高職院校內(nèi)部控制對采購環(huán)節(jié)的影響

端朝暉 馬俊青

【摘要】在國家大力提倡職業(yè)教育的背景下，高職院校的財政撥款標準不斷提升，采購以成為重要的管理環(huán)節(jié)，它既反應高校預算工作的水平，又關系到財務工作的效率與效果，因此本文從內(nèi)部控制的方法入手，通過加強預算編制、優(yōu)化管理流程、強化績效評價，進而推進整個采購工作有序進行，加快財政支付進度。

【關鍵詞】預算 采購 評價

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）11-0271-02

在國家大力發(fā)展職業(yè)教育，培養(yǎng)高質量技術人才的環(huán)境下，高職院校在高等院校中的作用日益凸顯，隨之而來的是投入資金的不斷傾斜、生均撥款標準的提升，進而帶來高職院校資產(chǎn)規(guī)模的不斷擴大。在此影響因素下，從內(nèi)控的角度來規(guī)范采購管理是切實可行的。

采購流程不僅是后勤部門一個部門的事情，它上涉及到學院預算的精確性，下與財務部門支付進度緊密聯(lián)系。

因此本文從預算管理入手，分析采購流程，通過評績效價進行反饋，進而達到加快財政支付進度的目的。

一、加強全面預算管理

精準預算已成為現(xiàn)階段的明確要求，預算做的是否到位直接影響到采購質量與支付進度。預算編制缺乏長期規(guī)劃，沒有經(jīng)過詳細論證申報項目，沒有計劃的大規(guī)模采購，已經(jīng)成為一個日益凸顯的問題。因此造成的對本年度資金使用缺乏應有的調度，大規(guī)模突擊采購，給整個財務工作造成了混亂與被動。

究其原因第一，是由于預算編制缺乏長遠規(guī)劃并且沒有做到及時細化，換而言之也就是整個項目細化不到位，資金到位后難以有效落實。二則是因為資金集中到位，給使用方增加了負擔。三則由于溝通不暢，內(nèi)部缺乏有效率的溝通落實，進而使整個資金支付進度受到延誤。因此應以預算為源頭，梳理采購流程，加快支付進度，保證高質量的采購的同時加快支付進度。

因此對于管理層來說，轉變思想，加強全面預算管理，尤其重點監(jiān)控項目的預算編制與實施。涉及跨年度支付的應進行充分論證與合理考察，在簽訂合同時應進行細化，明確支付進度到月。財務部門可以依據(jù)合同的付款進度及時支付款項，避免在截止日期前突擊報銷，年底使用質保金調節(jié)收入與支出。

二、對業(yè)務流程的梳理

對于職能處室層面它更關注于業(yè)務流程的操作層面，分析采購業(yè)務組合、業(yè)務重點，統(tǒng)一規(guī)范部門內(nèi)部業(yè)務流程，建立合理的部門之間的業(yè)務溝通流程。采購部門應與財務部門在職責上相互分離，相互制約，既不能采購部門全權代理，又不能財務部門大包大攬。

明確權限可以減少采購上的混亂指示和過度采購，采購與付款是一個非常重要的環(huán)節(jié)，往往是最薄弱的一環(huán)，一是最容易滋生暗箱操作，以權謀私，弄虛作假.二是容易造成財務腐敗。所以，謹防回扣中的賣方欺詐，非法爭取業(yè)務，非法提高利潤率，過期報廢的設備以現(xiàn)金形式儲存起來。

采購任務并非一個事件或一種環(huán)境，而是貫穿于整個活動的一個流程，應用目標主要集中于又要保證采購過程的經(jīng)濟效率，又要保證財務上的合法合規(guī)。因此，要做對高校整個采購環(huán)節(jié)進行風險評估，關注權限與職責的分配，充分發(fā)揮能動性與權力限制。通過體制牽制與會計牽制之間的相互配合，不僅依靠分工的牽制，依賴于崗位的設置，又要依賴于會計人員的專業(yè)判斷。高校采購應朝著內(nèi)部控制牽制階段、內(nèi)部控制階段、管理控制與會計控制、內(nèi)部控制結構階段、體化結構階段的進行不斷發(fā)展。

采購部門應依據(jù)使用部門提出的采購申請，發(fā)出貨源和發(fā)出購貨訂單，這樣可以增強管理控制力度，并能夠有批量采購的規(guī)模經(jīng)濟效益。后勤采購人員，審批人員必須深刻理解高校預算及項目規(guī)劃，做到縱向清晰，即明白本年度高校涉及幾個項目，每個項目包含哪些采購內(nèi)容，同時又要求采購人員能夠橫向貫通，即把不同項目之間相同或相似采購內(nèi)容橫向匯總，統(tǒng)一招標，實現(xiàn)經(jīng)濟性與效率性相相統(tǒng)一。

財務預算人員應及時梳理并復核后勤部門提交的采購清單，明確項目歸屬，分別進行登記。，財務記賬人員做到縱向分清所采購內(nèi)容屬于哪個項目，橫向能夠把同一單位的不同款項進行匯總合并，對于相同單位的業(yè)務應進行匯總統(tǒng)計，清晰登記。出納應審核每筆合同所附支付進行，依據(jù)項目，按進度，分單位及時進行付款。

付款活動貫穿于整個采購活動，從招標后預付款或保證金，到按時支付，最后辦理入庫、驗收后的尾款，最后的折扣與折讓以及壞賬問題等。部門經(jīng)辦人根據(jù)付款，借支或費用的報銷需要，分別填制轉賬支票、現(xiàn)金借款單，借款單附上合同，協(xié)議或其他付款依據(jù)。并附上工程進度跟蹤表，分期付款跟蹤表，按程序報批。預算與審批相結合。最終審批權為院長。預算內(nèi)的一般日常性支出，財務人員審核，再由副院長，院長審批。資金的劃撥，非費用類開支，貸款支出，財務處長審核，副院長，院長審批。預算外支出，特別項目開支和特大型開支由黨委會審批通過。

財務人員即要求工作的效率與效果，同時又要保證工作落實的可靠性，他們之間不僅要有有明確的分工，又要有相互配合，保證采購任務的效率與效果。

三、績效評價

對于整個采購工作應從效率與效果兩方面進行分析，考核與評價采購及支付進度，明確相關責任，關注采購水平與質量，依靠控制對采購定期進行評價，揭示采購及付款過程中的缺陷并不斷改進完善。杜絕費用任意遞延、隱瞞事項，減少控制工作僅限于財務領域以及財務數(shù)據(jù)真實性和合法性的查錯防弊上，較少涉及其他領域，因此而造成控制的工作范圍過于狹窄。所以本文認為應營造良好的控制環(huán)境，明確責任的分派和權力的授予出發(fā)，優(yōu)化采購及付款流程，建立科學的采購指標評價體系，明確各自工作內(nèi)容與責任，使財政支付進度落實到位。

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