淺談企業采購與付款內控流程的建立

強春衛

一、采購與付款內部控制的關鍵點

1.采購申請與審批。企業采購業務的開端即為采購申請，所以完善的采購申請制度對企業來說極其重要。企業首先應確定各個部門應負責的物品種類，使各部門獲得相應的采購申請權，同時應確認請購的所有流程。比如科研部門在填寫采購申請單時，應根據項目的實際需要和進度填寫物品種類、數量、發貨時間、到貨時間等基本信息，經審核簽字后再交給采購部門進行操作。

2.供應商與價格的選擇與確定。在進行采購工作時，一般都會購入大量的物品，此時供應商的選擇將直接關系到企業的利益。相關采購人員應廣泛搜集信譽良好的合格供應商的資料，并逐一對比各個供應商的價格與產品質量，最后確定合作的供應商。經領導審核并簽字后，采購部門再進行采購工作。

3.物資驗收。企業應建立相應的驗收內部控制制度，以此來保證存貨的真實性與完整性。質檢部門與倉儲保管部門在驗收過程中起到了重要的作用。首先，倉儲保管人員應認真核實送貨單據上的相關信息，確保貨物是企業所采購物資，并立即通知質檢部門人員來檢查貨物質量。經檢驗貨物質量過關后，相關人員在送貨單上簽字，倉儲保管人員再辦理相關入庫手續。

4.票據管理與款項支付。發票入賬關系著后續相關付款結算工作的實施，因此發票入賬是企業進行負債確認工作必不可少的環節。為了使采購環節的內部控制管理工作順利開展，發票入賬工作應與采購驗收等工作分開進行，并且每項工作應至少由兩個人來實施。在采購業務已經完成，并經審核簽字取得合格的發票后，發票入賬工作才能進行。另外，在辦理發票入賬記錄之前，財務部門人員應嚴格審核相關憑證，如采購發票、驗收證明、入庫單據等。付款控制工作的重點在于要嚴格檢查相關手續是否齊全，并按照相關法律法規及采購合同來進行后續付款工作。

二、企業采購與付款內部控制現狀

從企業經營管理的需求出發，為保證企業穩健地運營，企業應制定一套包含采購、銷售、存貨、固定資產、財務結賬等事項的完整的內部控制流程。在企業的經營過程中，采購內部控制工作的順利實施是十分重要的，其包括了以下幾個基本環節：

1.預算與計劃流程

該流程的順利實施有利于及時提供原材料和控制采購成本，主要涉及到以下幾個方面：（1）銷售預算編制。市場營銷部采購人員編制相關年度采購預算，經層層審核后再交由公司總經理進行最終審批。（2）采購計劃編制。市場營銷部部長先對采購計劃進行審核，然后采購員再根據該審批起草采購合同，最后營銷部部長再對其進行審核。（3）科研物料采購申請。科研部門及其他相關部門向市場營銷部提交采購申請，經審核后便可通過該采購申請。

2.供應商選擇

做好供應商選擇過程中的內部控制制度，有利于企業獲得更加便宜可靠的原材料，主要包括以下控制點：（1）科研物料采購。負責采購的人員搜集相關供應商的資料，同時采購員應與科研部門人員對供應商的產品進行合理評價，在特殊情況下質量管理部可進行協助。（2）生產物料采購。市場營銷部的采購人員對采購計劃下所需要的供應商進行合理選擇。（3）合理供應商復評。質量管理部通過定期對供應商進行年度復評選出下一年的供應商名單，并由質量部領導審核通過后方能生效。

3.發票付賬與對賬管理

本流程主要包括付款與對賬兩個步驟，該流程的進行保障了結算的及時性與準確性，該流程的控制點如下：（1）發票入賬。首先由采購員對發票、采購合同等進行逐一核對，確定無誤后再將其交由相關會計人員進行審核與驗證，再經過過賬處理工作后生成會計憑證，最后將會計憑證打印出來交給財務部長復核。（2）付款計劃的審批與辦理。采購員將編制好的付款計劃交給營銷部領導審核簽字，再經過相關會計人員以及財務總監審核后錄入預算系統，然后業務人員將其同步傳遞到費控系統，最后付款時交由財務資產部人員進行辦理。（3）對賬管理。采購業務工作包括了與外部供應商的對賬，而內部對賬主要由財務負責。

三、存在的問題

大多數企業在進行內部控制的實際操作過程中，對于某一些環節的控制過于形式化，并未從實際角度出發考慮某些環境因素造成的影響，主要存在以下問題：

1.分工不明確。在企業進行采購物資、確定供應商、驗收、付款等過程中，由于企業組織機構分配不合理以及人手不夠等問題，各個環節的業務人員之間分工不明確，在某些情況下一個人要承擔許多工作。

2.授權制度執行不到位。在科研物料的采購環節中，由于采購物料的特殊性，科研人員需要對物料進行檢查，因此造成了科研人員在采購環節中一人承擔多角的現象。該現象的實質即為越權，容易產生徇私舞弊事件，導致公司購買到質量差且價格高的產品。

3.采購價格控制不足。對于某些大型加工企業來說，由于業務繁忙工作量大且人員不足等問題，企業經常會忽略對價格的控制，因此導致發票價格與合同價格不一致。

4.付款時間的不確定性。在對供應商進行付款工作時，由于種種人為因素的存在，導致出現提前付款或者延遲付款的現象，違反了合同上的相關付款規定，從而使企業信譽受到損害。

四、關于采購與付款內控的措施與建議

1.明確崗位分工。企業應建立不相容崗位分離制度，使采購部門、物資驗收部門、財務部門等部門可以明確各自的職責，各業務人員合理分工，從而有效地防止了在某些環節中產生舞弊現象。

2.減少人為操作。在公司正常經營過程中，準確下達采購計劃有利于公司保持庫存的合理性。對于某些不確定的物料的采購，公司應對其引起重視?，F已上線的SAP管理軟件是一個強大的信息控制平臺，它可以通過對數據進行預測并生成主生產計劃，再結合其他有效信息轉化為采購訂單，在該軟件的操作過程中不僅滿足了生產經營的需求，還有效地減少了由人為因素帶來的問題。

3.加強對采購價格變動的管控。在采購交易進行前，企業應與供應商一起確定采購價格并簽訂采購合同。由于某一些特殊情況的存在，導致雙方無法確定最終的結算價格，此時雙方應協商討論并確定一個暫估結算價格。采購人員應與供應商認真溝通協商，嚴格控制暫估價格與最終結算價格的差異，這樣企業在定價上就具有一定的主動權。

4.加強內控流程管理力度。企業應加強對企業內部的控制管理力度，從而使企業的內控流程可以順利實施。對于檢查過程中出現的問題，應進行嚴格懲處，予以通報、罰款等處罰。比如在科研物料采購環節中的越權行為，必須進行嚴懲，這樣才能使內控流程有效實施下去。

5.建立單價詢問制度。企業應對長期合作的供應商進行定期詢價，在一年之內應至少進行一次詢價對比，并將所有的詢問信息記錄下來并作為結算的依據，從而有效地控制企業經營中存在的相關風險。

五、結束語

在企業正常運營過程中，對成本的有效控制是企業發展壯大的重要保障，而采購和付款的內部管控是成本控制的核心。因此，我們要充分考慮企業采購與付款內部管控所存在的問題，并及時采用合理的措施來解決問題，從而使企業穩健經營下去。