淺析人事檔案管理工作信息化的意義

徐英軍

摘 要：人事檔案保存管理過(guò)程中，信息化已變成現(xiàn)在乃至將來(lái)很長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)人事檔案管控體制改革的主要方向。本文主要圍繞我國(guó)人事檔案管理信息化展開(kāi)分析，論述人事檔案管理工作中基于信息化管理出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并提出一系列旨在提升人事檔案管理工作信息化的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化；意義

1.人事檔案管理工作信息化的意義分析

1.1是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足瞬息萬(wàn)變的形式，因此，就要進(jìn)行人事制度改革，這也是機(jī)關(guān)單位的管理體制改革的重要內(nèi)容。這次改革的重點(diǎn)內(nèi)容是從傳統(tǒng)的對(duì)人的單純管理轉(zhuǎn)到對(duì)人才資源的開(kāi)發(fā)上來(lái)，隨著國(guó)家人事制度改革的不斷深入，機(jī)關(guān)單位的用人制度也發(fā)生了巨大的變化。當(dāng)今社會(huì)的生活節(jié)奏很快，人才流動(dòng)日益頻繁，但是這些都控制在紙質(zhì)的人事檔案范圍內(nèi)，擺脫了傳統(tǒng)用人模式的束縛。

1.2有利于提高工作人員的效率

機(jī)關(guān)單位人事檔案管理的信息化，改變了傳統(tǒng)的檔案管理人員從繁瑣的歸檔、裝訂手工的模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合，由以體力勞動(dòng)為主向以腦力勞動(dòng)為主轉(zhuǎn)變。人事檔案管理的信息化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，可以更好地為機(jī)關(guān)單位人事工作提供服務(wù)，節(jié)省了大量的時(shí)間，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)水平。

1.3有利于對(duì)人事檔案的保護(hù)

我們知道，何種類型的檔案都是采用紙制載體，通常情況下我們不使用復(fù)制文件，因?yàn)樵攀亲钤嫉淖C據(jù)材料，它具有著客觀性和唯一性，這一點(diǎn)是不容置疑的。但是，人事檔案最主要的功能之一就是查閱，機(jī)關(guān)單位要考察一個(gè)人，經(jīng)常需要查閱相關(guān)信息，這樣就會(huì)對(duì)檔案造成一定的破壞，不利于人事檔案的管理工作。人事檔案管理的信息化，就避免了反復(fù)翻閱紙制檔案材料的狀況發(fā)生，只需查閱數(shù)據(jù)庫(kù)資料，減少了檔案管理人員與紙制材料的頻繁接觸，將有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)。

1.4有利于推動(dòng)各企業(yè)人力管理效果的提升

對(duì)各用工單位來(lái)說(shuō)，這一加強(qiáng)歷史記錄資料保管的方式可以大力提升其工作成效，完善企業(yè)員工工作調(diào)配辦理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程。就如依據(jù)這類歷史證據(jù)記錄資料來(lái)實(shí)施個(gè)人的相關(guān)社會(huì)服務(wù)手續(xù)，其中包括疾病治療報(bào)銷、實(shí)施工薪調(diào)整以及新崗位任用等各種情況，查閱相關(guān)歷史依據(jù)的記錄資料，并且將工作調(diào)整與歷史資料實(shí)施緊密配合。2.主要問(wèn)題分析

2.1專業(yè)的信息化檔案管理人員缺失

實(shí)施人事檔案信息化管理，隨著技術(shù)進(jìn)步硬件問(wèn)題很容易得到解決，但專業(yè)的信息化管理人才缺乏。在我國(guó)的許多單位中，由于人員正處于新老交替時(shí)期，老一輩的員工不懂信息技術(shù)，在所在的崗位上還未退下來(lái)，新的信息技術(shù)管理人才又遲遲上不去，形成信息化管理的真空狀態(tài)，導(dǎo)致人事檔案信息化管理難以開(kāi)展。

2.2信息化人事管理制度缺乏

雖然一些單位在人事檔案管理中采用了信息化管理的方式，但我國(guó)尚未建立起完整的信息化檔案管理制度，致使人才檔案信息化管理的過(guò)程中缺乏制度做支撐，人事檔案管理工作隨意而行，容易出現(xiàn)各種紕漏。

2.3不具備網(wǎng)絡(luò)信息的化歷史資料保管模式

雖然相當(dāng)數(shù)量企業(yè)其歷史證據(jù)記錄資料儲(chǔ)存管理中運(yùn)用了信息化的管理模式，然而我國(guó)至今還未統(tǒng)一建立起系統(tǒng)的、全國(guó)性的、整體覆蓋型的信息型歷史證據(jù)記錄資料運(yùn)作系統(tǒng)，引發(fā)對(duì)歷史證據(jù)記錄資料保管環(huán)節(jié)中不具備作為管理支撐的制度體系，所有員工檔案資料的管理業(yè)務(wù)都是隨意而行，極容易造成各種缺陷和不完善的地方。

3.強(qiáng)化人事檔案管理工作信息化進(jìn)程的措施

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的思想已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需求，這就需要我們轉(zhuǎn)變思想觀念，在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，加快機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理工作，培養(yǎng)三種意識(shí)，真正的重視人事檔案管理工作。（1）增強(qiáng)檔案意識(shí)。所謂的檔案意識(shí)主要指人們對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)。我們要積極的宣傳人事檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上使檔案管理工作貼近人們的生活，形成一種檔案管理意識(shí)。（2）增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)。人事檔案信息化管理過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真搞好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，積極加強(qiáng)安全意識(shí)，確保人事檔案資料的安全與完整。（3）加強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在人事檔案信息化的建設(shè)中，要將新的現(xiàn)代化理論知識(shí)與檔案管理工作融合，積極掌握計(jì)算機(jī)操作技能，建立社會(huì)化的開(kāi)放式管理，以適應(yīng)現(xiàn)代化的要求和形勢(shì)。

3.2建立健全人事檔案信息化管理制度

一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問(wèn)題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲(chǔ)和保管沒(méi)有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時(shí)出現(xiàn)困難。針對(duì)這種情況，單位一定要建立一套適合自身的人事檔案信息化管理制度和方案，使人事檔案信息化管理能夠按照檔案管理制度要求開(kāi)展工作，確保人事檔案信息在收集、存儲(chǔ)、調(diào)用各個(gè)環(huán)節(jié)順暢，讓人事檔案信息化管理更具實(shí)效和活力。

3.3加強(qiáng)人事檔案管理人員培訓(xùn)

人事檔案管理的信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，不是一朝一夕就能完成的，需要我們不斷的努力。我們承擔(dān)起這份責(zé)任，就需要有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神的檔案管理人員。所以我們必須引進(jìn)和培養(yǎng)綜合性的人才，為人事檔案管理工作提供智力支持。首先定期開(kāi)展檔案管理的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。開(kāi)展檔案專業(yè)理論知識(shí)課程和計(jì)算機(jī)知識(shí)課程，使檔案管理人員掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，提高人事檔案管理水平。其次要注重加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治教育和職業(yè)道德教育。人事檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，管理人員必須具有高度的思想政治覺(jué)悟和嚴(yán)格的紀(jì)律性。

4.結(jié)束語(yǔ)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展方向，一定要引起高度重視，各單位只有在人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，落實(shí)信息化人事檔案管理制度，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，才能使人事檔案管理更加快捷、高效地為自身發(fā)展服務(wù)。

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（作者單位：齊齊哈爾市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）