信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的作用分析

王鋒麗

（廣東省云浮市自來(lái)水有限公司，廣東 云浮 527300）

一、信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的作用

（一）有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)的管理思想比較陳舊，并且企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)格審核檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作中不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率低下。在信息化的時(shí)代背景下，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實(shí)可靠的檔案在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用，是企業(yè)建設(shè)的重要參考，在檔案管理中加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進(jìn)行檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性的查證工作提供時(shí)間，促進(jìn)檔案的優(yōu)化，保障檔案的真實(shí)可靠。同時(shí)，利用信息化技術(shù)，能夠準(zhǔn)確掌握檔案在企業(yè)中被閱讀和使用的人數(shù)，為檔案管理工作提供了便利性。

（二）有利于企業(yè)檔案的保存

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，硬件管理能力不足，紙質(zhì)檔案是主要是保存形式，這種紙質(zhì)檔案的保存是有年限的，一旦過(guò)了保存的時(shí)間，就可能需要重新整理檔案和保存檔案，甚至?xí)绊憴n案的完整性。利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，能夠有效避免這些問(wèn)題，延長(zhǎng)檔案管理的壽命，為人們查找檔案管理工作提供便利，即使在進(jìn)行檔案的閱讀之后也不會(huì)檔案造成損傷，有效保障了檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，利用信息化技術(shù)中的加密技術(shù)，還能夠提高檔案管理工作的安全性，為檔案的安全提供技術(shù)支撐。

二、信息化時(shí)代背景下檔案管理工作應(yīng)該采取的措施

（一）企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用

企業(yè)重視檔案管理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有企業(yè)重視檔案管理工作，才能不斷促進(jìn)檔案管理工作向前發(fā)展。很多企業(yè)在建設(shè)與發(fā)展中，并沒(méi)有重視檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中處于比較容易被忽視的地位，相關(guān)的檔案管理工作人員自身的工作積極性和工作熱情也會(huì)受到打擊。所以，很多企業(yè)中的檔案管理工作人員比較消極開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，檔案管理工作處于比較混亂的局面。同時(shí)也有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理供中的不重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作中并沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，沿用的仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。因此需要在信息化時(shí)代背景下加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作人員對(duì)檔案管理的重視程度，提高檔案管理工作在整個(gè)企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的地位。

（二）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)

隨著社會(huì)信息化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理人員的工作素質(zhì)已經(jīng)不能適應(yīng)信息化檔案管理模式，因此企業(yè)在采取信息化管理模式中，需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理工作的培訓(xùn)，信息化檔案管理工作中需要檔案管理人員不僅具備檔案管理方面的知識(shí)，同時(shí)要求檔案管理人員能夠掌握一些相關(guān)的信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力有了更高的要求，基于這樣的情況，企業(yè)相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該定期展開對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作人員的檔案管理水平，同時(shí)增強(qiáng)他們的信息化技術(shù)應(yīng)用能力，促進(jìn)檔案管理的綜合素質(zhì)能力提升，為信息化時(shí)代背景下信息化檔案管理工作提供人才機(jī)制，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

隨著社會(huì)現(xiàn)代化技術(shù)水平的不斷發(fā)展與應(yīng)用，企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展變化，與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的實(shí)施，在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中，檔案管理工作不僅是一項(xiàng)檔案保存的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是伴隨企業(yè)完善的重要數(shù)據(jù)信息依據(jù)，是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施的有效依據(jù)，在檔案管理工作中，將一些比較重要的數(shù)據(jù)和信息保存下來(lái)，能夠保障企業(yè)在了解公司發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后根據(jù)實(shí)際情況制定比較合適的解決方案，促進(jìn)企業(yè)向前發(fā)展，也就是說(shuō)，檔案在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中具有重要的位置，和企業(yè)發(fā)展前景的好壞具有重要的關(guān)系。所以，在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高企業(yè)檔案管理工作的能力，隨著社會(huì)時(shí)代進(jìn)步不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，利用信息化技術(shù)提高檔案管理工作的效率，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)保障。

同時(shí)需要利用現(xiàn)代化信息加密技術(shù)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的安全管理，檔案安全是傳統(tǒng)檔案管理中面臨的一個(gè)重要問(wèn)題，為了避免檔案在管理的過(guò)程中存在安全問(wèn)題，就需要利用加密技術(shù)提高檔案管理的安全性，特別是公司的重要文件，為企業(yè)建設(shè)和發(fā)展保駕護(hù)航。

綜上所述，信息化時(shí)代背景下檔案管理工作有了新的發(fā)展形式，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中，檔案管理工作存在很多問(wèn)題，在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問(wèn)題，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的檔案資源，同時(shí)也能夠增強(qiáng)檔案的安全性，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。