企業電子檔案管理存在的問題及對策剖析

林鳳美

摘要：隨著信息技術的不斷進步，對傳統的企業檔案管理是一次巨大的沖擊，必將促使企業檔案管理從形式到內容上進行一次徹底的革命，企業電子檔案就是這次變革的產物。本文主要分析了企業電子檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出相應的管理對策，以供參考。

關鍵詞：企業；電子檔案管理；問題；對策

前言

企業檔案部門要更好地迎接新技術革命的挑戰，就必須從現在開始盡快認清形勢，順應時代發展的潮流，采取得力措施，盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，加強對企業電子檔案的管理，以適應企業檔案管理工作發展的要求。在這種形勢下，企業電子檔案如何管理也就成了企業檔案部門面臨的新任務、新課題。

一、企業電子檔案管理存在的問題

（一）對企業電子檔案管理重視不夠。

少數企業領導錯誤地認為企業電子檔案管理就是收收管管的事務性工作，和企業安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題，對企業電子檔案管理沒有足夠的認識，對電子檔案管理存在不少誤解，有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領導的不重視和部分企業的檔案管理人員自身就對電子檔案管理不夠重視，導致企業電子檔案會出現歸檔不及時、遺漏等現象的發生。

（二）企業電子檔案管理規章制度不健全。

一些企業電子檔案管理規章制度不健全，企業電子檔案管理規章制度相對滯后，對企業電子檔案管理的要求不夠明確，使企業電子檔案管理往往無規可蹈、無章可循，不能滿足企業電子檔案管理的需要。由于缺乏企業電子檔案管理規章制度，現有規章制度對電子檔案的管理問題沒有針對性的規定，一旦電子檔案出現受損情況時，往往無法通過相應的法律法規進行有效的界定。有些企業雖然已經建立了一些管理規章制度，但是在實際的執行方面力度不夠，效果自然也不夠好。

（三）企業電子檔案存在一定的安全隱患。

隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，企業電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對于企業檔案部門來說，由于電子檔案的修改、復制相對容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡；另外，互聯網病毒也會侵入到企業電子檔案管理系統，并在網絡中不斷擴散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會出現丟失、打不開、無法正常使用等情況。

（四）企業電子檔案管理人員素質有待提高。

很多企業電子檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，缺乏較強的專業知識和技能，對電子檔案管理也是相當的陌生，進而在實際工作過程中經常會出現各種各樣的問題。從目前來看，許多企業檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，企業電子檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，無法對電子檔案進行有效管理，企業檔案隊伍的素質與企業電子檔案管理的發展還不相適應。

二、加強企業電子檔案管理的對策

（一）提高對企業電子檔案管理的重視程度。

電子檔案的出現也就是近些年的事情，對許多人來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳，才能提高人們的認識。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業的領導及文件工作者、計算機技術人員等的檔案意識。通過增強檔案意識，使企業從上到下擺脫傳統管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業電子檔案管理做好，就必須說服企業領導及有關人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業領導及有關人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發展。

（二）健全企業電子檔案管理的規章制度。

企業電子檔案管理僅有理念引導和技術支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業電子檔案管理，首先必須遵循國家已有的電子文件標準與規范，還必須制定符合自身實際的電子檔案管理規章制度。這些規章制度的制定必須體現技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，反映企業檔案信息化的應用水平。對于企業來說，必須不斷健全現有的電子檔案管理相關規章制度，將責任明確到部門和個人，對電子檔案在生成到利用進行嚴格和全過程的管理和控制。要通過完善規章制度，探索企業電子檔案管理規范化的道路。

（三）確保企業電子檔案的絕對安全。

對電子檔案面臨的信息安全問題，企業必須給予足夠的重視，及時采取有效的措施，不斷加強對電子檔案的安全管理。首先，可以在系統內部設置專門的訪問控制技術，即要求必須輸入密碼才可進入，此外，還應該構建文件的備份和恢復系統，一旦發生信息的丟失，只需開啟這個系統就能將丟失的信息恢復。對各種網絡病毒進行預防，要建立防火墻、入侵檢測系統等措施，進而能夠在一定程度上避免其受到外來侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，也要提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險。

（四）強化企業電子檔案管理人員的素質。

企業電子檔案管理是一項需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的工作，要求企業電子檔案管理人員不僅具有檔案學基礎理論知識及專業知識，還必須掌握現代信息技術，熟練運用計算機及現代通信設備來操作網絡化管理信息系統。為此企業要以檔案專業人才、計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，加強企業電子檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的專業知識和技能，使他們掌握最新的管理技術，進而能夠做好電子檔案管理。

三、結束語

總而言之，企業應對電子檔案管理中存在的問題重視起來，及時采取有效的解決措施，進而能夠在最大程度上提高電子檔案管理水平，以為企業各項工作發展提供更好的服務。

參考文獻：

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