信息化時代背景下企業檔案管理的作用分析

王鋒麗

（廣東省云浮市自來水有限公司，廣東 云浮 527300）

一、信息化時代背景下企業檔案管理的作用

（一）有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統的企業檔案管理中，很多企業的管理思想比較陳舊，并且企業沒有嚴格審核檔案管理，導致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導致檔案管理的效率低下。在信息化的時代背景下，利用信息化技術對檔案工作進行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實可靠的檔案在企業的建設與發展中具有重要作用，是企業建設的重要參考，在檔案管理中加強對信息技術的應用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進行檔案真實性和準確性的查證工作提供時間，促進檔案的優化，保障檔案的真實可靠。同時，利用信息化技術，能夠準確掌握檔案在企業中被閱讀和使用的人數，為檔案管理工作提供了便利性。

（二）有利于企業檔案的保存

在傳統的檔案管理工作中，硬件管理能力不足，紙質檔案是主要是保存形式，這種紙質檔案的保存是有年限的，一旦過了保存的時間，就可能需要重新整理檔案和保存檔案，甚至會影響檔案的完整性。利用現代信息化技術，能夠有效避免這些問題，延長檔案管理的壽命，為人們查找檔案管理工作提供便利，即使在進行檔案的閱讀之后也不會檔案造成損傷，有效保障了檔案管理工作的質量。除此之外，利用信息化技術中的加密技術，還能夠提高檔案管理工作的安全性，為檔案的安全提供技術支撐。

二、信息化時代背景下檔案管理工作應該采取的措施

（一）企業需要加強對信息化技術的應用

企業重視檔案管理工作是檔案管理工作的基礎，只有企業重視檔案管理工作，才能不斷促進檔案管理工作向前發展。很多企業在建設與發展中，并沒有重視檔案管理工作，這就導致檔案管理工作在企業中處于比較容易被忽視的地位，相關的檔案管理工作人員自身的工作積極性和工作熱情也會受到打擊。所以，很多企業中的檔案管理工作人員比較消極開展檔案管理工作，導致檔案管理工作效率低下，檔案管理工作處于比較混亂的局面。同時也有一些企業領導對檔案管理供中的不重視，導致企業檔案管理工作中并沒有加強對信息化技術的應用，沿用的仍然是傳統的紙質檔案管理方式，嚴重影響了檔案管理工作的效率。因此需要在信息化時代背景下加強相關領導工作人員對檔案管理的重視程度，提高檔案管理工作在整個企業建設與發展中的地位。

（二）加強對相關檔案管理人員的信息化技術培訓

隨著社會信息化技術的發展與應用，傳統檔案管理人員的工作素質已經不能適應信息化檔案管理模式，因此企業在采取信息化管理模式中，需要加強對相關檔案管理工作的培訓，信息化檔案管理工作中需要檔案管理人員不僅具備檔案管理方面的知識，同時要求檔案管理人員能夠掌握一些相關的信息化技術，對檔案管理人員的綜合素質能力有了更高的要求，基于這樣的情況，企業相關的檔案管理部門應該定期展開對檔案管理人員的培訓，提高工作人員的檔案管理水平，同時增強他們的信息化技術應用能力，促進檔案管理的綜合素質能力提升，為信息化時代背景下信息化檔案管理工作提供人才機制，提高檔案管理工作的效率和質量。

（三）創新檔案管理模式

隨著社會現代化技術水平的不斷發展與應用，企業建設與發展中檔案管理工作也應該順應時代潮流的發展變化，與時俱進，利用信息化技術加強對檔案管理工作的實施，在企業的建設與發展中，檔案管理工作不僅是一項檔案保存的基礎工作，同時也是伴隨企業完善的重要數據信息依據，是企業建設與發展戰略實施的有效依據，在檔案管理工作中，將一些比較重要的數據和信息保存下來，能夠保障企業在了解公司發展過程中存在的問題，然后根據實際情況制定比較合適的解決方案，促進企業向前發展，也就是說，檔案在企業的發展過程中具有重要的位置，和企業發展前景的好壞具有重要的關系。所以，在信息化時代背景下，企業的檔案管理工作應該學會與時俱進，利用現代化信息技術提高企業檔案管理工作的能力，隨著社會時代進步不斷創新企業檔案管理模式，改變傳統的紙質檔案管理形式，利用信息化技術提高檔案管理工作的效率，為企業建設與發展提供良好的基礎保障。

同時需要利用現代化信息加密技術加強對企業檔案的安全管理，檔案安全是傳統檔案管理中面臨的一個重要問題，為了避免檔案在管理的過程中存在安全問題，就需要利用加密技術提高檔案管理的安全性，特別是公司的重要文件，為企業建設和發展保駕護航。

綜上所述，信息化時代背景下檔案管理工作有了新的發展形式，在傳統的紙質檔案管理方式中，檔案管理工作存在很多問題，在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問題，利用信息化技術進行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為企業的發展提供完整的檔案資源，同時也能夠增強檔案的安全性，因此企業在進行檔案管理工作中，應該加強對信息化技術的應用，為企業建設與發展中檔案管理工作打下堅實的基礎。