信息時(shí)代下船舶運(yùn)輸行業(yè)的檔案電子化管理研究

李憲

摘要：文章先簡(jiǎn)要描述了電子化檔案的概念，基于對(duì)概念的了解后，闡明信息時(shí)代將檔案進(jìn)行電子化管理（船舶運(yùn)輸行業(yè)）的作用，又分析了現(xiàn)如今將船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案電子化管理會(huì)存在的問(wèn)題以及如何應(yīng)對(duì)存在的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案；電子化管理

引言

無(wú)論是我國(guó)還是全球其他發(fā)達(dá)國(guó)家，隨著其社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，在經(jīng)濟(jì)水平逐漸提高的同時(shí)，信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，使傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)被信息時(shí)代新興方法所取代。在信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也越來(lái)越齊全，我國(guó)檔案電子化管理也取得了卓越成就。可以存儲(chǔ)檔案的網(wǎng)站越來(lái)越多，使傳統(tǒng)的手工管理逐漸走向電子信息化管理模式。就現(xiàn)如今的技術(shù)水平來(lái)講，檔案室信息服務(wù)功能也逐漸被人民群眾認(rèn)可。所以，在這個(gè)信息時(shí)代我們一定要高度重視對(duì)檔案電子化管理的探索與研究。

一、信息時(shí)代電子化檔案管理概述

所謂電子化檔案管理，實(shí)際上就是將紙質(zhì)檔案、信息，用計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行收集、選擇，或者是進(jìn)行加工，使這些檔案可以被更多人進(jìn)行多次查找使用的過(guò)程。船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案電子化管理并不像表面看起來(lái)那樣簡(jiǎn)單，需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和知識(shí)要求，多個(gè)環(huán)節(jié)、多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)配合。在社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入到千家萬(wàn)戶(hù)，無(wú)紙化、信息化辦公已經(jīng)是常態(tài)。在對(duì)船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案的建立、使用與管理方面，也朝著電子信息化前進(jìn)，并且也有了一定的成果。由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件變成了現(xiàn)在的電子文件，原來(lái)需要查找一份文件，需要大量的時(shí)間和精力，現(xiàn)在利用計(jì)算機(jī)，可以直接合理進(jìn)行下載、復(fù)制，打印等。船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案信息的電子化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。

二、檔案電子化管理作用

船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案信息電子化管理的作用可以歸納為三點(diǎn)，第一，最大限度的利用計(jì)算機(jī)，使其充分發(fā)揮重要作用。計(jì)算機(jī)對(duì)大家來(lái)講并不陌生，但是現(xiàn)在大多數(shù)檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的使用，僅停留在表面，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的打字、記錄儲(chǔ)存文件，利用效率低，造成很多不必要的浪費(fèi)，使支出成本變大，計(jì)算機(jī)也沒(méi)有很好的被利用。第二，使船舶運(yùn)輸行業(yè)文獻(xiàn)信息再次被使用時(shí)，加工其內(nèi)容的時(shí)間變短，提高工作效率。最原始的手工管理模式是：選題--選材--加工--出版。這樣的工作方式耗費(fèi)時(shí)間比較多，需要大量的人力物力，信息容易失效。但是船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化管理后，作者直接利用計(jì)算機(jī)就可以機(jī)讀相關(guān)文獻(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)功能直接修改和加工，便形成可再次出版的文獻(xiàn)。第三，一次投入，反復(fù)使用。手工超級(jí)的出版信息需要較多的經(jīng)費(fèi)，利用檔案電子化管理的方式，可以投入一次，以后多次利用。

三、檔案電子化管理存在的問(wèn)題

（一）重開(kāi)發(fā)輕利用

一些船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案館比較重視資源數(shù)量，沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何調(diào)研就進(jìn)行數(shù)字化開(kāi)發(fā)。一方面使有限的人力物力被分散，造成了不必要的成本浪費(fèi)。另一方面過(guò)多的船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案數(shù)據(jù)，使計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的壓力變大，增加了計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的承受負(fù)擔(dān)。除此之外，有些檔案館對(duì)系統(tǒng)的選擇標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格，對(duì)檔案信息的整合與管理存在一定程度的影響，也在某些方面降低了檔案的利用率。

（二）資金投入有限

要想實(shí)現(xiàn)船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案電子化管理，就需要完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，還需要具備一定條件的通信網(wǎng)絡(luò)配置，儲(chǔ)存配置一定要具備安全性高，穩(wěn)定性強(qiáng)的特點(diǎn)。在這些前提下，才能達(dá)到檔案的安全性，以達(dá)到信息共享、快速存儲(chǔ)轉(zhuǎn)移的目的。比如要購(gòu)買(mǎi)高配置的服務(wù)器、高速掃描儀、縮微影像等數(shù)字化設(shè)備。這些資產(chǎn)的價(jià)格比較貴，需要投入大量的資金，然而船舶運(yùn)輸單位檔案信息化建設(shè)資金有限，很難滿(mǎn)足這些要求。

