng)險(xiǎn)與收益并存，企業(yè)只有在實(shí)施過(guò)程中不斷學(xué)習(xí)和調(diào)整，發(fā)現(xiàn)其中隱含的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程、管理手段、軟件和硬件進(jìn)行優(yōu)化、改進(jìn)，健全管理制度，發(fā)揮系統(tǒng)整體效益，才能實(shí)現(xiàn)信息化目標(biāo)。