談企業(yè)人事檔案管理工作的不足

李廣達

改革開放以來，我國經(jīng)濟迅猛發(fā)展，對人才的需求量也越來越大。近年來，人才的流動越來越大，這就需要很好的進行人事檔案的規(guī)整。但是不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多企業(yè)在人事檔案管理方面普遍存在著很多問題，不僅不利于企業(yè)更好的保留人才。也不利于我國人才建設(shè)。因此，本文針對現(xiàn)今人事檔案管理中存在的問題進行深度探究，并提出相應(yīng)的解決對策來更好地幫助企業(yè)進一步發(fā)展。

人力資源管理作為企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，對于企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。而在人力資源管理中，人事檔案的管理也是相當(dāng)重要的。通過人事檔案，可以幫助企業(yè)在進行招聘時更好的了解應(yīng)聘者，這就需要人事檔案做的完整真實不摻假。隨著國家人才建設(shè)的進一步推進，對于人事檔案的管理也提出了更高的要求。雖然人事檔案的管理在不斷得到革新，但依然無法避免出現(xiàn)一系列的問題。檔案整理出錯，保管不完善，接受過程中損壞，重要信息丟失等等，這些不足都將會導(dǎo)致企業(yè)無法全面地了解應(yīng)聘者的過往歷史，不利于人才的篩選與選拔，保留，最終將對企業(yè)的發(fā)展構(gòu)成威脅。

一.人事檔案管理工作中存在的不足

1.不重視人事檔案管理工作

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多企業(yè)的工作人員自身并不是很理解檔案管理這項工作，認為只是企業(yè)管理中一項簡單不被重視的工作，做做表面文章走下流程即可，自然無法引起他們對檔案管理的重視。加之企業(yè)沒有建立一套完整的人事檔案管理制度，公司人員缺乏，沒有指定嚴格的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多企業(yè)的工作人員在檔案管理上松懈不認真，錯誤百出。甚至當(dāng)代很多大學(xué)生由于對檔案管理意識不強，將檔案上隨意丟棄，亂扔亂放，在填寫檔案時，隨意填寫，捏造一些虛假信息，這都將導(dǎo)致檔案的不真實，不完整。

2.人事檔案管理方法欠缺，執(zhí)行力低下

在人事檔案管理工作中存在的一個很大的問題便是人事檔案管理方法欠缺，執(zhí)行力低下。人事檔案管理看似簡單，實則不易，不僅要做好接受發(fā)送，保管等工作，還要對檔案進行嚴格的檢查，確保其完整性，真實性。但由于現(xiàn)在的檔案管理方法欠缺，管理人員缺乏對其的重視度，分工不明確，人手不夠等情況，導(dǎo)致人事檔案損壞，信息丟失，內(nèi)容不真實，有虛假，張冠李戴現(xiàn)象。

此外，近年來，很多企業(yè)實行變革，也在不斷的更新用人方面的政策與手段，使得企業(yè)的人員流動越來越大，同時，由于企業(yè)不重視人事檔案的管理，缺乏相對應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，導(dǎo)致人事檔案管理人員在進行檔案管理時，管理水平低下，管理方法單一，不熟練，在檔案的抽調(diào)與查詢方面，沒有嚴格按照流程進行，抽調(diào)出去的檔案不能及時收回，都將導(dǎo)致檔案受損，信息丟失等現(xiàn)象。此外，部分企業(yè)的管理人員執(zhí)行力差，對于企業(yè)制定的人事檔案管理制度置若罔聞，只走流程和形式，做表面文章，缺乏真正的行動和執(zhí)行。

3.檔案管理設(shè)施不完善，利用率不高

現(xiàn)今很多企業(yè)由于不重視人事檔案管理工作，所以在硬件設(shè)施和配套實施方面，資金的投入力度不夠，設(shè)施不完善，甚至個別企業(yè)沒有設(shè)定檔案室，檔案被隨意丟放。現(xiàn)在社會日新月異，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，也越來越廣泛地被應(yīng)用到社會生活中去。但由于部分企業(yè)在人事檔案管理上缺乏系統(tǒng)一致性，不重視科技的運用，按照傳統(tǒng)的方式儲存，致使檔案出現(xiàn)受潮，損壞，甚至丟失。

不僅如此，在很多企業(yè)的管理人員看來，檔案沒太大的用處，收藏即可，可一旦被收藏之后，很少再拿出來使用，更別說在進行招聘或者日常工作時進行參考和借鑒，此外，一般不重視檔案管理的企業(yè)，雖然也安排的有人進行管理，但只是把它當(dāng)做日常工作的一小部分，工作的重心不在檔案的管理上，最終檔案被擱置遺棄。

二、解決人事檔案管理工作不足的措施

1.加強對人事檔案管理的重視

意識很重要，人事檔案管理亦是如此。現(xiàn)今很多企業(yè)普遍存在著對人事檔案管理的重視度不夠，要解決此問題，首先需要企業(yè)的高層和管理人員引起重視，完善相關(guān)的設(shè)施配套，加大對人事檔案管理的資金投入，以身作則，做好模范和榜樣，不僅如此，還需要企業(yè)加強對企業(yè)員工的日常培訓(xùn)，組織專家講座或者相關(guān)方面的宣傳，從上而下，達成一致認識，每一個員工都要重視人事檔案的管理工作。

2.細化人事檔案管理工作，保證人事檔案的真實完整性

人事檔案管理工作表面看似簡單，實則不易，需要不斷地細化日常管理工作，加強利用，防止人事檔案出現(xiàn)磨損，受潮，丟失作假等現(xiàn)象，確保人事檔案的真實性和完整性。傳統(tǒng)的人事檔案都會詳細的記錄一些個人的基本情況，由于企業(yè)管理者以及個人的不重視，導(dǎo)致員工的檔案信息不全，內(nèi)容陳舊，不真實不全面。所以，這需要企業(yè)在記錄員工檔案時，及時更新，真實全面的整理匯總記錄員工的情況及資料，并且，還要及時地對人事檔案進行搜集整理歸類，在對于已經(jīng)整理過的人事檔案，要認真核對，檢查，篩選，對于一些錯記，漏記，重復(fù)記錄以及沒用的信息，要及時的進行更正匯總，并將電子版的人事檔案上傳至人才數(shù)據(jù)庫里，做好備份，防止檔案丟失。

不僅如此，企業(yè)在整理個人檔案時，在確保檔案內(nèi)容的真實可靠的基礎(chǔ)上，還要不斷地豐富檔案的內(nèi)容，這都將在很大程度上有利于企業(yè)在招聘和日常工作時進行參考借鑒，更好的進行人才篩選和保留。

3.提升管理水平，完善人事檔案管理體系

對于企業(yè)，要想做好人事檔案管理工作，需要管理人員不斷提升管理水平，企業(yè)還要不斷完善人事檔案管理體系。并制定嚴格而明確的標(biāo)準(zhǔn)，堅決落實。在人事管理人員的選擇上，要進行嚴格的篩選和考核，選擇的管理人員要有具有較高的文化素養(yǎng)，認真負責(zé)的態(tài)度，細致專注有較強的能力。同時，在平時還要不斷的組織培訓(xùn)，不斷提升管理人員的水平，同時，人事管理制度還要與時俱進，不斷更新，來更好的適應(yīng)企業(yè)的管理工作。

在企業(yè)的經(jīng)營和管理中，人事檔案的管理是相當(dāng)重要的，必須要充分引起企業(yè)每一個員工的高度重視，不斷提升企業(yè)人事檔案的管理水平和能力。