近十年房地產檔案信息化管理研究綜述

文/李臻

房地產檔案作為專業檔案的一種，在檔案管理利用領域發揮著越來越重要的作用，尤其是近年來城鎮化進程不斷加速，房地產交易頻繁，房地產檔案與日俱增。像上海這樣的一線城市，對管理房地產檔案提出了更高的要求。

一、近十年國內房地產檔案信息化管理相關文獻統計數據分析

筆者在CNKI數據庫中，以“主題”為檢索項，以“房地產檔案”并含“信息化”為檢索詞，從2007年到2017年逐年檢索，共得到文獻記錄144條。經過認真篩選，剔除重復文獻、不相關文獻后，得到相關文獻記錄77篇，其中碩士論文1篇、學術期刊64篇、報紙5篇、會議論文7篇。根據發表年度和發表刊物類別制作形成表1和表2。

表1 近十年房地產檔案信息化管理研究論文年度分布表

從表1可以看出，學術界對房地產檔案管理學信息化的研究在2010年到2015年間達到高峰，這與信息化技術越來越廣泛應用于民生領域和房地產交易日益頻繁息息相關。學術界的研究對房地產檔案信息化管理的應用有很大的推動作用，尤其是很多論文都是由房地產部門從事具體工作的人員撰寫，有很強的針對性和指導性。

表2 近十年房地產檔案信息化管理研究論文發表期刊類別分布表

從表2可以看出，學術界對房地產檔案管理信息化的相關研究論文主要發表在檔案類和商業類的期刊上，檔案類的文章多數在《城建檔案》上發表。

通過對發文作者的分析，發現多數作者在房地產管理部門工作，也有部分作者來自于檔案館，他們是從事具體工作的一線人員，對房地產檔案信息化管理更有發言權。筆者也是房地產部門檔案管理工作人員，在日常工作中接觸到大量的房地產檔案，深刻體會到信息化管理的重要性和必要性，也對于其中存在的問題深有感觸。本文綜合學術界的研究和自身的實踐，希望能夠對房地產檔案信息化管理建言獻策，從而更好地服務民生。

二、房地產檔案信息化管理的概念

對于房地產檔案信息化管理的概念，學者們的理解基本一致，但在工作側重點和行政主管部門管理上有所分歧。目前，這些觀點大致分為兩種，第一種是將數字化加工技術作為房地產檔案信息化管理的重心。如孫嘉翊(2015)認為房地產檔案信息化管理是先將房地產檔案進行數字化加工，隨后借助計算機進行存儲、整合和利用。王瓏靜(2015)認為房地產檔案信息化管理是通過多種現代技術將房地產檔案轉化為數字化格式的電子資源，從而通過建立信息管理系統對其進行存儲和管理。第二種則認為房地產檔案信息化管理是以計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術等為手段，對房地產檔案管理全過程進行現代化管理。在具體主管部門方面，學術界同樣也有兩種不同的觀點，一是認為檔案行政管理部門為主管單位，另一種則認為國家房地產行政管理部門為主管單位。如胡琴(2014)認為房地產檔案信息化管理是將房地產檔案作為管理對象，以檔案學理論為指導，在國家檔案行政管理部門的要求下，利用計算機、網絡和信息技術開展檔案收集、整理、鑒定、保管 檢索、統計、編研和利用。紀明鴻(2013)則認為房地產檔案信息化是在國家房地產行政管理部門的統一規劃下，應用信息技術對房地產檔案進行管理的行為。由此可見，房地產檔案信息化管理工作涉及檔案行政管理部門和房地產行政管理部門，必須在兩者的共同協調下，以檔案管理基本規范為基礎，以房地產專業檔案管理方法為基準，綜合利用各類信息技術對房地產檔案進行收、管、存、用的全過程管理。

三、進行房地產檔案信息化管理的必要性

對房地產檔案進行信息化管理是時代發展的必然產物。對于房地產檔案信息化管理的必要性，學者們進行了廣泛的研究。賀敏(2012)認為：第一，房地產檔案信息化必須滿足檔案保存特殊要求的需要；第二，房地產檔案管理的動態化以及高頻率的利用需求決定了其必須進行信息化管理；第三，房地產檔案信息化是提高工作效率的必然要求。郝永琴認為信息技術是房地產檔案信息化的核心，建立房地產檔案信息系統有利于開發、利用檔案信息資源，推進房地產管理事業的可持續發展。孫嘉翊(2015)認為：第一，計算機技術的便捷性、網絡化、智能化和較大的存儲容量等優勢都能在房地產檔案管理中顯現；第二，有利于提升房地產檔案資源的利用效率；第三，提高了房地產檔案服務水平；第四，有利于降低管理成本。紀明鴻(2013)認為對房地產檔案進行信息化管理是行業發展的需要，是社會進步的需要，是房地產檔案保護的需要。

綜上所述，對房地產檔案進行信息化管理的必要性在于：一是能夠滿足房地產檔案保護的需要；二是有利于開發房地產檔案信息資源，提升檔案利用率；三是信息技術的便捷化、智能化有利于提高工作效率，提升房地產檔案服務水平；四是有利于降低人力、物力等管理成本；五是通過房地產檔案信息化管理，能夠有力推進房地產管理部門乃至整個社會的信息化發展進程。

