高校圖書館固定資產管理問題研究

王敏杰 王建平 趙蕾

關鍵詞：高校圖書館；固定資產；資產管理

摘 要：高校圖書館的固定資產是圖書館開展讀者服務等工作的基礎，固定資產管理是高校圖書館管理工作的重要組成部分，如何優化圖書館資產配置，科學高效地使用固定資產，發揮固定資產的最大效用是高校圖書館資產管理工作的重要內容。文章以西安建筑科技大學圖書館為例，對高校圖書館固定資產管理存在的問題進行分析和總結，并提出了優化固定資產管理的建議和措施。

中圖分類號：G258.6文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2018）05-0049-03

高校圖書館的固定資產分為館舍建筑類資產、家具設備類資產和文獻資源類資產三大類。高校圖書館的固定資產是圖書館基礎建設、讀者服務工作及行政管理工作必不可少的物質基礎。隨著信息技術和互聯網技術的飛速發展，以及移動通信終端的廣泛應用，讀者的學習需求和學習行為也發生了轉變。為了滿足讀者需求，有的高校圖書館采用新的理念設計建造新館，有的高校圖書館在舊館基礎上進行功能優化改造。因此，高校圖書館的設備和家具等固定資產也在不斷增多，管理好這些固定資產，對于保證高校圖書館充分發揮文獻中心的作用，滿足讀者的需求，以及保護固定資產完整、節約成本，充分發揮固定資產效能等，都具有重要的意義。西安建筑科技大學圖書館在對固定資產進行清查盤點時發現固定資產管理存在一些問題，筆者對這些問題進行研究分析，以期提高西安建筑科技大學圖書館固定資產管理工作的質量和水平，為圖書館工作的順利開展奠定基礎。

1 西安建筑科技大學圖書館固定資產管理現狀

1.1 固定資產詳情與管理隊伍

西安建筑科技大學由雁塔校區、草堂校區和幸福校區三個校區組成，圖書館也分為雁塔校區圖書館、草堂校區分館、幸福校區分館，館舍面積總計23，286.43平方米，各類文獻資源334萬余冊（截至2016年年底），各類儀器設備880余臺，家具被服類資產18，000余件。各類固定資產價值不一，大到幾十萬元的儀器設備，小到十幾元的書立，且種類多、數量大，管理極為不易。西安建筑科技大學圖書館現有的資產管理員隊伍由館長總體負責，下設館級資產管理員一名（兼任），負責各部門和分館的固定資產管理工作。圖書館的固定資產賬目是從西安建筑科技大學的固定資產管理系統導出的Excel表格，由圖書館的資產管理員進行統一管理。目前，西安建筑科技大學圖書館各部門和分館沒有本部門固定資產的詳細賬目，加上平時部門間資產調動隨意性較大，又缺乏相關的調撥記錄，很容易造成資產流失。

1.2 固定資產日常管理和清查時存在的問題

西安建筑科技大學圖書館的固定資產種類繁多，且放置在館內各處，徹底清查需要耗費大量的人力、物力及時間，因此對固定資產的清查只有在學校統一清查固定資產時才能進行。筆者發現，西安建筑科技大學圖書館固定資產的日常管理和清查存在賬實不符現象，主要是有賬無物。如：西安建筑科技大學雁塔校區圖書館開館時，對大批家具進行了報廢，但并沒有及時辦理相關手續；在報廢儀器設備時，將附件隨主設備一起上交學校，但沒有辦理附件的報廢手續；資產管理員在Excel表格登記固定資產時，由于輸入錯誤造成資產賬目數量虛增等。另外，西安建筑科技大學圖書館各分館之間、各部門之間，以及與本校其他院系進行設備或家具調撥時，沒有辦理相關手續，致使固定資產的位置變更沒有記錄，也是造成固定資產有賬無物或有物無賬的原因。西安建筑科技大學圖書館對閑置資產的調控也不夠及時，有些設備或家具長期閑置在一個部門，而需要的部門卻無物可用，造成固定資產利用率低下。

