新時期房地產開發企業檔案工作思考

宣莉

摘 要：本文根據本公司發展的歷程，以及各發展階段檔案工作的情況，分析了新時期房地產企業檔案工作特點及存在的問題，提出了新時期加強房地產企業檔案工作的對策及措施，以期與同行們有更多的探討，共同促進房地產企業檔案工作提高和發展。

關鍵詞：房地產；檔案工作；對策

1.房地產開發企業檔案特點

1.1涉及面廣內容豐富

開發建設一個項目從前期調研、立項、審批、設計、施工、竣工、營銷、銷售、物業管理等方面涉及多個領域和部門。有企業外部也有企業內部：企業外部有發改、土地、規劃、住建、市政公用事業等多個政府管理部門和銀行等金融投資企業；企業內部有各個部門和相應的下屬企業、合作單位等。從內容看，有記錄企業成長發展的企業管理、人事、財務、聲像等檔案；有企業主要業務檔案如：拆遷、投標、開發項目工程檔案；房地產權屬檔案、項目營銷檔案和物業管理檔案等。所以房地產開發企業形成的檔案具有涉及部門多、內容豐富的特點。

1.2形成時間跨度大

房地產開發企業檔案以工程項目檔案為主。一個項目的開發建設，從調研、立項、決策等前期工作到設計、施工、竣工、銷售及交付入住，至少要經過三至四年時間，分期開發的綜合項目時間需要更長。每個項目的檔案資料，在項目未竣工前都分散在各部門及參建單位。只有項目結束竣工驗收后，各部門及參建單位才會將材料預整理后交給企業綜合部門。所以檔案形成時間跨度大、周期長是房地產檔案的另一個特點。

1.3專業性強機密度高

從事經營活動部門形成的檔案主要包括征地拆遷、土地轉出讓、房產項目開發建設、房產營銷出售、出租、房地產抵押等內容。作為經營活動保障的法務部要產生大量談判、協調、籌劃等合同文本以及法律事務文件等，所以房地產開發企業檔案具有很強的專業性和機密性，這也是檔案不能及時收集歸檔，分散在經辦部門經辦人中手中的主要原因。

二、房地產開發企業檔案工作存在的問題

1.企業領導及管理層對檔案工作的關注度不高

目前房企的關注點多集中在項目開發、房屋銷售和土地儲備上，注重經濟效益、市場份額、消費者認可度等。一些部門管理人員對檔案工作了解不多，往往不夠支持和配合，存在檔案資料收集不齊全完整、歸檔不及時等問題。尤其是涉及到投資的前期調研、投資合同等是高度的商業秘密，往往一直由經辦人員保管，致使企業檔案管理不集中統一，檔案資料不完整，影響開發利用。

2.傳統的管理手段方法與企業自身快速發展不協調

早期的房地產開發企業業務單一，主要是建房賣房。前期工作主要與政府機關打交道，這一階段產生的主要是文書檔案，后期產生的是工程、拆遷、銷售等檔案。雖然門類多，數量龐大，但是對一個業務熟悉的檔案人員憑自身的工作經驗還是可以把控和勝任的。現在房地產進入了新常態，許多房開企業在轉型升級。如我公司除在城市開發樓盤外，還布局小鎮建設，開拓美國西雅圖等海外市場，積極對外多元投資，包括互聯網+、生物醫藥、新能源及工業4.0等，全面開啟了多元發展的新藍圖。對這些工作產生的檔案如何全方位地納入公司的檔案管理系統進行規范化、系統化的管理？目前還沒有很好的經驗可借鑒參考。

3.檔案的挖掘利用與企業品牌文化建設的需求不適應

房地產開發企業有它自身的發展規律，往往有三個階段：創業伊始、站穩腳跟；品牌醞釀、提升品質；做強做大、多元發展等階段。如我公司創建之初，開發產品立足于百姓安居樂業的基本需求，考慮最多的是建造接地氣的房子。第二階段，企業更注重標準化體系建設，提升品質，注重品牌形象的塑造。第三階段在加強主業，布局全國的同時，注重多元發展。當企業躍過了第一階段發展到第二第三階段，就需要不斷提高社會的認可度、行業的影響力、業主的美譽度。通過挖掘企業檔案中蘊藏的人文歷史，開發利用其中蘊含的文化價值，可以展示企業的發展脈絡，塑造社會信賴的房地產品牌。但是目前大部分房地產企業檔案人員只能是在日常的基礎工作上進行重復性的勞動，在檔案的開發利用展示企業文化方面作為甚少。

三、新時期加強房地產企業檔案工作的對策及措施

1.提高檔案意識，實現檔案工作與企業發展同步

以我公司為例，從1992開始的10年，是“走小步，不停步，年年有進步”。2001-2010年，公司發展是“走小步，不停步，抓住機會邁大步”。2010-至今，集團公司是“走穩步，不停步，抓住機會就跑步”。在做強做優主業的同時，開始商業代建，開拓新盈利模式，成立普特投資，駛向資本市場。集團未來的工作重點已經發生了變化，公司高層領導要求我們檔案管理模式和理念及時更新調整，以適應公司發展的節奏和需要。

2.理順管理體制，為企業檔案工作創造良好的條件

為了適應房地產開發企業發展的新常態需要，企業領導就必須站在企業發展的戰略高度，用長遠的目光，采用科學、有效的管理體制手段，依法開展企業檔案工作。要把檔案管理作為一項基礎性、常態化工作，納入到領導的議事日程，單位的工作日程。要對管理企業資產一樣對檔案實行集中統一管理，使之能適應企業經營發展的需要。增加檔案人員的配備，加大檔案管理的資金投入力度、改善檔案的保管條件，為檔案管理工作創造良好的保護環境，保證企業檔案工作持續、穩定、健康發展。

3.主動延伸服務，發揮檔案在品牌形象塑造中的作用

企業檔案與經營管理的最佳結合點，在于“利用”檔案。因此要做好檔案利用服務工作。一要完善基礎管理，用一流的管理提供優質服務；二要變被動服務為主動服務，做到企業各項工作開展到哪里，檔案工作延伸到哪里。日前，我公司在對產品標準化的嘗試和實踐中，檔案工作充當了一個重要的使者：在新盤“濱江信達壹品”中開啟一項新工作，為每套房子設立個性檔案，從設計、施工、內部裝修到交付，每個環節都拍照記錄在冊。這既是檔案工作，也是營銷工作或者公司品牌建設工作。從公司產品質量管理方面來看它是標準化體系建設的內容，有了這些檔案，以后的樓盤開發便可以復制；從公司美譽度建設方面看是對業主口碑和滿意度的堅決維護。因此檔案工作為公司品牌形象塑造起到了積極主動服務的作用。

參考文獻

[1]畢建潔.房地產檔案管理存在的問題及對策[J].山東檔案，2013-08-15

[2]劉曉秋.淺談當前房地產檔案管理的現狀及相關對策[J].科技信息.2011-7-15

（作者單位：杭州濱江房產集團股份有限公司）