基于內控理論的高校經濟合同管理問題研究

張天宇 范佳寧

（河北大學，河北 保定 071000）

一、高校經濟合同管理理論基礎分析

（一）基本概念界定

1.高校經濟合同及其管理。高等學校經濟合同管理的概念是指以國家法律法規為基礎，運用法律手段或行政手段，組織、協調、控制與監督合同關系。這種組織與協調、控制與監督的目標是保護合同當事人的合法權益，合理解決合同糾紛、制裁違合同違約等破壞規則的行為，保證合同簽訂的事項順利進行等一系列合同管理的總稱。

2.高校經濟合同管理的主體與客體。管理主體是指管理活動的出發者和執行者，因此有兩部分:目標任務分解者及負有最終監督完成即制定各種權責目標的人，其次是各方面具體執行者，在高校經濟合同管理中，其主體即負責合同管理的高校中的各種職能部門。管理客體是管理活動的對象或者說是管理的接受者，高校經濟合同管理中的客體即經濟合同管理所發生作用的對象，包括經濟合同的審核流程、簽約權限、后續跟進、存檔管理等等一系列作用對象。

（二）高校經濟合同管理涵義

1.高校經濟合同概念與特征。高校雖然屬于事業單位，但在從事教育科研的同時，業承擔社會服務等經營事務，其特殊的法律和社會身份使高校在參加社會經濟活動時，相關的經濟合同的內容有著自身的特殊性。主要的特殊性體現在涉及部門廣泛、種類繁多、金額相對靈活等等，具體表現為以下三個方面。

第一，主體特征。即是合同雙方當事人,是享有合同所約定的權利、履行合同義務、承受合同責任的自然人、法人或其他組織。高校經濟合同的一方主體必然是參與社會經濟活動、滿足自身發展需求的高等院校,這是高校經濟合同最顯著的主體特性。

第二，內容特征。高校特殊的法律和社會身份又框范了高校參與經濟生活的界限,從而使高校經濟合同的內容有著自身的鮮明特性,那就是要圍繞高校教育發展規劃目標和思路,圍繞教學、科研和服務社會等功能發揮,保證學校特定的經濟利益和社會效益。所以,高校經濟合同一般局限于服務教學科研、優化教育環境的基建、設備物資采購、修繕工程、合作辦學、銀行貸款等內容。

第三，程序特征。高校經濟合同不但要具備合法性、合理性、規范性等民事合同一般要求,還應具備合規性(即經濟活動必須不違背學校各項經濟管理規章,符合學校發展總體規劃)、預算性(未雨綢繆,維護學校合法權益)、法定效力性(保證合同合法有效,避免因締約過失等原因增加訂約成本)和具體實用性(避免重復購置等現象,真正體現學校發展需求)。

2.高校經濟合同管理內容。根據財政部2012年11月29日以財會〔2012〕21號印發的《行政事業單位內部控制規范（試行）》規定，合同管理屬于內部控制中的風險管理部分的細化內容，關于合同管理方面的內容包括，是否實現合同歸口管理；是否明確應簽訂合同的經濟活動范圍和條件；是否有效監控合同履行情況，是否建立合同糾紛協調機制。高校隸屬于行政事業單位范疇，其經濟合同管理內容與之總體相同，即為高校經濟合同是否實現歸口管理機制；高校在簽訂經濟合同時是否明確了經濟活動范圍和條件；高校職能部門是否有效監控經濟合同的履行情況；相關部門是否建立了經濟合同出現糾紛后的協調處理流程。

3.高校經濟合同管理規范與理論基礎。2012年11月29日，財政部以財會〔2012〕21號印發《行政事業單位內部控制規范（試行）》是高校實施經濟合同管理的重要規范。在《規范》的指導下，高校應當對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合；同時，建立合同履行監督審查制度。對合同履行中簽訂補充合同，或變更、解除合同等應當按照國家有關規定進行審查；高校財會部門應當根據合同履行情況辦理價款結算、進行賬務處理。未按照合同條款履約的，財會部門應當在付款之前向高校合同管理的有關負責人報告。

從總體追求來看，將內部控制理論應用到我國事業單位的管理上是非常匹配的，有效的內部控制可以使事業單位的運作管理更加規范，提高辦事效率，降低各類風險，管理漏洞等。

從高校合同管理方面來看，高校作為行政事業單位的代表之一，應當結合本校實際情況將行政事業單位的內部控制理論運用到實踐當中。應當注意是否實現了合同歸口管理機制；在簽訂經濟合同時是否明確了經濟活動范圍和條件；高校職能部門是否有效監控了經濟合同的履行情況；相關部門是否建立了經濟合同出現糾紛后的協調處理流程等加強。建立合規合理的經濟合同管理流程，促進高校的長遠進步。

