信息化背景下電子發票對高校財務管理的影響

周德旺 李 靜

引言

電子發票是由國家稅務局以統一發放的形式提供商家使用，并儲存于信息系統的無紙化發票形式。電子發票的發行和實施在互聯網時代具有重大意義，可以說，電子發票是互聯網經濟快速發展的產物。對消費者而言，電子發票與紙質發票一樣，是維權的重要依據。對銷售方而言，電子發票能降低更多企業成本。對國家稅務層面而言，電子發票可以減少偷稅漏稅，節約紙質發票等成本。

一、電子發票的發展

2012年5月，國家發展改革委發布《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，相關城市可提出建設電子商務示范城市申請，試點城市可提出推廣電子發票要求。最終獲批開展電子發票的試點城市有重慶、南京、杭州、深圳和青島。

2015年9月28日，國家稅務局制定了《“互聯網+稅務”行動計劃》，把互聯網與稅收工作深度融合，推動了稅收工作的新變革。該計劃的實施，從國家層面上全面推進了電子發票的應用。

2015年11月26日，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），明確了增值稅電子普通發票的開票方和受票方需要紙質發票的，可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件，其法律效力、基本用途和基本使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同。

2015年12月，中華人民共和國財政部發布國家檔案局令第79號，明確2016年1月1日起施行新的《會計檔案管理辦法》，并在其第八條中明確規定：單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料，在滿足了相關條件后可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。這是首次明確了電子會計檔案的合法地位。

2017年3月，國家稅務總局《關于進一步做好增值稅電子普通發票推行工作的指導意見》（稅總發2017年第31號）中提出，重點在電商、電信、金融、快遞、公用事業等有特殊需求的納稅人中推行使用電子發票。

從以上可以看出，電子發票在我國發展和推廣速度相當快，無論是從政府監管，還是從銷售者和消費者利益而言，都是有著積極的意義。

二、電子發票對高校財務工作的影響

（一）如何鑒別電子發票的真實性和唯一性

隨著電子發票的推廣和應用，在高校的財務報賬工作中，財務人員越來越多的接觸到電子發票。目前，高校財務仍以紙質發票報賬為主，電子發票需打印為紙質發票才能進行報賬處理。

從國家稅務局和銷售企業層面來看，電子發票節約了銷售企業開發票的紙張成本，卻在無形之中將其打印成本轉嫁到消費者身上。而且，以往的稅控紙質發票有相應的物理防偽性能，財務人員從紫光燈和手感觸摸方面可以對其進行部分鑒別。但電子發票在消費者自行打印后，財務人員無法鑒別電子發票的真實性，只能通過國家稅務總局系統進行單筆發票信息的查驗。僅上網查驗電子發票是否真實，已經大大影響了財務人員的工作效率。

此外，電子發票具有可以重復打印的特點，這也從另一個角度對財務人員報賬工作進行了挑戰，即財務人員如何鑒別電子發票的唯一性，該筆電子發票是否已經進行過報銷處理。在現實工作中，一旦電子發票重復報銷，財務人員又未鑒別出來，電子發票給財務人員所帶來的財務風險大大增加。

鑒于此，在目前高校財務工作中，報賬人員盡量讓銷售企業開具紙質發票進行報賬處理。此外，電子發票打印為紙質發票進行報賬時，高校財務人員有以下處理方法。在預約報賬系統中，財務人員可以要求預約報賬人員對電子發票的發票號碼等相關信息進行填報，通過預約報賬系統對電子發票重復性進行驗證。而在傳統報賬處理中，財務人員可以將報銷過的每張電子發票編號記錄下來，每次有電子發票進行報銷時再進行查驗，并要求報賬人員對電子發票僅報銷一次進行書面保證。

以上可以看出，電子發票給高校財務人員帶來了如何鑒別發票真實性和唯一性的困擾。

（二）如何將電子發票與高校財務報賬系統對接

電子發票的推廣使得高校信息安全面臨著巨大挑戰。以往，高校財務工作是相對封閉性的，隨著電子發票的發展，越來越多的電子發票涌現在報賬過程中。

2017年3月23日，用友網絡科技股份有限公司宣布推出電子發票服務平臺。與此同時，用友網絡也在積極推進“互聯網+電子發票”相關解決方案的研發。基于眾多ERP產品用戶的業務需求，用友建立了以大數據云服務為特征的技術平臺，與阿里、百望股份、騰訊等多家第三方交易平臺對接，并實現開票、流轉、收票、報銷、入賬、歸檔的無縫銜接。

