高校會計憑證管理存在的問題及對策研究

李金丹

（天津大學，天津 300072）

國務院2016年印發《關于加快推進“互聯網+服務”工作的指導意見》，對加快推進“互聯網+服務”工作作出總體部署。報告指出要大力推進“互聯網+服務”，通過“互聯網+服務”云平臺實現服務事項全面公開，部門間信息聯通、數據共享。黨的十九大報告中，八次提到了互聯網的問題。這些足以證明互聯網技術的推行勢不可擋。

天津大學財務處歷年來的服務軌跡，也映射出了我國信息技術的發展歷程。從一開始的手工賬套到后來的會計電算化；從師生徹夜排隊的現場報賬到如今的網上預約投遞；從開具手工發票到機打發票再到現在電子發票的逐步推廣……

在這樣的大背景下，高校推行“互聯網+會計憑證管理”也拉開加速發展的序幕。

一、傳統的會計憑證管理

會計憑證管理包括記賬憑證的交接、登記、歸檔、掃描、裝訂、查詢、保管等。每年財務處接待大量的校內外人員前來查閱會計憑證，用途涉及項目結題、審計監管等方面。

傳統的會計憑證調取首先需要師生通過財務網上綜合服務平臺篩選出需要的會計憑證，然后通過電話方式提前向財務處預約查詢憑證時間，查詢會計憑證時需根據查詢憑證的數量安排相應的工作人員到財務處分工查詢，檔案管理員根據師生提供的查詢憑證單據及許可說明從憑單庫里逐本取出會計憑證到檔案查詢接待室，此時師生可以對經過許可的會計憑證進行查閱、掃描、打印等，最后財務管理員將查詢完畢的會計憑證逐本歸位。打印出來的會計憑證均需要加蓋會計科的印章才能確保其有效性。

二、傳統會計憑證管理面臨的現狀

（一）高校師生對財務服務需求不斷提高

隨著財務業務種類的不斷豐富，財務處提供的服務形式也變的多樣化。如制單審核由傳統的現場報銷變為網上預約投遞。信息技術的變革使得很多現場辦公服務轉移到財務信息化平臺。在外在的拉力驅動下，會計憑證的管理自然“不甘落后”。

（二）高校會計憑證數量與查閱頻率同比增加

隨著學校各項事業蓬勃發展，各項資金大幅增加，會計憑證的制單量與查詢次數也與日俱增。這無疑給會計憑證的管理帶來更大的壓力。據統計，我校財務處會計憑證2017年共制單220702筆，會計憑證查閱20217本。傳統的查閱會計憑證的方式需投入的人力、物力及精力可想而知。在這些內部需求壓力的推動下，會計憑證管理需要進一步提升。

（三）紙質版會計憑證不利于保存

根據會計制度相關規定，會計憑證需要保存30年。在此期間，長時間的存儲、頻繁的查閱使會計憑證的保管面臨巨大挑戰。師生的每次查閱都會給會計憑證造成不同程度的破損，即使及時補救，也難以恢復之前的面貌。長此以往，會計憑證勢必難以“獨善其身”。

（四）雙校區運行為查閱會計憑證提出了更大的挑戰

由于我校特有的雙校區運行機制，財務處將會計憑證分門別類放置于雙校區的會計檔案庫。而查閱的憑證可能分布在不同的校區，這種地理局限性為會計憑證管理帶來諸多不便。

面對會計憑證的海量數據、頻繁調取、異地存儲，傳統的管理模式顯然已無法滿足需求。這種情況下，實現高校會計憑證信息化管理是必然選擇，而憑證影像化的應用則是信息化建設中的重要部分。

三、會計憑證管理的改進措施

（一）秉承“互聯網+”創新理念，強化服務意識

1.著眼于為師生服務。憑證影像化建設的出發點主要有兩點：一是為師生提供服務，讓廣大師生更加方便快捷、高效規范的查詢會計憑證；二是加強我處會計檔案管理工作，優化會計檔案管理模式，提高會計工作透明度。憑證影像化的上線大大減少了財務和辦事人員的工作總量和工作時間。

2.著眼于為業務服務。憑證影像化是為滿足師生及財務審計的需求而設計的。但信息化的建設不能脫離財務業務而存在，不能脫離業務工作而談技術，不能脫離業務實際而談服務，這樣只會增加成本、降低效率、制約發展。我處結合具體業務需求，不斷優化系統流程，為廣大師生提供了一個簡潔、方便的操作界面。

3.著眼于為大局服務。信息化建設需要服務于大局的發展，反過來信息化建設作為科技力量也在支撐大局的發展。近年來，我處解放思想、開拓創新，逐步在為廣大師生服務的宏偉藍圖上勾勒神經網絡，憑證影像化作為這一神經網絡的樹突成為財務對外提供服務的中堅力量。

（二）以“互聯網+”技術變革為驅動，推進我處信息化建設

1.創新“互聯網+”模式，開發憑證影像化系統。為緩解傳統查詢會計憑證模式的工作壓力，適應信息化時代的發展，我處經過多次調研和協商，提出系統需求，協同供應商在原有的財務網上綜合服務平臺基礎上開發出具有天大特色的憑證影像化系統。