二、高校經濟合同管理流程框架及其實施

（一）高校經濟合同管理目標

高校的任何管理工作的出發點和落腳點都是維護高校教育事業的發展，高校經濟合同管理工作的目標誠然亦是如此。高校經濟合同管理的目標應立足高等教育業的發展，與社會效益、公共財政支出的使用效果以及高校的辦學能力相結合，期望通過建立合理有效的經濟合同管理流程，減少高校經濟合同違約糾紛風險，提高高校資產的利用率，減少高校資金、資源、人力不必要的閑置與浪費。

高校經濟合同管理目標的細化到流程目標可分為：在合同的訂立與審批環節，實現合同具有一定的法律效力，在訂立過程中應當進行充分論證和研究分析的目標；在合同履行環節，高校應實現對經濟合同的履行情況進行監控，能及時發現合同履行過程中所發生的問題，對合同進行補充、修改或解除；在合同糾紛處理環節，實現控制合同糾紛，需要維護本校的合法權益的基礎上，又不侵犯對方的合法權益的目標；最后在合同登記歸檔環節，實現確定相應的歸口管理部門，對合同進行統一管理，以確保合同的歸檔的完整，并且對于涉密的合同采取保密措施的目標。

（二）高校經濟合同管理框架

基于內部控制理論和合同管理原則，設計高校經濟合同管理框架即經濟合同管理工作的框架流程為：梳理業務范圍、確定控制目標、明確審批權限、設置業務各環節的審批規定、劃分合同管理流程中涉及的部門并明確崗位職業、明確業務流程、識別風險點并制定風險應對策略、設計風險控制矩陣、編制關鍵控制文檔及使用流程。

1.梳理業務范圍。包括梳理高校經濟業務設計的內容、范圍與部門。在所涉及業務范圍內，規定必須簽訂合同的經濟業務種類。例如：建設工程設計、監理、施工、結算、決算業務；單筆交易金額達到或超過2萬元的服務交易；單筆交易金額達到或超過5萬元的貨物交易；其他經合同歸口管理部門認定必須簽訂合同的業務。

其次，梳理高校經濟業務往來中所涉及的高校部門范圍。包括經辦責任部門為具體合同經辦部門（某學院、處室等）；歸口管理部門為高校法規處；協作部門為高校財務處及辦公室。

2.確定控制目標。明確高校經濟合同擬定、審批、執行等環節的程序和要求，定期檢查和評價高校經濟合同管理中的薄弱環節，采取相應控制措施，促進相關經濟業務合理開展和經濟合同的有效履行，切實維護高校的合法權益。

3.設置業務各環節的審批權限。高校應將經濟業務合同按種類金額等劃分為重大合同、重要合同與一般合同，相應的設置不同的審批權限。這些審批權限包括是否經過經辦部門負責人、法規處處長、財務處長、經辦部門主管副校長、主管法制副校長、主管財務副校長、校長審批。通過劃分合同種類、明確審批權限，使經濟合同管理的全過程——調查、談判、簽署及結算工作的審批權限細化到高校各個職能部門的負責人。

4.劃分合同管理流程中涉及的部門并明確崗位職業。高校經濟合同管理按職能分類主要分為三類，分別為：經辦部門、歸口管理部門和協作部門。各部門的崗位職責具體包括崗位設置以及崗位具體責任。具體在下節高校經濟合同管理實施中展開敘述。

5.明確業務流程。高校經濟合同管理同一般合同管理流程一致，包括合同調查、合同談判、合同文本擬定與審批、合同簽署、合同執行、合同變更、合同檔案管理等幾個具體流程。在這一環節高校應就本校實際情況明確每個具體流程由高校哪些職能部門的相關人員負責。例如在合同執行這一流程中，高校經濟合同經辦人要隨時跟蹤高校經濟合同執行情況，發生異常情況要隨時向部門負責人、財務處合同管理員報告。發生違約可能或違約行為時，要及時采取有效措施使其對本校的不利影響降至最低。高校合同管理員每月月底之前更新合同管理臺賬，將合同執行的最新進展情況登記入賬，并編制高校經濟合同報告月報表，報財務處處長及主管副校長審閱。

6.識別風險點并制定風險應對策略。高校合同管理部門應從梳理相關經濟業務流程、明確業務環節入手。分析各項經濟活動的業務流程是否清晰合理，流程中的相關崗位的職責權限是否明確，不相容崗位是否相互分離，每個環節的授權審批是否科學完整，相關信息是否得到全面記錄，各項管理要求是否在內部管理制度中予以明確，各項制度的執行是否有效，關鍵控制措施是否得到落實。