如何將電子發票與高校財務系統對接，是目前面臨的財務報賬困境。我們可以設想一下，以大數據云服務為平臺，高校財務系統如果能與多家交易平臺對接，在財務系統中歸集和管理多平臺、多來源的電子發票，將有效解決電子發票入賬難題。

（三）如何將電子發票與高校財務收入系統對接

高校的主要收入來源于財政撥款收入、學費收入、捐贈收入、經營收入等。以往的高校收入記賬帶來了大量收入票據的管理工作。高校票據專管員需按照規定流程領取、印制、使用和保管票據。手工整理相關紙質票據，花費了大量的財務成本和人力成本。當電子發票普及后，高校可以通過財政電子票據管理系統開具財政電子票據。一方面，繳款人可以充分利用網絡技術進行繳費和獲取電子發票，提高票據利用效率。另一方面，高校可以通過電子發票減少紙質發票的相關流轉環節，節約財務成本和人力成本。

如何將電子發票與高校財務收入系統對接，是高校財務管理面臨的問題。目前，上海市高校使用電子發票開具學費收入走在了全國高校的前列。根據上海市財政局2015年8月1日起實施的《上海市政府非稅收入電子票據管理暫行辦法》第二十條，電子票據通過下載打印后，經執收單位加蓋財務專用章的紙質電子票據可作為財務記賬的原始憑證。故而，以上海市高校為例，電子發票與高校財務收入系統未進行電子化的對接，僅在電子發票的流轉環節進行了電子化的處理。

（四）如何進行電子會計檔案的管理

傳統的會計檔案是指財務部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查的會計憑證、會計賬簿、會計報表等紙質會計核算材料。而新的會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

2015年12月，財政部、國家檔案局發布《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起實施，明確了電子會計資料和電子會計檔案的管理要求。在《會計檔案管理辦法》中提出，同時滿足六個條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。這其中的第六個條件就是“形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案”。所以，從具體操作層面來說，對于具有永久保存價值或重要保存價值的會計檔案，應該以紙質檔案進行保存。此外，單位之間交接會計檔案時，電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

此次《會計檔案管理辦法》的規定，雖然從國家層面上認可了檔案管理中電子發票的地位，但如何建立行之有效的電子化檔案管理平臺，既是信息化背景下的大勢所趨，也是擺在高校財務管理信息化面前急需處理的問題。

三、電子發票在高校財務管理信息化的未來前景

（一）從財務報賬層面來看，目前的高校財務工作處于紙質發票與電子發票共同報賬的環境中

從長遠發展看，電子發票將會逐步取締紙質發票，適應電子發票報銷的財務軟件將被開發并應用推廣，會計電算化環境下的電子發票報賬，將成為會計核算的最終形式，大大簡化報賬流程和提高報賬效率。至此，電子發票將高校財務人員從繁重的基礎核算中解脫出來，最終立足點于高校財務的預算與決算分析層面。

（二）從財政收入層面來看，僅高校學費收入這一項所帶來的紙質收據申請、領用、開具、流轉、審核、裝訂、保管等環節，就消耗了大量的人力和物力

國家稅務總局公告2017年第31號《關于進一步做好增值稅電子普通發票推行工作的指導意見》已明確使用電子發票的重點領域，其中就指明了公用事業等有特殊需求的納稅人。如果高校學費的紙質收據將被電子收據取代，毫無疑問將管理票據的財務工作人員從繁瑣的程序中解放出來，不僅能高效統計學費收入，也能妥善處理數據的真實性。

（三）從會計檔案保管層面來看，電子會計檔案將是大勢所趨

高校財務人員可以從紙質檔案的整理和裝訂中擺脫出來，有效節約存放紙質會計檔案的空間。但如何最大化發揮電子會計檔案的信息化，避免電子會計檔案的丟失和被篡改，提升財務會計檔案服務性，將是今后有待解決的問題。