信息時代下船舶運輸行業的檔案電子化管理研究

李憲

摘要：文章先簡要描述了電子化檔案的概念，基于對概念的了解后，闡明信息時代將檔案進行電子化管理（船舶運輸行業）的作用，又分析了現如今將船舶運輸行業檔案電子化管理會存在的問題以及如何應對存在的問題。

關鍵詞：信息時代；檔案；電子化管理

引言

無論是我國還是全球其他發達國家，隨著其社會的發展與進步，在經濟水平逐漸提高的同時，信息時代已經到來，使傳統的檔案管理辦法已經被信息時代新興方法所取代。在信息技術不斷發展進步的同時，檔案管理的基礎設施也越來越齊全，我國檔案電子化管理也取得了卓越成就。可以存儲檔案的網站越來越多，使傳統的手工管理逐漸走向電子信息化管理模式。就現如今的技術水平來講，檔案室信息服務功能也逐漸被人民群眾認可。所以，在這個信息時代我們一定要高度重視對檔案電子化管理的探索與研究。

一、信息時代電子化檔案管理概述

所謂電子化檔案管理，實際上就是將紙質檔案、信息，用計算機對其進行收集、選擇，或者是進行加工，使這些檔案可以被更多人進行多次查找使用的過程。船舶運輸行業檔案電子化管理并不像表面看起來那樣簡單，需要專業的技術和知識要求，多個環節、多個部門協調配合。在社會的發展與進步中，計算機已經進入到千家萬戶，無紙化、信息化辦公已經是常態。在對船舶運輸行業檔案的建立、使用與管理方面，也朝著電子信息化前進，并且也有了一定的成果。由傳統的紙質文件變成了現在的電子文件，原來需要查找一份文件，需要大量的時間和精力，現在利用計算機，可以直接合理進行下載、復制，打印等。船舶運輸行業檔案信息的電子化管理已經成為一種必然趨勢。

二、檔案電子化管理作用

船舶運輸行業檔案信息電子化管理的作用可以歸納為三點，第一，最大限度的利用計算機，使其充分發揮重要作用。計算機對大家來講并不陌生，但是現在大多數檔案室對計算機的使用，僅停留在表面，用計算機進行簡單的打字、記錄儲存文件，利用效率低，造成很多不必要的浪費，使支出成本變大，計算機也沒有很好的被利用。第二，使船舶運輸行業文獻信息再次被使用時，加工其內容的時間變短，提高工作效率。最原始的手工管理模式是：選題--選材--加工--出版。這樣的工作方式耗費時間比較多，需要大量的人力物力，信息容易失效。但是船舶運輸行業檔案信息實現電子化管理后，作者直接利用計算機就可以機讀相關文獻，利用計算機功能直接修改和加工，便形成可再次出版的文獻。第三，一次投入，反復使用。手工超級的出版信息需要較多的經費，利用檔案電子化管理的方式，可以投入一次，以后多次利用。

三、檔案電子化管理存在的問題

（一）重開發輕利用

一些船舶運輸行業檔案館比較重視資源數量，沒有經過任何調研就進行數字化開發。一方面使有限的人力物力被分散，造成了不必要的成本浪費。另一方面過多的船舶運輸行業檔案數據，使計算機儲存的壓力變大，增加了計算機等基礎設施的承受負擔。除此之外，有些檔案館對系統的選擇標準不嚴格，對檔案信息的整合與管理存在一定程度的影響，也在某些方面降低了檔案的利用率。

（二）資金投入有限

要想實現船舶運輸行業檔案電子化管理，就需要完善檔案室的基礎設施，還需要具備一定條件的通信網絡配置，儲存配置一定要具備安全性高，穩定性強的特點。在這些前提下，才能達到檔案的安全性，以達到信息共享、快速存儲轉移的目的。比如要購買高配置的服務器、高速掃描儀、縮微影像等數字化設備。這些資產的價格比較貴，需要投入大量的資金，然而船舶運輸單位檔案信息化建設資金有限，很難滿足這些要求。

（三）推廣軟件種類繁多

種類繁多的檔案管理軟件沒有辦法進行統一管理和人員的培訓，嚴重影響了檔案信息資源的開發與利用，也很難達到信息共享的目的。現在我們所熟知的檔案管理軟件大多數都是單機版，雖然價格比較便宜，也能滿足現在檔案室的需求，但是，卻滿足不了未來的發展需求，這樣單機版的軟件一定會在未來某一天被淘汰，因為現在的技術就已經遠遠超越它。特別是早期的管理軟件，會缺少相應的網絡接口和網絡拓展功能。

（四）檔案電子信息化管理者素質偏低

船舶運輸行業 檔案管理者雖然經歷過系統的培訓，掌握了一定的電子化管理知識，但是管理者還是缺乏專業且系統的訓練，在技能方面特別欠缺，更嚴重的甚至不會使用電腦操作進行操作。這個問題嚴重影響且滯后了信息時代檔案電子化管理的進步。

四、信息時代檔案電子化管理應對措施

（一）提高信息化建設意識

建設信息化的檔案管理室需要投入大量的資金，相關部門及政府工作人員沒有相應的意識，對檔案信息化建設不理解，認為建設是沒有必要的。所以，一定要增大宣傳力度，使船舶運輸行業檔案電子化管理深入人心，從而提高公眾對信息化檔案電子管理的認識。在思想上和大家起到共鳴，從而船舶運輸行業檔案信息化建設才能夠被支持。

（二）加大資金投入

有了資金投入，才會完善檔案室的基礎設施，才能夠滿足信息時代檔案電子化管理的需求。首先，船舶行業的財務部門應該做好充足的預算，政府也應該對此進行資金投入，表示支持。其次，還可以動用社會力量，動員群眾。在網絡方面，可以和大企業進行合作，利用自己的便利條件，和企業做等價兌換，或者是再補充一定的資金。總之，要利用一切可以利用的資源，使資金更加充足。

（三）推廣規范化管理軟件

要選擇一款適用性好且穩定性強的軟件，在隨著技術進步的同時，軟件也要不斷的更新。不需要考慮軟件的品牌，要注重性能以及設計的規范化，在隨著網絡不斷改善的同時，軟件也要跟得上網絡的發展，還要具備OA系統與單機版之間銜接的接口。為了使以后檔案管理更加信息化，一定要加大力度推廣網絡版管理軟件。

（四）加強檔案人才隊伍建設

隨著計算機信息化難度加大，對于檔案管理者的要求也越來越嚴格，需要素質高且專業技能強的管理人員。要做到可以根據需求者的要求，快速提供準確的檔案信息。所以一定要加大對檔案人才隊伍的培訓力度，多學習、多接觸計算機，從而使船舶運輸行業檔案管理人員的專業能力得到有效提高。也能在一定程度上加快檔案管理信息化的轉型。

結語

綜上所述，在信息化時代將檔案信息進行電子化管理，可能成為未來的檔案管理的新趨勢。我們一定要緊跟時代的步伐，對于可能存在的問題，一定要避免或者及時解決。加強新技術的學習與利用，從自我做起，大家一起提高檔案信息電子化管理水平。

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