7.編制關鍵控制文檔及使用流程。由合同管理人編制合同借閱臺賬，財務人員編制合同付款申請表，合同經辦人編制供應商調查表、合同審批表、合同文本，并相應的規定編制份數和留存人員，從編制擬定等文檔工作上規范經濟合同管理流程，便于簽訂執行、監督審查工作的開展。

（三）高校經濟合同管理實施

高校經濟合同管理工作部門按職能分類主要分為三類，分別為：經辦部門、歸口管理部門和協作部門。各部門的崗位職責具體包括崗位設置以及崗位具體責任。

1.經辦部門。分別設置合同經辦人和部門負責人兩個崗位。其中合同經辦人崗位責任為：根據經濟業務的情況及本校制度要求，發起合同業務；合同對方的聯系、信息收集以及初步審核，跟蹤供應商評價活動直到流程結束；組織合同談判并記錄談判結果；起草合同文本，并將之送審直至合同審批完成；合同履行過程的日常管理與跟蹤；發起合同結算流程并跟蹤至流程結束；向合同歸口管理部門提供所需信息。部門負責人崗位責任包括：供應商評價的審核；參與重要合同談判；合同文本的審核；合同結算資料的審核。

2.歸口管理部門。高校經濟合同管理中的歸口管理是指高校按照管控事項的性質和管理要求，結合單位職責、組織機構和崗位設置，在不相容崗位相互分離和內部授權審批控制的前提下，明確單位內部各項業務的歸口管理責任單位的控制方法。歸口管理主要要求為：根據本單位實際情況；按照權責對等原則；采取成立聯合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員等方式；對有關經濟活動實行統一管理。

歸口管理部門主要設置法規處設合同管理、副處長（業務分管）兩個崗位。其中合同管理崗位職責包括：各類合同的法律審核；全局經濟合同的歸口管理；建立合同臺賬，對所有經濟合同統一編號、存檔；組織并參與經濟合同的商務談判。副處長崗位職責包括：參與重大合同、重要合同的談判；負責經濟合同責任條款的審核。

3.協作部門。分別包括財務處、辦公室。其中財務處設置主辦會計、副處長（業務分管）、出納三個崗位。各崗位職責如下：主辦會計崗負責合同收付款條件的審核。副處長崗參與重大合同的談判；負責經濟合同商務條款的審核。出納崗負責辦理合同收、付款。辦公室設置印章管理崗，主要負責合同簽章前的審核并加蓋印章。

三、完善高校經濟合同管理的建議——基于內控的視角

（一）內部控制理論是經濟合同有效管理的技術方法

內部控制是將所有的經濟業務活動按流程進行風險分析，并按風險點制定管控措施，將分散的各項管理制度有機地連接起來，它是目標管理與流程管理的有效融合。而經濟合同管理作為內部控制理論研究中的一個重要分支，內部控制相關理論自然是對經濟合同進行有效管理的技術方法的依托。

（二）合同業務管理組織控制

1.建設內控制度。在內部控制原理中，合同業務的管理工作是可以分解成為由一個個作業點構成的流程的。每個作業點相對應的有自己的風險存在，同時也有相對應的內控措施產生。在合同業務的內控制度方面，重點多放在歸口管理機制的制定、預算控制的落實、風險識別等。

2.明確崗位與職責。合同業務管理組織控制主要涉及經辦部門、歸口管理部門和協作部門。其中，經辦部門的崗位職責主要是根據經濟業務的情況及本單位的制度規則，負責從合同的調查環節開始，組織合同談判并記錄談判結果；起草合同文本，并將之送審直至合同審批完成；向合同歸口管理部門提供所需信息；供應商評價的審核；參與重要合同談判；合同文本的審核；合同結算資料的審核；到合同履行過程的日常管理與跟蹤；發起合同結算流程并跟蹤至流程結束整個過程。

歸口管理部門的崗位職責主要為各類合同的法律審核；全局經濟合同的歸口管理；建立合同臺賬，對所有經濟合同統一編號、存檔；參與重大合同、重要合同的談判。

協作部門一般為各單位的財務部門，主要負責合同收付款條件的審核；商務條款的審核；辦理合同收、付款。

3.實施歸口管理。歸口機制要求高校在經濟合同管理工作中嚴格實施歸口管理。通過經濟合同的性質和管理要求，結合本校職責、組織機構和崗位設置，在不相容崗位相互分離和內部授權審批控制的前提下，明確高校內部各項業務的歸口管理責任單位的控制方法。主要歸口管理要求為：根據本校實際情況；按照權責對等原則；采取成立聯合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員等方式；對經濟業務相關的合同實行統一管理。