淺析招標項目的綜合管理

馮巖

（杭州中科微電子有限公司，浙江 杭州 310000）

采用招標的項目通常是技術含量高、涉及面廣、實施周期長的大型項目，因而從全局、多角度進行項目綜合管理顯得尤為重要，直接關系到項目能否按時、保質完成。招標項目因在競標準備過程中已明確了項目的范圍、進度、成本、質量等要求。在后續的管理過程中，主要將管理的重點放在項目溝通管理，進度、費用、質量的協調管理及變更管理上。

一、項目溝通管理的重要性和必要性

招標項目在啟動階段，招投標方及其他項目利益相關者需要就項目關鍵技術指標、經濟指標的確定，項目成果提交形式，后續發展計劃等方面進行溝通。

首先，建立良好的溝通機制，使項目各利益相關者能夠認識到有效的溝通對項目實施的重要性，從而對溝通工作給予必要的人力、物力等方面的支持。特別是在項目啟動初期，項目團隊組建不久，各成員之間彼此不甚了解，需要更多的溝通，隨著項目的逐步開展，項目組成員也需要共享資源及必要的技術交流。

其次，確立有效的溝通方式。溝通方式一般可分為正式溝通和非正式溝通，上行溝通、下行溝通和平行交叉溝通，單向溝通和雙向溝通，言語和非言語溝通，書面和口頭溝通。在項目實際管理過程中考慮到項目較復雜，涉及的利益相關者眾多，因此選用多種溝通渠道。針對重要的決策，一般采用例會、項目進展報告、工作報告等正式的溝通方式，同時將其制度化，便于相關資料存檔，作為解決后續類似問題或類似項目的依據。針對較小的問題，則可采取電話、傳真、郵件等快速、經濟、便捷的溝通方式，這樣可以節約時間和費用，使問題可以及時得到解決。若遇到比較重要同時比較棘手的問題，則可根據需要先行進行電話交流等快速的溝通，待問題得到解決后再將其紙質化，形成相關報告進行存檔。

二、在進度、費用、質量之間衡管理，爭取達到最佳平衡點

項目計劃過程應當從對各種制約因素的綜合分析中，權衡利弊。項目綜合計劃本身是一個系統，由一系列單項計劃組成，所以應當充分考慮各單項計劃之間的相關性。因項目招標的文件已明確了項目的執行期、費用及要達到的關鍵指標要求等，因而項目計劃的制定要綜合考慮以上各方的制約關系，不能單就一方制定計劃，那樣的計劃只能顧此失彼，不能達到項目要求。

在制定項目計劃時，首先對項目團隊的技術水平進行分析，對團隊已有技術累計的部分，關鍵指標的設計可參照以往類似項目來完成，并在以后的研發過程中不斷改進，進而將重點放在新技術突破的過程，集中力量攻克。其次，明確項目分工，盡量根據項目需求劃分多個獨立設計小組，采用平行的工作關系，縮短工作時間。

在項目實施過程中，往往不會完全按照項目初期制定的計劃進行，要對項目各關鍵要素進行綜合協調，并根據實際的變化程度選擇相應的變更管理。在這些協調工作中，對于項目進度、費用和質量這三大要素的分析尤為重要。

（一）項目質量與費用的綜合分析

為了使項目可交付的成果符合項目最初的質量要求，要在項目實施過程中開展質量檢驗和保障工作，一旦出現質量問題及時采取相應的補救措施。但同時這些補救措施都需要消耗和占用項目資源，產生費用。這就意味著提高質量勢必會產生費用，增加成本。反之要是降低產品質量要求則可能導致整個項目失敗。可見平衡項目質量與費用之間的矛盾對項目成敗有至關重要的作用。

此處引入價值工程分析法，來加以平衡兩者之間的矛盾。

V=F/C

式中，V為“價值”，F為功能，C為成本。

價值V：指對象具有的必要功能與取得該功能的總成本的比例，即效用或功能與費用之比。

功能F：指產品或勞務的性能或用途，即所承擔的職能，其實質是產品的使用價值。

根據項目實際情況計算出價值系數V。其中，價值系數大于1的功能，表示其實現花費較少的錢即可完成，可提高質量，以滿足招標方更高的要求，價值系數小于1的功能，是費用重點控制對象，在保證質量的同時則需要考慮降低成本，減少費用支出。

（二）項目進度與費用的綜合分析

由于資金時間價值的存在，項目費用與進度是直接相關的。項目的成本一般是由直接成本和間接成本組成。直接成本主要包括材料費、人工費、設備費等組成，隨著進度的提前而增加，間接成本包括勞務費、管理費等，隨著進度的拖延而增加。因此要根據項目的要求或者說項目合同要求來判斷如何協調項目進度與費用的關系。可采取彈性計劃的方式，如果項目提前會使項目成本大增，可考慮相應放緩項目的研發進度，將一部分資源分流至其他項目，這樣可以分攤本項目的成本，亦不會影響項目可交付成果的提交。如果項目的進度已處在拖延的情況下，可考慮增加一部分成本換取進度的方式。

（三）項目進度與質量的綜合分析

對于招標的項目，質量要求已被固定，如果達不到質量要求，項目即宣告失敗。在目標時間內完成所要達到的質量要求，往往費用會超支，如若控制費用在額度內，勢必會影響進度的安排。可根據項目實施的進展情況，將某些工作的邏輯關系由順序進行改為平行進行，或者將部分關鍵工作的持續時間壓縮，以保證項目按時、保質完成。

三、項目的變更管理

招標項目是一個技術含量高、涉及面廣、實施周期長的項目，在項目實施過程中要權衡多方的關系，因此項目變更在所難免。所謂項目綜合變更是指在項目生命周期的整個過程中，對變更的識別、評價和管理等工作。在項目管理過程中，通過項目進展報告時刻跟蹤項目狀態，當發現出現異常，需要對項目計劃實施變更時，首先對促使變更形成的因素進行分析和采取措施，確保變更朝著對項目有力的方向發展，并根據績效測量確認發生偏差的程度來制定補充計劃。

四、結論

綜上所述，招標項目是一項復雜的工作，需要多角度、全方位的管理。在項目初期就要引入系統的項目綜合管理方法，并對項目進行科學、規范、有效的管理，將項目的所有組成要素充分地、有機地結合在一起，才能極大的提高項目的效率和成功概率。