淺析新形勢下直管公房的檔案管理

余渝

【摘要】改革開放以來，對直管會房這一國家資源，如何在社會發展日新月異的時代加強其檔案管理，發揮其應有的社會效益，筆者以重慶市巴南區直管公房管理現狀為切入點，就目前直管公房檔案管理工作的重要性及存在的主要問題等方面進行分析研究，提出新形勢下改進直管公房檔案管理工作的幾點初步思考。

【關鍵詞】直管公房 檔案 管理

重慶市巴南區直管公房分布四大片，14個管區，地屬管理涉及13個鎮街，總計管房面積181689.40m2（其中住宅面積153218.76m2、非住宅面積28470.64m2）。總計戶數3056戶（其中住宅2691戶、非住宅365戶）。直管公房的分布四大片分別為為李家沱片區面積為106532.89m2、戶數1847戶；魚洞片區面積為45532.26m2、戶數739戶；木洞片區面積為21422.76m2、戶數344戶；一品片區面積為8201.49m2、戶數126戶。在涉及到直管公房檔案管理工作中，檔案收存范圍包括房源基數檔案、住用檔案、合同檔案、財務檔案、業務檔案、歷史遺留問題檔案、法律檔案等內容。各類檔案不止是一個存檔資料，更是一個行動力的依據。檔案如此重要，管理直管公房檔案的工作在直管公房管理中具有舉足輕重的作用。

一、檔案在直管公房管理中的重要意義

（1）檔案是直管公房管理工作開展的決策依據。直管公房檔案是由直管公房管理工作在社會、公務、租賃等活動中形成的文件材料轉化而來的，是直管公房的記錄，反映了各項工作事務的完整情況，是處理業務和履行職能的手段，要做好直管公房管理、規劃決策、處理事務就必須查考和利用檔案。否則，將給直管公房管理工作帶來困難。

（2）檔案是推動直管公房管理模式轉變的歷史依據。檔案是記錄之前發展成果的最原始的資料，其真實可靠性是任何材料都不可替代的。在社會不斷加快改革發展步伐的今天，如何轉變直管公房管理模式，促進國有資產發揮社會效益，就必須對直管公房的歷史進行科學分析研究。而直管公房各類原始檔案一方面就能為科學研究提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面還能提供大量的基礎材料供間接參考。

二、當前直管公房檔案管理存在的主要問題

（1）對檔案管理的重視不夠。巴南區直管公房覆蓋范圍廣，涉及的街鎮和部門多、面積大，其檔案種類紛繁復雜，加上直管公房除了檔案管理等工作外還有處理歷時遺留問題、司法訴訟、危房搬遷、租賃關系清理等工作任務。檔案管理人員對檔案管理工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是收集資料、保管資料的事務性工作，不是直管公房管理的主要工作，也不能給單位創造社會和經濟效益，只要放入檔案室，不丟失，不泄密，能應付查檔即可，忽視直管公房檔案管理工作的重要意義。

（2）檔案管理人員專業素質不高。巴南區直管公房科應有編制人員20人，實際在編僅11人，2人外借，編外6人。且年齡結構老年化，50%在50歲以上。總體上學歷不高，其中本科僅1人，高中以下文憑居多。在從事公房檔案管理的工作人員中，大多未經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性及管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務了解不深入，檔案收集意識淡薄。

（3）遺留問題導致檔案管理難度加大。由于直管公房產權與管理權分離，在及時掌握產權信息更新情況方面存在難度，同時存在自身管理的資料不完整，甚至有房屋權屬登記不明的情況，加大了基數和檔案管理難度。加上租賃人群復雜，存在部分產權糾紛的歷史遺留問題，且問題復雜難于一時解決，不利于基數和檔案管理。

（4）檔案管理技術滯后。在直管公房檔案管理的手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱關于直管公房的各類檔案信息仍采用到檔案室人工查閱。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。檔案管理人員更是由于身兼數職不能及時有效地掌握好公房檔案管理工作中的新知識、新技術。

三、新形勢下改進直管公房檔案管理的對策及建議

（1）提高對檔案管理的認識，嚴格檔案管理工作程序。一是加大宣傳力度，強化領導干部的檔案管理意識，提高人員對直管公房檔案重要性的認識。二是加強對檔案的規范化管理，做到在直管公房檔案的收集、整理和保管等各個環節科學規范。三是加強收集工作，完善房屋權屬登記等各類檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。四是嚴格交接程序。對目前直管公房保管的檔案進行一次全面清理整改，做到檔案內容和目錄相符；對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔：安排專職人員按檔案移交相關文件要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收入的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對整理交接工作負責。

（2）健全檔案管理制度，規范直管公房檔案管理。一是建立的規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合直管公房管理特點和檔案管理實際。二是簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。三是堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和意志直接影響著制度的順利執行，而檔案管理人員是制度的主要約束對象和執行者。四是堅持制度執行的嚴肅性。對于直管公房檔案的管理，在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分維護制度的權威性。

（3）加快直管公房檔案信息化建設，提高工作效率。完成檔案的數字化工作是一件具有劃時代意義的工作。建議直管公房管理部門探索并建構檔案數字化管理新模式，建立直管房管理系統，借助直管公房管理軟件，實現基數、檔案、審批管理的系統化、規范化、信息化、網絡化，提高辦事效率，逐步推進檔案管理的規范化、標準化、信息化。在公房檔案保存方面，實行紙質檔案和電子檔案雙套并存，保證檔案資料的完整性、安全性。

（4）加強檔案管理人員隊伍建設。要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才。針對直管公房檔案管理隊伍年齡老化，素質普遍不高，專業性不強等問題，要加大管理型人才型、技術性型人才、復合型人才的培養力度。建議加快推進學習型、服務型隊伍建設，加強工作人員業務培訓力度和專職化建設進程，提高直管公房檔案管理人員的專業知識水平和工作效率，進一步提升公房檔案管理服務社會的水平和質量。

直管公房檔案管理工作要在新的歷史時期有新的進展和突破，就必須要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破傳統的思路和模式，形成一整套新的檔案管理思想、檔案管理觀念，才能在新形勢下適應公房檔案事業的發展，并為實現直管公房檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻，發揮其應有的社會效益。