建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略

王明

摘 要：一直以來，在我國建筑工程監督和檢查工作的具體過程中，時常都會找到許多檔案管理方面的問題，這些問題嚴重影響了工程的質量，也給工程的質量監管工作帶來了諸多困難。因此，保證工程檔案的規范化管理對提高建設項目的工程質量和管理水平能起到重要的積極作用。

關鍵詞：建筑工程；檔案資料管理；重要性；策略

引言

在社會飛速發展的大背景下，我國建筑行業的發展越來越迅速，因此，在建筑工程中，產生的資料也越來越多。所以，為了可以進一步促進建筑工程的發展，企業應該對檔案資料進行科學的管理，意識到檔案資料對建筑工程的重要性，提升管理水平。同時，面對檔案資料管理中存在的問題，管理人員應該結合實際情況，采用合理的方式進行管理，確保檔案資料管理的效率可以得到有效提升。

1.建筑工程檔案資料管理的重要性

建筑工程施工是一個比較龐大的工程，會涉及到很多方面的技術，施工工序也比較繁雜，而且整體的施工時間也相對比較長，因此，在整個施工過程中就會涉及到很多與工程相關的資料。在施工中要想保證施工工期和施工的質量，企業就應做好與工程有關的檔案資料的管理工作。目前很多企業已經開始關注這項工作的重要性，在進行工程檔案管理工作時企業應建立起相關的管理部門由專人進行管理，并運用科學的方法構建起一套檔案管理理念，從實際工作中總結經驗再融入先進的管理理念，提升企業建筑工程檔案管理工作的整體水平和管理質量，從而更好的增強企業的市場竟爭力，提升經濟效益和社會效益。與此同時，我國的建設部門也開始關注企業的工程檔案管理工作，并制定出相關的管理規定，來約束企業在管理中出現的不正當行為，幫助企業正規化管理。

2.建筑工程中檔案資料管理策略

2.1完善管理機制

完善的管理制度是工程檔案資料實現規范化管理的保障。要建立和健全工程檔案資料管理工作與工程項目建設相適應的各項檔案資料管理制度，如工程檔案資料編制校對制度、工程檔案資料收集歸檔制度等；要完善工程檔案資料管理的工作責任制，把工程檔案資料管理工作的各個環節納入相關人員的考核范圍內；完善獎懲制度，把工程檔案資料的管理與工程結算掛鉤，實行獎勵制度，對工程檔案資料收集不及時、收集不全、內容失真的給予相應處罰。

完善的監督、反饋體系是建立高效的工程檔案資料管理團隊的必要條件。企業應該在工程檔案資料組織機構內部建立良好的溝通機制，多角度、雙向的監督、反饋機制能夠保持組織機構內部溝通渠道的暢通，促進工程檔案資料信息資源的開發利用。通過反饋機制，工程檔案資料管理人員能夠及時了解用戶需求，以便及時準確的調整信息資源開發方向。

2.2加強歸檔流程的規范化

工程檔案歸檔流程的規范化可以最大化地保證工程檔案管理人員的工作質量，提高工作效率。部分施工單位由于缺乏對工程檔案管理工作的重視程度，最終導致檔案編制的質量不符合標準，造成檔案資料交付的時間滯后。為了減少此類現象的發生，施工單位應建立明確的歸檔流程，確立各相關責任人的責任，嚴格要求檔案管理人員按照《建筑工程文件歸檔整理規范》中所規定的檔案管理流程及標準做好工程施工前期及施工過程的檔案信息收集工作，保證工程竣工檔案資料按照標準進行歸檔。

2.3利用現代化歸檔手段

相關部門要做好資料歸檔統計工作，借鑒國外先進經驗，推行縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程資料歸檔中的運用。當今美國、荷蘭、德國等發達國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理理念和實踐已經成熟，我們可以借鑒其西方國家的先進技術和理念，把我國檔案歸檔管理工作進行革命性提升。目前我國已經制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，說明今后建筑工程項目資料管理的重要發展方向就是信息化電子管理，電腦信息化的高速發展也使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能。

2.4加強檔案資料管理的質量控制

檔案資料管理工作質量控制貫于檔案管理工作的整個環節，并涉及到多個方面，比如在工程準備環節，結合到工程特點，制定相應管理工作標準，制定資料文件表單的。統一標準，利于后期管理工作，在施工進行過程中，做好資料收集與整理。很多因素會對資料收集與整理造成影響，因此，管理人員需要了解作業施工相關知識，深入一線，確保資料有效、真實。技術資料，需要確保其完整性，只有技術資料完整，才能充分反映工程的真實情況。在技術資料收集時，工作人員需要和技術人員保持溝通，檔案管理人員組成，應該結構合理，如其中至少應該有相關技術人員。

2.5注重加強對檔案管理人員的業務培訓

對于建筑工程管理中檔案的管理需要有專業的管理人員進行管理，要提升檔案管理人員的專業素質和個人技能，通過引進一些具備專業知識的人才，做好對相關人員的培訓，包括有關檔案管理力面的專業知識，工程施工內容以及計算機技術等，提升檔案管理人員的專業技能和專業素質，要讓相關的檔案管理人員能夠學會利用先進的信息技術進行管理，能夠提升檔案管理的效率。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點以及檔案的處理，要適應當前信息化發展的需要，提升檔案管理人員的責任意識，使檔案管理工作能夠適應當前的發展。例如，檔案管理工作中的檢測工作需要利用信息技術完成，對于檢測報告的審核需要建立一個電子平臺，實現在線審批，也就會減少找領導簽字的這一項流程，提升了檔案管理的效率，增強個人的專業技能和管理水平，學習一些新的管理理念，要注重整個建筑行業中的檔案管理工作，提高對檔案管理的認識。

結語

綜上，作為建筑施工單位要提高對工程檔案資料管理的重視程度，嚴格有效的進行控制管理。只有認真貫徹和落實檔案資料的管理工作，才可以大大的提高施工的整體質量和水平，進而提高企業在市場當中的競爭力，維護好企業在市場當中的良好形象。

參考文獻

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