不動產檔案的類型與功能分析

劉佳媚

摘 要：不動產檔案是指對不動產的建造、確立及管理過程中形成的相關文件及檔案數據。文章主要闡述了不動產檔案的概念，分析了不動產檔案的形成環境及不動產檔案的類型，并簡要探析了不動產檔案的價值功能以及集約化管理。

關鍵詞：不動產檔案；形成環境；功能

1.不動產檔案

現代民法體系一般以物能否移動且是否因移動而損害其價值為標準將物分為動產與不動產。動產是能夠移動并且不致損害價值的物，如桌子、電視機等；不動產是指性質上不能移動或雖可移動但移動會損害價值的物，如土地、房屋”。

不動產的類型有許多種，一般指土地和土地上的定著物，包括各種建筑物，如房屋、橋梁、電視塔，地下排水設施等等，以及生長在土地上的各類植物，如樹木、農作物、花草等。

由于房產和地產與生活實踐的關聯性更強，房地產檔案相比其他不動產檔案更早地進入檔案管理領域，并且實際利用率更高。為此，普通公眾常常將不動產檔案誤讀為房地產檔案。這種理解顯然是狹隘的。不動產檔案記錄類型豐富，除土地與房屋以外，還包括林木、海域、水面等等。目前國內學術界對不動產檔案的界定和表述，更多限定于對不動產登記檔案的探討。也有學者述文時直接使用后者概念替換前者，如《應建立統一公開的不動產檔案查閱制度》一文，直接使用“不動產檔案資料”置換“不動產登記資料”。也有學者認為，無論是將房地產檔案與不動產檔案相混淆，還是將不動產檔案等同于不動產登記檔案，都無法釋清不動產檔案的全部內涵。

2.不動產檔案的類型

不動產檔案根據不動產類型的不同可分為：房屋檔案、土地檔案、草原檔案、林地檔案、湖泊檔案等。

2.1房屋檔案

房屋檔案是指人們從事房屋產權登記、產權調查、變更登記等權屬管理活動中直接形成的，反映產權人、房屋自然狀況的、具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像等原始記錄。

2.2土地檔案

土地檔案是指人們從事土地產權登記、產權調查、變更登記等權屬管理活動中直接形成的，反映產權人、土地自然狀況的、具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像等原始記錄。

2.3草原檔案

草原檔案是人們從事草原資源管理、開發、使用、保護、調研等活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像等原始記錄。

2.4林地檔案

林地檔案是指人們從事林地資源管理、開發、使用、保護、調研等活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像等原始記錄。

2.5湖泊檔案

湖泊檔案是人們在從事湖泊利用、管理、開發、調研、保護、服務等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。

3.不動產檔案的形成環境

根據文件生命周期理論，文件從形成到銷毀或作為檔案永久保存的完整生命歷程中，其價值形態不斷變化，歷經現行價值、憑證價值到歷史研究價值的轉化。不動產檔案作為不動產文件、數據的最終歸屬，兼具憑證與研究雙重價值。

3.1法制環境

不動產法制環境的相對完善，有利于保障不動產檔案形成與管理的規范化?，F有的不動產法規主要體現在統計登記、產權維護、征收、用途管治等方面。不動產登記檔案是不動產檔案最重要的組成部分，而不動產登記簿是不動產登記檔案的核心內容。依照規定，不動產應由統一機構制定統計調查方案，依法進行不動產資源統計，定期發布相關統計資料。

3.2社會環境

不動產是財產劃分的一種形態，與人類經濟社會活動聯系緊密，與不動產相關的社會活動是形成不動產檔案的重要來源。任何一類不動產檔案資源勢必有其存在的社會合理性。例如，在黨的十七大精神指導下的集體林權制度改革引導了林權檔案的規范與成熟；海洋產業的高速發展與海洋生態破壞之間的失調催生了轄區宗海圖、脆弱區重點監視資料等一系海域實時監控檔案的建立；混亂的不動產交易市場及“潛規則”是促使不動產檔案登記規范化、法制化、公開化的隱形推力。

3.3自然環境

不動產檔案的形成需要依托一定的自然環境，包括土地資源環境、海洋資源環境、林木資源環境等。自然資源是不動產檔案的重要記錄內容，離開自然環境，不動產檔案也無從存在。

4.不動產檔案的功能

不動產檔案的社會功能與其形成環境相對應，主要體現在法制、行政、社會利用、資源開發、管理等方面。

4.1提高政府辦事效率

豐富和發展不動產檔案，實現不動產檔案統一管理，有助于整合部門職責，逐步實現一個窗口對外。不動產檔案分散管理，不僅浪費人力物力，也會造成部門之間職能交叉、扯皮，檔案服務效率低下。建立該類檔案集中統一管理制度，既是不動產資料統一登記的結果、檔案豐富與發展的需要，也有利于促進政府職能調整，減并多頭管理，提高效率。

4.2便于公眾對不動產信息的查詢利用

豐富和發展不動產檔案，有助于方便企業和群眾查詢利用。不動產檔案的重要用途之一是實現物權公示原則，確定不動產的權利界限。尤其不動產登記檔案資料，直接反映了權利歸屬與變動，具有重要的憑證價值，應當在法律允許范圍之內允許當事人合理查詢利用。

4.3促進不動產資源的可持續發展

豐富和發展不動產檔案，有助于了解不動產資源基本利用情況，從而制定合理的開發和保護策略。土地、林木、海洋、草原既是不動產的主要組成部分，又是人類賴以生存的自然資源。加強不動產檔案登記與管理，一方面可以規范不動產交易活動，減少不動產資源非法侵占及不合理開發行為，另一反面也可以記錄不動產資源利用情況，保護自然環境，推動協調、高效、可持續發展。

4.4構建不動產檔案集約化管理模式

豐富和發展不動產檔案，有助于理順檔案管理機制，搭建集約化管理平臺。集約化管理的概念來源于現代化企業集團為了提高管理效率和企業效益所形成的一種管理的基本取向。其中，“集”是指集中，即集合人力、物力、財力等管理要素，進行統一合理的資源配置；“約”是指節約、優化，即在集中、統一配置生產要素的過程中，以節儉、約束、高效為價值取向，以此達到降低成本、高效管理的目的。集約化管理的最終目標是使企業集中核心力量，獲得可持續競爭的優勢。

5.結語

檔案管理的最終目的是檔案服務，檔案利用活化了檔案存儲的根本意義。不動產檔案資源與人們日常生活戚戚相關，只有站在受眾角度合理規劃、靈活管理、有效整合，才能發揮不動產檔案資源利用效果最大化。

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（作者單位：齊齊哈爾市不動產登記中心）