試論如何提升醫院人事檔案管理的數字化進程

孫 燕

（河北省邯鄲市第一醫院，河北 邯鄲 056002）

在醫院的各項管理活動中，人事檔案管理是重要的內容之一。醫院的人事檔案管理是對醫院所有人員的個人信息、工作經歷、獎懲情況等進行的全方位記錄和管理的信息活動，能夠讓醫院對于職工進行有效的管理并做出合理的人事調動，這也是醫院在管理人員方面最有效的信息資料來源。目前由于醫院的醫療水平逐步的在完善，同時醫護人員的服務態度和水平也在不斷的提升，因此醫院的醫療人員以及職能科室人數越來越多，這也就給醫院的人事檔案管理帶來了一定的難度。傳統的手工管理模式已經不能適應現代醫院對于人事管理的需要了，因此必須通過數字化的手段來提升醫院人事管理的水平，推動醫院整體的人事檔案管理工作有序的進行。

一、醫院人事檔案管理數字化的特點

傳統的紙質檔案需要根據不同的要求來進行記錄，對于資料共享來說存在一定能夠的難度，而且在檔案資料的保存期間和傳遞過程中很容易造成紙質資料的毀損，因此加快醫院人士檔案管理的數字化進程能夠實現輸入、編輯以及輸出，從而能夠有效的對電子檔案數據進行整理，提高檔案的規范化和合理化。數字化的人事檔案還能夠實現信息共享，讓上級單位更好的掌握醫院的各種人才分布和職稱結構情況。

在新的醫院發展形勢下，對于人事檔案的安全管理是數字化進程的重要手段和目標，數字化檔案將傳統的紙質檔案進行轉換，在檔案的編輯、修改和錄入輸出都能夠實現數字化的管理，這種方式只要設定好權限其他人員就無法接觸到數據檔案的原始信息，避免了紙質檔案存在人為篡改的可能性，同時對于檔案管理人員來說，只需要記錄醫院人事檔案管理信息系統的賬號和密碼就能夠實現對于人事檔案的管理和操作，從而能夠提升醫院人事檔案管理的效率。

二、建立醫院人事檔案信息數據庫

醫院有不同的檔案信息數據庫，不同數據庫的特點不盡相同，需要根據自身的需要來建立檔案信息數據庫。比如醫院的資源規劃HRP系統，醫院信息HIS系統以及LIS系統等。通過將紙質的檔案進行信息化的轉換，建立各種形式的信息數據表格，同時將紙質的檔案進行合理的劃分，明確數據表格的形式。其次要建立excel表格形式的檔案管理目錄，然后通過導入的形式形成標準的系統目錄，然后根據導入的分數和頁數來確定需要掃描的頁數。導入以后要進行相關的對比，確保紙質和電子檔案的準確性。最后要設計檔案信息系統的交互界面，主要包括后臺的管理和前臺的操作，后臺管理是能夠讓管理人員進行一些系統的維護和修改，因此必須具備系統化和完整化的特點，這樣才能夠收錄不同的檔案，前臺管理主要是可以管理和檢索各種人事信息，因此數據必須簡明扼要，便于搜索。

三、對查詢系統進行有效的設置

醫院的人事檔案數字化系統目的是為了能夠更有效率的對人事信息進行檢索，因此應該設計完善的查詢系統，這樣才能滿足不同信息使用者的需要。首先要提供實用的查詢字段，比如通過查詢醫院人員的姓名、年齡、科室、專業等，對醫院的檔案進行動態化的管理，全面的掌握醫院人事檔案的基本信息以及變動信息，其次要設計能夠在前臺顯示的檢索條件，可以根據數據庫中的重要字段設計檢索的字段并生成查詢表，再次還要設置不同的查詢方法，通過信息編輯模式以及查詢條件進行設置，從而實現對于某個特定對象的查詢。比如醫院人事檔案的基本信息查詢、錄入查詢、分類查詢以及資料查詢等。同時還要及時的對資料的數據進行變更，系統性的跟進檔案的變化。

四、對人事檔案數據庫進行更新

醫院是一個人事變動非常頻繁的單位，每年都會有大量的人員退休，同時還會招聘很多的醫護人員，因此作為醫院的人事檔案管理人員一定要及時的對電子數據庫進行檢查并進行更新，這樣才能夠保障檔案的完整性和可靠性。對檔案數據庫的更新從以下幾個層次開展：人事檔案管理員可以放開對各個科室負責人、醫院上下級用戶以及內部人員的權限，讓他們能夠從人事檔案系統不同的端口對人事信息進行錄入，檔案管理人員對數據進行審核，這樣能夠大幅度提升檔案管理的效率。醫院的人事檔案數據也要根據電子檔案的需要不斷的進行功能的升級和改進，檔案管理人員也要及時的與系統維護人員進行溝通和協調，讓檔案系統更加適合醫院自身的發展。

五、對檔案管理模式實行分級化管理

醫院實現了人事檔案的數字化管理以后，可以實行分級化的管理模式，設置不同的級別比如醫院領導、科室主任、單位內部人員以及管理員，不同級別具有不同的權限設置。管理員具有最高權限，能夠對人事信息進行查閱、修改、增加、減少、刪除、檢查等，而科室主任及其他內部人員可以對人事檔案進行查詢，不同層級的使用人員必須經過管理員的同意才可以進入和查閱檔案。不同的用戶需要有不同的流程控制和管理，這樣能夠對不同的檔案進行有序的存儲，提高醫院人事檔案管理的效率。

六、制定好完善的人事檔案管理制度

在提升醫院人事檔案管理的數字化進程中，需要制定嚴格的檔案管理制度，這樣才能保證檔案數據數字化的統一性和標準型。要規定數據和文件的歸檔標準，各個部門收集人員信息必須按照統一的標準進行，這樣才能保證檔案系統的高效和快捷。其次要提升檔案管理人員的業務素質，要具有信息化的處理能力，醫院也要針對檔案管理人員進行系統化、科學化的培訓，提升他們的業務能力。最后人事檔案管理人員要具有正確的工作態度，自覺的對醫院人事檔案信息進行數字化的整合，不斷為醫院的科研和教學工作服務。

七、結語

醫院的人事檔案管理工作是醫院行政管理中重要的部分，同時實現數字化管理也是醫院適應信息化時代發展的重要舉措，通過完善醫院人事管理檔案信息體系，不但能夠提升醫院人事管理的效率，同時也能促進醫院的信息化建設不斷前進。