利用WORD“宏”提高技術文件標準化格式審查效率

沈芳

（中國電子科學研究院，北京，100041）

現今快速發展的武器裝備研制任務和質量要求對技術文件的審查提出了越來越高的要求。設計評審、設計定型對技術文件的質量要求越來越高，雖然也有各種文件編寫格式模板以及格式自動化審查工具，但仍無法全面替代人工審查。人工審查仍然是目前各單位進行技術文件標準化審查的主要方式。

在電子文件人工審查中，一般采取添加批注的方式反饋審查結果，技術文件中大量重復出現的格式問題使得批注工作量大增，嚴重降低了審查效率。為解決這一問題，筆者結合工作實踐，分類整理出批量批注內容，利用WORD自帶“宏”工具，內嵌到WORD工具中，從而實現一鍵添加預定義批注，提升標準化格式審查效率的目的。經過實際應用，該方法只需要WORD自帶“宏”工具，不需要安裝其他軟件，可根據需求自由定制內容，隨時可修改，應用簡單可靠。下面，筆者對這一方法的制作與使用進行詳細介紹。

1　問題整理

筆者經過多年標審經驗，將本單位技術文件中的重復率高的格式問題進行了分類整理，分為以下幾類。不同問題出現頻率的多少主要是根據每個單位的實際情況確定。

a）封面、簽署頁、目次、前言的問題：主要集中在封面階段標識錯誤、單位名稱錯誤、總頁數與實際不符、目次中出現術語條目、換版文件缺少前言、目次中頁碼與實際不符等問題。

b）引用文件、縮略語的問題：引用文件是格式審查的重災區，問題較多，主要集中在缺少引用文件引導語、標準順序排列錯誤、引用文件未在后繼正文中出現、是否有年代號比較隨意、縮略語未按字母順序排列等問題。

c）層次劃分的問題：主要集中在存在懸置段、層次劃分不合理 （如多于7層）、章/條編號混亂、列項格式錯誤等。

d）量和單位的問題：這類錯誤重復率極高，主要集中在量的后面缺單位、單位符號大小寫混用，單位制使用錯誤等。

e）圖表、公式的問題：主要集中在統一文件中圖號和表號的編制方法不一致、文中圖表未在正文中提及、表中出現斜線、表的續頁格式錯誤等問題。

f）附錄、終結線的問題：主要集中在附錄沒有標明附錄性質和名稱、終結線沒有或過長、過短、過粗、過細等。

每一類問題，在后續制作中都將作為 “宏”的一個組進行制作，每個組下面又分若干按鈕，對應每類下的具體問題，方便使用。

2　“宏”的建立

以建立一條批注顯示內容為 “應刪除”的定制批注為例進行說明。該批注的應用場景如下：出現第1章b）條提到的 “引用文件未在后繼正文中出現”，可以直接將該條引用文件使用鼠標選中，點擊 “應刪除”按鈕，生成一條批注，顯示內容為 “應刪除”。該定制批注也可應用于其他需要將多余文字刪除的場景。

第一步，打開WORD2010主視窗，找到“開發工具”并點擊，如圖1所示，然后點擊“VisualBasic”， 如圖 2 所示。

圖1　“開發工具”界面

圖2　點擊 “VisualBasic”界面

第二步，在圖3所示界面中，選擇本地文件代碼區域NewMacros，點擊 “插入”，然后點擊“過程”（如圖4所示），按照圖5中所示選擇過程的各項屬性，名稱輸入“應刪除”。其中，過程范圍必須選擇 “公共的”，以實現過程的通用。

圖3　“VisualBasic”界面

圖4　點擊 “過程”界面

圖5　過程屬性的選擇

第三步，在圖6所示的區域插入所需的代碼，具體代碼如下：

PublicSub應刪除 （）

Selection.Comments.AddRange:=Selection.Range,text:="應刪除"

EndSub

圖6　插入代碼頁面

在這一步中，將text:="應刪除"中引號的內容即為實際審查中添加批注后在批注中出現的內容，替換為其他定制內容，即可制作定制內容的預定義批注。為方便起見，可先整理好需要定制的批注內容，采用復制粘貼方式逐條制作對應批注。

第四步，完成添加代碼后點擊左上的保存按鈕（見圖 7），再點擊左上角的“×”關閉代碼窗，回到主視窗。此時查詢宏管理器 （見圖8），點擊“開發工具”——“宏”，可以看到剛才編寫的宏已經添加到宏模板中。

圖7　保存

圖8　查看宏管理器

重復以上第一步至第四步，制作完成所有需要的“宏”。

第五步，完成 “宏”在WORD菜單欄中的調用。依次點擊：文件、選項、自定義功能區（見圖9、圖10），在 “從下列位置選擇命令”下拉菜單中，選擇宏 （見圖11），按照圖12所示，在相應的主選項卡后面選擇相應的位置，按①、②順序分別點擊 “新建選項卡 （W）”,“新建組（N）”，即可新建一個界面選項卡。點擊添加（見圖13），將已經制作好的“宏”添加進該選項卡中。

在這一步驟中，宏的名字、選項卡的名字、組的名字都可以改變，點擊相應的“宏”，選擇重命名，如圖14所示。可以通過對預定義的“宏”進行分組，同組的 “宏”在實際應用中將會顯示在同一版塊，方便使用者更快的找到需要調用的“宏”。

圖9　調用步驟1

圖11　調用步驟3

圖12　為 “宏”安排位置

圖13　將 “宏”添加到選項卡

圖14　修改要素名稱

第六步，完成以上操作后，點擊確定，返回主界面，重新啟動WORD，會發現WORD啟動時已經自動加載了剛才定制的相關批注版塊和按鈕，如圖15所示。

圖15　加載了 “宏”的WORD界面

3　應用實例

下面，以一個文檔為例，顯示預定義“宏”的使用。

在本文檔中，第一個引用文件并未在后繼正文中出現，使用鼠標選中需要批注的文字，而后點擊上方批注板塊中“應刪除”按鈕（見圖16），WORD會自動添加一條批注，顯示批注內容為 “應刪除”，如圖17所示。以此類推，繼續添加相關批注。圖17中共計使用了6個預定義“宏”批注，6次鼠標點擊即可實現，不需要手工輸入任何文字。

圖16　應用步驟

圖17　應用示例

本文介紹了利用WORD自帶 “宏”工具，定制批注功能，實現技術文件常見格式問題的一鍵輸入批注，操作方便，靈活可靠，經實踐證實，能夠有效提升技術文件標審速度。

在實際工作中，隨著技術文件格式模板的開發、推廣和使用，目前格式問題已經越來越少，人工標審的格式問題更多集中于表述前后不一致、單位符號錯誤、與其他文件不協調等格式模板無法解決的問題，利用 “宏”進行自定義的批注也會進行相應的改進。同時，筆者也考慮在功能上作進一步提升，通過自動統計不同類批注的點擊次數，實現審查結果的匯總統計功能，對文件標審結果進行統計，作為標準化評價的依據，在后繼的標準化宣貫中，也將根據統計結果進行有針對性的宣貫，從而多方面提升標準化工作效率，提高工作管理水平。