會計憑證影像化的使用離不開廣大師生的配合。師生需要將報銷發票等附件按照要求規范粘貼，待入庫前，會計檔案管理員將符合標準的會計憑證快速掃描存檔。

當師生有查詢憑證需求時可登錄常用的財務網上綜合服務平臺進行操作。為確保經費卡各類信息的安全性，師生只能在該平臺查詢自己權限內的各類信息。用戶可以選擇需要查看的項目經費卡，點擊明細后界面上會顯示某一時間段的消費明細。每一個消費明細右側都有一個“憑證預覽”按鈕，此按鈕的鏈接位置即是該會計憑證下的憑證及所有附件信息的保存地址。

用戶點擊“憑證預覽”，系統界面會出現所有以圖片形式保存的該憑證具體信息。用戶可以雙擊點開大圖查看，也可以點擊下載。會計憑證的所有圖片信息會以壓縮包的形式下載到本地硬盤，方便用戶一鍵式下載打印。

2.立足“以人為本”，注重細節服務。憑證影像化系統的開發注重用戶體驗效果，在多處細節上體現服務價值。例如查詢會計憑證不僅局限于項目負責人本人進行操作，擁有負責人在查詢系統授權的用戶都可以進行操作，包括學生。這種授權方式能夠使用戶合理分配使用權限。此外為了使會計憑證的所有附件信息能夠對應相應憑證，避免混淆，系統還為所有影像化憑證添加含有憑證號碼信息的水印。既方便了師生，也確保會計憑證信息來源的真實性、有效性。同時為了使用戶能夠更快的熟悉系統新功能，我處還面向全校財務辦事人員開展了具有針對性的培訓，現場操作演示，解答相關疑問。

3.整合軟硬件資源，降低信息化建設運行成本。從需求角度出發，建立高效使用的憑證檢索系統。將憑證影像化系統融入到已成熟的財務網上綜合服務平臺。使師生在熟悉的系統環境中使用新功能，不僅使其逐步適應系統升級，而且有效地降低信息化建設的運行成本。

4.建立事件異常處理機制，提高財務管理水平。會計憑證歸檔后并不是永久不變的，隨時會有異常情況發生。如更換發票、添加備注信息等。我處針對這些異常情況建立有效處理機制，及時同步更新電子憑證信息。

（三）“互聯網+”技術與團隊建設相輔相成，提供優質服務

1.加強隊伍建設，提高團隊總體業務能力。在新技術革命和新產業變革的時代，“互聯網+”以一種新模式、新手段和新業態的形式開始改變著我們的工作與生活。為了憑證影像化的長遠發展，我處不僅在檔案查詢崗位增加人員配置，而且提升人員整體素質的考核標準。面對信息化的新時代，僅僅擁有財務業務能力已不再滿足檔案查詢崗位需求，我們正廣泛接納同時擁有財務和計算機專業技能的綜合型人才。財務處其他崗位的工作人員，也在不斷加強業務知識學習，進行多途徑培訓教育，提高職業素質和管理水平，保證會計檔案管理的高效化、科學化。

2.整合信息技術與人員發展，實現優勢互補。在利用憑證影像化作為會計憑證查詢新途徑的同時充分利用人力資源，實現信息技術與人員發展的有效整合。例如，憑證影像化的前提是工作人員對會計憑證進行有效加工整理掃描后存入系統以備查閱。會計檔案管理員根據實際情況審核掃描文件的質量，而非單純依靠教條程序來執行任務。

四、我校會計憑證影像化上線帶來的實際效果

目前憑證影像化技術還處于試運行階段。很多師生已經配合我處開始使用系統。與傳統的會計憑證查詢相比，該技術的效果顯而易見。

(一)提高高校對檔案的調取、查閱以及監管的工作效率

面對會計憑證的海量數據，會計憑證的頻繁調取，查詢會計憑證不再需要預約，查找會計憑證不再需要前來財務處。原來查詢一個會計憑證需要幾分鐘到現在只需要幾秒鐘，憑證影像化促進了會計憑證查詢向隨時、隨地高效服務方向發展。

（二）提高會計憑證的保存質量

符合一定要求的會計憑證、附件等會計資料不僅僅以紙質形式存在，而且以電子化的形式歸檔、保存以及共享。這種管理形式利于檔案的保存，促進會計檔案數字化的管理步伐。

（三）提高會計檔案提供信息的準確性，強化服務功能

憑證影像化通過為調取的資料添加憑證號水印的方式使打印的附件快速準確的鎖定會計憑證。憑證影像化功能的完善推進了高校會計檔案管理工作的科學化、規范化和標準化。

在實際工作中，憑證影像化技術已逐步走向成熟，我處準備等到時機成熟之際逐步在全校推廣。作為財務對外的信息化服務，我們歡迎廣大師生在使用過程中為我們的服務提供寶貴的意見，我們會逐步的完善系統。

五、以“互聯網+”為契機總結經驗規律

以服務廣大師生為宗旨、以“互聯網+服務”為契機、以信息化建設為手段，共同建設高水平大學。

以服務廣大師生為宗旨。學會換位思考，站在師生的角度想問題，想師生之所想，急師生之所急，解師生之所困。

以“互聯網+服務”為契機。“互聯網+服務”可以是互聯網技術和任何一項服務的組合。高校的任何一個部門、一個部門的多項服務都可以此為框架，逐步開展“互聯網+服務”模式，為共同建設數字化校園添磚加瓦。

以信息化建設為手段。在互聯網時代背景下，通過信息化技術對教學、科研、管理等實現數字化校園勢在必得。目前，機關部處管理人員居多，計算機技術人員偏少，可以利用外包等形式達到資源有效配置，開展信息化建設，整合資源，共享數據，提升服務新高度，為廣大師生提供更為人性化的優質服務。