2 高校圖書館固定資產管理存在的問題

2.1 固定資產管理制度不健全

高校圖書館作為高校的教育及教學輔助單位，屬于高校的二級管理部門。高校固定資產管理的相關制度是針對全校固定資產制定的，對圖書館這樣的二級管理部門來說，這些制度是粗放型的，僅具有指導性，不夠具體和明確，而大多數圖書館也沒有在此基礎上進一步制定更為健全的規章制度和管理辦法。沒有相應的管理制度加以保障和約束，固定資產的管理就容易出現問題，無法為決策管理者提供數據支持，容易造成固定資產重復購置，造成資源浪費。

2.2 固定資產管理意識淡薄

高校圖書館購置固定資產的經費絕大部分是本校劃撥的，圖書館一般不進行成本核算和折舊，因此普遍存在重錢輕物、重購建輕管理等現象[1]。圖書館需要購置什么固定資產就向學校提交購買申請，由學校統一進行招標采購，管理意識淡薄，對固定資產的使用及管理力度不夠，重投資、輕管理，容易造成固定資產的閑置和浪費，不能充分發揮固定資產的作用。筆者調查發現，西安建筑科技大學圖書館的有些固定資產管理員認為圖書館的固定資產都是在館內流動的，不會遺漏或丟失，因此疏于管理，對館內流動固定資產不及時登記，甚至對一些損壞和丟失的固定資產也不登記，造成固定資產在清查盤點時賬實不符，但又無據可查的局面。

2.3 固定資產管理手段落后

高校圖書館的各方面工作大多已實現網絡化及智能化管理，但對固定資產的管理多數還停留在手工操作，如手工建賬、建卡，資產的清查、統計等[2]，且工作人員對固定資產特征記錄得不夠詳細，勢必會導致固定資產在管理過程中出現問題。如：由于高校圖書館固定資產管理手段落后，固定資產管理工作在進行交接時，新的資產管理員要花很長時間才能掌握本館固定資產的情況，增加固定資產管理工作的人力成本和時間成本，降低了固定資產管理的工作效率。

2.4 固定資產管理不規范

高校圖書館的固定資產不但數量龐大、類別多，而且放置地點比較分散，給固定資產管理造成一定困難[3]。對于新購置的固定資產，如果采購人員僅憑資產驗收單到固定資產管理員處建賬，不能詳盡地揭示固定資產的特征，容易對以后的資產管理造成困擾。高校圖書館的固定資產管理員如果沒有對固定資產的使用及變更進行及時、詳細、動態的跟蹤記錄，很容易造成資產流失。同時，高校圖書館的固定資產處置程序不規范，大批量固定資產在報廢或維修時，沒有及時辦理相關手續，造成賬目與實物不符。由于固定資產的清查盤點需要耗費大量的人力、物力和時間，因此許多高校圖書館都沒有對固定資產進行全面、徹底、有效的盤點，使圖書館長期對家底不清，且對閑置資產的調劑和管理力度不夠，造成資源浪費。

3 加強高校圖書館固定資產管理的措施

3.1 提高對固定資產管理重要性的認識

高校圖書館要做好固定資產管理工作，必須認識到固定資產管理對圖書館工作的重要性。館領導必須高度重視固定資產管理工作，把固定資產管理提高到影響圖書館生存與發展的高度，加大固定資產管理的宣傳，向全館職工及讀者宣傳固定資產管理的相關政策和法規，改變他們的資產觀念[4]，增強他們的固定資產管理及使用意識，以高度的責任感管理、使用圖書館的固定資產。同時，高校圖書館還要算好辦館的經濟賬，在經費投入有限的前提下，節約成本，做到“花小錢，辦大事”，優化配置全館的固定資產，最大限度地提高固定資產的利用率。

3.2 建立健全固定資產管理制度

建立規范、科學的固定資產管理制度是高校圖書館提高固定資產管理水平的重要保障。目前，制度不健全是高校圖書館固定資產管理存在問題的主要原因。因此，高校圖書館應盡快建立健全固定資產管理的相關規章制度，明確圖書館的發展方向，充分考慮圖書館的實際需求，采購固定資產須事先計劃，合理預算，對同類固定資產的性能價格進行比較，盡可能選擇性價比最優、售后服務體系最完善的產品[5]。高校圖書館應根據圖書館的發展需要編制年度財務預算，各部門和分館也應根據自身情況，制訂本部門的資產購置計劃。高校圖書館做好財務預算，便于館領導對圖書館各項工作進行統籌安排，做到有的放矢，避免因重復購置而造成資源浪費。高校圖書館還應進一步完善固定資產的日常管理制度，如：固定資產的購置、驗收、保管、領用、檢查、維護等制度，固定資產的丟失、損壞賠償制度，固定資產的調撥、報廢制度等，使固定資產的管理在各個環節都有章可循，能夠照章辦事。高校圖書館也要與時俱進，適時對固定資產管理的規章制度做出相應調整，以適應時代發展的需要。