四、房地產檔案信息化管理中存在的問題

雖然房地產檔案信息化管理具備各種優勢，但是在實踐中仍然存在不少問題。周文奇、彭健(2016)以寧波市為例，指出目前房地產檔案分散保管在國土、住建、農業等多個部門，且各部門的檔案信息化標準不一，檔案查閱不便。同時，房地產檔案數據與業務系統關聯度較低，無法滿足業務辦理過程中對于及時調取檔案信息的需求。佘協輝(2008)認為房地產檔案信息化主要有四方面的問題：一是房地產檔案信息化標準落后；二是有大量矛盾制約著房地產檔案信息化的發展，主要是信息安全與資源共享的矛盾、檔案信息保密與信息公開的矛盾；三是房地產檔案信息化管理水平不高；四是房地產檔案信息化建設缺乏資金支持。王瓏靜(2015)指出，房地產檔案信息化存在的問題主要有管理人員對其重視程度不夠、管理理念不先進、人員素質偏低、技術手段落后、手工檢索仍然占據較大比例，造成檢索效率低下等問題。于明明(2016)總結了房地產檔案信息化管理中存在的缺點，主要是忽視房地產檔案的安全管理與保護、檔案信息化管理制度不完善、硬件不符合條件、管理人員素質較低。王煥新(2013)根據近年來頻發的客戶信息泄露事件認為，房地產檔案信息化過程中存在投資風險、知識產權風險、技術風險和人才風險。

由此可見，阻礙房地產檔案信息化建設進一步發展的問題主要在于五個方面：第一，缺乏統一的房地產檔案信息化標準；第二，房地產檔案信息化程度低，硬件與軟件水平都較為落后；第三，房地產檔案信息安全難以得到有效保障；第四，管理人員重視程度低，理念落后，綜合素質達不到信息化管理水平；第五，缺乏充足的財政支持。

五、加強房地產檔案信息化管理的措施

針對房地產檔案信息化管理中存在的問題，學者們也提出了相應的改進措施。徐瑞明(2011)認為：第一，要提高對房地產檔案信息化管理的認識；第二，在推進過程中要堅持以下原則，一是統籌規劃、突出重點，二是以需求為導向、以應用促發展，三是防管結合、保障安全，四是整合資源、創新機制；第三，要建設房地產檔案數據庫；第四，要提升房地產檔案管理者的綜合素質。佘協輝(2008)提出，一要加強房地產檔案標準化、現代化建設，二要建設內容全面、功能強大的數據庫系統，三要建立房地產檔案信息共享機制，四要大力創新房地產檔案信息化技術，五要加大對房地產檔案信息化建設的投入力度。郝永琴(2013)不僅提出要提升對檔案信息化管理的認識，加強人員培訓，還具體地指出了要完善檔案收集、檢索系統，建立功能強大的房地產檔案數據分析系統。梁珊君(2011)獨辟蹊徑，在闡述了房地產檔案信息化管理應遵循的方便性、系統性、規范性、安全性原則后，分別針對這幾項原則提出了房地產檔案信息化管理的對策建議，主要包括：及時將房地產檔案進行數字化加工并錄入信息系統，以便利用；完善制度，整合系統，實現房地產檔案管理與房地產登記管理的統一；建立房地產電子檔案數據庫，進行網絡化管理，并制定統一規范的針對不同人群的檔案利用規定，確保檔案信息不泄密；加強計算機軟硬件維護，確保房地產檔案信息管理系統安全性。宋敬榮(2013)指出，房地產檔案信息化管理一方面需要與時俱進、轉變觀念，另一方面還要加強配套建設，做好安全管理，主要包括建立房地產市場與權屬登記管理系統、房地產地理信息系統、商品房網上登記備案信息系統，從而有效加強房地產檔案信息的安全管理，對電子文件進行加密管理，增設防擴散功能，明確利用人員權限，同時還強調了提升檔案管理人員素質的重要性。于明明總結了以上學者的觀點，還提出要加強紙質件的管理，注重硬件設備的建設，在對人員素質的要求上，提出不僅要提升其專業技能，還要建立一支年齡、性別、知識結構合理的工作隊伍。

綜合上述學者的研究可以發現，改進房地產檔案信息化工作主要從以下四個方面入手：第一，提升對房地產檔案信息化建設的認識，轉變思維，創新思路，加強安全管理；第二，建立健全房地產檔案信息化管理的標準化體系，實現實體與信息管理的統一規范化；第三，整合資源，建立覆蓋面廣、功能多樣的房地產檔案信息化系統；第四，全面提升房地產檔案管理人員的綜合素質，建立一支業務精良的隊伍。

六、結語

綜上所述，通過對房地產檔案信息化管理的概念、必要性、存在問題和解決措施進行分析研究，可以發現，房地產檔案信息化管理勢在必行，它有利于房地產檔案的保護開發與利用，可以充分發揮檔案資源的優勢。但其管理過程中存在的問題也不容忽視，需要從頂層設計入手，統籌規劃，盡早建立健全房地產檔案信息化管理標準體系。同時，要加強對一線業務人員的指導和培訓，力爭更好地為群眾服務。