（三）推廣軟件種類(lèi)繁多

種類(lèi)繁多的檔案管理軟件沒(méi)有辦法進(jìn)行統(tǒng)一管理和人員的培訓(xùn)，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，也很難達(dá)到信息共享的目的。現(xiàn)在我們所熟知的檔案管理軟件大多數(shù)都是單機(jī)版，雖然價(jià)格比較便宜，也能滿(mǎn)足現(xiàn)在檔案室的需求，但是，卻滿(mǎn)足不了未來(lái)的發(fā)展需求，這樣單機(jī)版的軟件一定會(huì)在未來(lái)某一天被淘汰，因?yàn)楝F(xiàn)在的技術(shù)就已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越它。特別是早期的管理軟件，會(huì)缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口和網(wǎng)絡(luò)拓展功能。

（四）檔案電子信息化管理者素質(zhì)偏低

船舶運(yùn)輸行業(yè) 檔案管理者雖然經(jīng)歷過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，掌握了一定的電子化管理知識(shí)，但是管理者還是缺乏專(zhuān)業(yè)且系統(tǒng)的訓(xùn)練，在技能方面特別欠缺，更嚴(yán)重的甚至不會(huì)使用電腦操作進(jìn)行操作。這個(gè)問(wèn)題嚴(yán)重影響且滯后了信息時(shí)代檔案電子化管理的進(jìn)步。

四、信息時(shí)代檔案電子化管理應(yīng)對(duì)措施

（一）提高信息化建設(shè)意識(shí)

建設(shè)信息化的檔案管理室需要投入大量的資金，相關(guān)部門(mén)及政府工作人員沒(méi)有相應(yīng)的意識(shí)，對(duì)檔案信息化建設(shè)不理解，認(rèn)為建設(shè)是沒(méi)有必要的。所以，一定要增大宣傳力度，使船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案電子化管理深入人心，從而提高公眾對(duì)信息化檔案電子管理的認(rèn)識(shí)。在思想上和大家起到共鳴，從而船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案信息化建設(shè)才能夠被支持。

（二）加大資金投入

有了資金投入，才會(huì)完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，才能夠滿(mǎn)足信息時(shí)代檔案電子化管理的需求。首先，船舶行業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該做好充足的預(yù)算，政府也應(yīng)該對(duì)此進(jìn)行資金投入，表示支持。其次，還可以動(dòng)用社會(huì)力量，動(dòng)員群眾。在網(wǎng)絡(luò)方面，可以和大企業(yè)進(jìn)行合作，利用自己的便利條件，和企業(yè)做等價(jià)兌換，或者是再補(bǔ)充一定的資金。總之，要利用一切可以利用的資源，使資金更加充足。

（三）推廣規(guī)范化管理軟件

要選擇一款適用性好且穩(wěn)定性強(qiáng)的軟件，在隨著技術(shù)進(jìn)步的同時(shí)，軟件也要不斷的更新。不需要考慮軟件的品牌，要注重性能以及設(shè)計(jì)的規(guī)范化，在隨著網(wǎng)絡(luò)不斷改善的同時(shí)，軟件也要跟得上網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，還要具備OA系統(tǒng)與單機(jī)版之間銜接的接口。為了使以后檔案管理更加信息化，一定要加大力度推廣網(wǎng)絡(luò)版管理軟件。

（四）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)信息化難度加大，對(duì)于檔案管理者的要求也越來(lái)越嚴(yán)格，需要素質(zhì)高且專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)的管理人員。要做到可以根據(jù)需求者的要求，快速提供準(zhǔn)確的檔案信息。所以一定要加大對(duì)檔案人才隊(duì)伍的培訓(xùn)力度，多學(xué)習(xí)、多接觸計(jì)算機(jī)，從而使船舶運(yùn)輸行業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力得到有效提高。也能在一定程度上加快檔案管理信息化的轉(zhuǎn)型。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代將檔案信息進(jìn)行電子化管理，可能成為未來(lái)的檔案管理的新趨勢(shì)。我們一定要緊跟時(shí)代的步伐，對(duì)于可能存在的問(wèn)題，一定要避免或者及時(shí)解決。加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)與利用，從自我做起，大家一起提高檔案信息電子化管理水平。

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