檔案管理創新理念之我見

付春雨

摘要：創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。大力創新檔案工作服務機制，就是要對傳統的服務機制進行改革，建立與社會經濟發展相適應的檔案服務新機制。進一步提高檔案工作為中心工作服務的水平，在改革創新中開創檔案工作新局面。

關鍵詞：檔案管理；創新；思考

一、從服務手段上來革新

建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進1步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第1時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

二、服務領域上的擴展

信息服務的化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等1切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單1需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

三、學校檔案服務創新的主要任務

面對高校檔案部門“生存”的現狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學校的“恩賜”，必須用改革發展的思路來解決前進中的困難。

（一）進一步強化檔案資源建設在檔案服務創新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監管工作，全面推進常規歸檔與即時歸檔的相結合，大力開展校史人物、校史資料和社會媒體對學校工作報道等方面的征集工作，為學校歷史站好崗，為學校今天服好務，為學校明天積累好精神財富。

（二）館藏檔案數字化是學校檔案服務創新的基礎建設。館藏檔案數字化的主要目的是方便利用和保護檔案。館藏檔案數字化已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創造條件，搶抓機遇，力爭支持，這是學校檔案服務創新一項重要的基礎性建設任務。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數字化工作。有的高校檔案部門正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學等檔案類的數字化工作。

總之更新理念，努力探索檔案服務創新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強室，才能實現逆境中崛起；只要有一支檔案服務創新團隊，學校檔案工作才能實現跨越式發展。因此，要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才。