3.3 完善固定資產管理體制

完善的固定資產管理體制是高校圖書館順利開展固定資產管理工作的關鍵。目前，高校圖書館的固定資產管理員人數不多，且大多數是兼職。筆者認為，高校圖書館要做好固定資產的管理工作，就必須建設一支科學、專業、責任心強的固定資產管理員隊伍，按照統一領導、歸口管理、分級負責的原則，建立責任到人的管理責任制，除設置館級資產管理員外，各部室也應設置一至二級資產管理人員，建立館級固定資產管理員——各部室固定資產管理員——部室二級固定資產管理員的分級管理制度。館級固定資產管理人員應按固定資產管理要求建立固定資產的總賬及明細賬，按時間順序記錄館內各類固定資產的變動情況，按固定資產的類別或部門建立分類賬，并幫助各部門和分館建立自己的固定資產賬，通過建立各類賬卡，加強固定資產的動態及靜態管理。如：固定資產發生變動，固定資產管理部門、固定資產調出及調入部門都要及時進行賬目調整，保證賬、卡、物一致。此外，高校圖書館還應加強對各級固定資產管理員的培訓，學習固定資產管理的相關法律法規及掌握計算機操作技能等，不斷提高固定資產管理員的綜合素質。

3.4 改善固定資產管理系統

先進的管理系統必然會提高工作效率，節約時間成本和人力成本。高校圖書館應依托校園網與本校資產管理部門協調合作，運用現代信息技術，建立全新、高效并符合本校和本館實際情況的圖書館固定資產網絡管理體系，包括新增資產、變更資產、資產清查、資產維修與報廢等方面的管理。如：固定資產管理員應為每個固定資產貼上其專屬的二維碼作為電子身份證，并對其實行全館計算機聯網管理。各級固定資產管理員根據權限憑密碼登錄固定資產管理系統，及時上報資產的變更、維修及申請報廢等情況，上一級固定資產管理員可以隨時掌握相關信息，并及時進行處理，不但可以加快信息傳遞速度，而且降低了人工操作的錯誤率，提高了固定資產管理的質量和水平。

3.5 做好固定資產的定期清點工作

資產清點是固定資產盤查的重要環節，高校圖書館應制訂工作計劃進行固定資產的定期清點[6]。如：館級固定資產管理員應按照學校的規定和要求與學校相關的固定資產管理部門做好賬物核查工作，各部門和分館的固定資產管理員應利用固定資產管理系統定期對本部門的所有固定資產進行全面清查和盤點。定期清點有利于固定資產管理員及時掌握固定資產的種類、數量和使用情況，以及是否有損壞、丟失或閑置等情況。固定資產的采購、驗收、使用、維護、調撥、報廢等應嚴格按照固定資產管理制度辦理，一旦發現問題及時上報，并采取措施予以補救。如：管理人員對損壞的資產進行報修登記；對因盜竊而遺失的資產及時報案，并收集整理相關材料；對閑置的資產進行調撥處理等。高校圖書館完善固定資產管理的各個環節，可以保證固定資產的完整和安全，提高固定資產的利用率。

參考文獻：

[1] 張洪鋼，王振偉.高校圖書館固定資產的管理與系統設計[J].圖書館學刊，2011（5）：34-36.

[2] 李衛雙，劉娟萍.高校圖書館資產管理芻議[J].高校圖書館工作，2013（2）：64-65.

[3] 張登軍.網絡時代高校圖書館固定資產管理之管見[J].黑河學刊，2014（3）：126-127.

[4] 張秦.圖書館固定資產管理研究[J].中國管理信息化，2015（18）：72.

[5] 賈麗萍.淺談高校圖書館固定資產的管理對策[J].科技情報開發與經濟，2013（7）：25-27.

[6] 吉翔，丁青.高校圖書館圖書資產管理工作中難點問題研究[J].大學圖書情報學刊，2008（2）：19-21.