試論人事檔案管理存在的問題與對策

徐英軍

摘 要：人事檔案管理工作必須適應構建和諧社會和科學發展觀提出的客觀要求，轉變觀念，不斷更新管理方式方法，實現人事檔案管理現代化。本文將人事檔案管理工作作為研究重點，針對其中存在的問題進行分析，并提出具有可行性的完善對策，以供參考。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

1.人事檔案管理中存在的問題

1.1領導重視不夠，人力物力投入不足

領導重視是做好檔案工作的前提，領導支持是做好檔案工作的基礎。但是，目前不少單位的領導檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識到人事檔案及其工作的重要性，因而沒有把檔案工作擺在應有的位置。這主要體現在：一是對人事檔案的組織管理不力，單位無具體分管人事檔案的領導，檔案管理組織不健全，缺乏有效的制度，或有制度而缺乏監督與考核，管理形式無統一標準。二是對檔案法規宣傳不到位，不少單位領導對檔案法規學習、重視不夠，致使不少領導或職員檔案法制觀念不強，甚至形成了一定范圍內的“盲點”，很多檔案利用者對《檔案法》知之甚少。三是人事檔案隊伍不穩定，檔案人員變動頻繁，檔案工作的連續性、穩定性差。四是經費投入不足，人事檔案專用庫不能落實，辦公條件不能適應工作需要。

1.2人事檔案管理人員缺乏專業性

行政、事業單位受人員編制的束縛，一般由兼職人員管理人事檔案。這些人員基本不是檔案管理專業畢業，缺乏檔案管理的基本專業知識，不清楚哪些人事材料該歸檔，哪些人事材料應該積極主動去收集。比如：不少事業單位的檔案管理工作由人事部門的人員兼任，這本來有利于人事檔案的收集。許多人事檔案的形成都要經過人事部門，如職工履歷表、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但由于檔案人員對檔案收集的意識淡薄，致使許多應該歸入檔案的材料沒有及時歸檔，或者沒有及時督促檔案形成部門移交材料，造成職工檔案材料的缺損或遺失。

1.3檔案管理規章制度不健全或落實不到位

目前許多單位人事檔案材料的審查、鑒別制度，人事檔案材料補充制度，移交轉遞制度，查閱、借閱制度尚不健全，造成了人事檔案管理中的一些漏洞。也有許多單位雖然建立了規章制度，卻不按章辦事。如人員調動時，檔案不及時轉遞或將檔案擅自交由本人自帶；接收檔案時不及時清查檔案材料是否齊全，也不及時填寫并郵寄回執；未收到回執不及時電話催要等，造成檔案丟失及檔案材料不全、不實等嚴重后果。

1.4檔案設施配備落后，儲存保管的條件較差

目前，許多行政事業或企業單位檔案管理設施配備仍然比較落后，不利于檔案材料的儲存和保管。據調查，不少市、縣機關事業單位的檔案，就是庫房兼辦公室，很多閱覽室沒有與檔案庫房分設，給安全保密和檔案管理帶來隱患。多數檔案室除配備幾組檔案柜外，其它設備寥寥無幾，與檔案庫房技術管理規定的要求相差太遠；有些市、縣人事檔案卷皮、袋仍使用塑料制品，腐蝕性大，加速了檔案字跡褪變；一些單位還時常將復印件、圓珠筆書寫等不耐久字跡的人事材料歸檔，給保護工作帶來很大困難。

2.加強人事檔案管理的對策

2.1加強宣傳，強化各級領導和職員的檔案意識

各級領導應認真貫徹中央的指示精神，認真學習、宣傳檔案管理的法律法規，增強檔案管理意識，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物諸方面積極支持人事檔案工作。從事人事檔案工作的同志要采用有效措施，向有關部門領導和職員宣傳檔案法規和有關人事檔案工作的方針、政策，介紹人事檔案有關知識和人事檔案工作的地位與作用，提高有關部門領導和職員對檔案管理的認識。2.2進一步加強人事檔案管理隊伍建設檔案管理隊伍建設，包括思想道德建設、組織建設、專業知識學習、管理制度建設諸多方面。在確定人事檔案管理人員時，要選擇責任心強、業務素質好、熱愛檔案工作的同志擔任。各級領導要從感情上、待遇上從優照顧檔案管理人員。工作上既要放手，又要監督檢查，既要注重實踐，又要加強培訓，以提高人事檔案管理工作者的政策理論水平和業務技能，適應構建和諧社會環境下人事管理工作發展的新要求。

2.3建立定期檢查監督機制

建立監察機制從宏觀上檢查檔案管理情況，有利于提高人事檔案管理的質量。人事檔案既有文書檔案、科技檔案等門類檔案的共性，又有其特殊性。人事檔案由用人單位立檔、補充、保管，檔隨人走，具有流動性和不斷補充內容的特性。在上述過程中，要做到定期檢查，完善監督機制，由組織、人事、勞動和檔案行政管理部門聯合組織，依據《檔案法》嚴格執行。此外，還必須對人事檔案進行微觀管理，即對檔案材料內容的真實性、合法性進行檢查、監督。成立專門評估機構，履行嚴格審查手續，定期檢測人事檔案材料的真實性、合法性與實用性，保證人事檔案工作健康、有序的發展。

2.4加強人事檔案管理設施配置，實現信息統一管理

目前，隨著電子技術的普及應用，為人事檔案管理現代化提供了有力的技術支撐，也使作為信息主要載體的紙質開始讓位于電子存盤。一個電子人事檔案管理信息庫的存量，將輕而易舉地囊括一個市、縣或一個系統、單位全部人事檔案的基本信息和各類綜合信息。不僅可以大量儲存一般性人事檔案信息，而且還可以將調配、任免、工資晉升等方面的動態管理，通過計算機網絡來自動實現。人事檔案利用者也可以很方便地通過計算機網絡，對所要的人事檔案信息進行查找和利用，實現資源共享。為此，應該按照國家有關規定，逐步改進人事檔案保管場所、保管裝具，配置必需的現代化辦公設施。

3.結束語

綜上所述，人事檔案管理工作是人才信息的主要來源，同時也是開發人力資源的重要依據。所以，一定要正視人事檔案管理工作中的問題，并展開深人地研究，積極貫徹并落實檔案管理制度，實現管理流程的規范化，重視檔案管理人才培養工作，全面推進檔案管理信息化建設。

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（作者單位：齊齊哈爾市不動產登記中心）