加強公路局檔案管理探析

胡芝香 濟寧市公路管理局汶上公路局

公路檔案是指具有利用價值的資料，例如在從公路勘測到養(yǎng)護的一系列過程中創(chuàng)建的各種文本，圖紙或記錄。對這些資料進行分類和編譯，以形成公路檔案。我國的公路工程具有施工時間長，投資大，管理環(huán)節(jié)復(fù)雜的特點，公路檔案管理相對困難。但是，由于公路檔案是公路建設(shè)的全面，真實記錄，不僅有利于對其施工質(zhì)量的鑒定和監(jiān)督，而且在公路投入使用后發(fā)生各種事故，也可以通過檔案審查和追查。公路檔案不僅可以為公路工程項目的各個環(huán)節(jié)提供從建設(shè)到養(yǎng)護的服務(wù)，還可以促進國家未來項目的發(fā)展。因此，公路檔案管理應(yīng)成為公路部門的一項重要任務(wù)，并繼續(xù)加強其科學(xué)管理。

一、加強公路局檔案管理的重要性

公路局檔案管理工作的發(fā)展是十分關(guān)鍵的，對促進公路建設(shè)和維護具有重要意義。公路建設(shè)的發(fā)展對經(jīng)濟的飛速發(fā)展有巨大的影響，而在公路建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量的工程項目檔案。此外，公路建設(shè)項目將高度專業(yè)化建設(shè)和投資非常大，施工期很長，施工項目因素很多，導(dǎo)致公路施工模式的特點，如長線，多點，寬。為了公路建設(shè)的順利建設(shè)和運營的維護管理，有必要加強公路檔案管理。

二、公路局檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.缺乏健全的資料管理制度。一些施工單位在施工開始前就建立了數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。但是，由于管理系統(tǒng)不完善，施工單位對完工數(shù)據(jù)管理沒有給予足夠的重視，很難確保數(shù)據(jù)重組工作成為一項艱巨的任務(wù)。數(shù)據(jù)管理過程中的文檔和技術(shù)管理存在不一致之處。完成材料匯編的要求不了解，并且不保證完成的文件的質(zhì)量。在正常情況下，項目建設(shè)時間長，人員頻繁更換，相關(guān)信息難以處理，數(shù)據(jù)傳輸丟失，歸檔工作將帶來巨大損失。

2.過分關(guān)注工程建設(shè)，忽視資料整編工作。公路建設(shè)的質(zhì)量可以十分直觀地表現(xiàn)出來。因此，在施工過程中應(yīng)特別注意質(zhì)量問題。在公路建設(shè)過程中，施工單位將所有信息投入施工中。但是，工程材料的管理還沒有得到注重，因此，項目驗收中會出現(xiàn)一些漏洞，臨時組織人員對資料進行整理，這種狀況影響了資料的整編。

3.缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的人員。在公路工程施工期間，對原始文件進行分類，文件不規(guī)范，質(zhì)量不高。而且，這些原文件在施工當(dāng)場形成，由于施工人員素質(zhì)不同，致使原始文件的水平產(chǎn)生巨大問題。許多施工單位配備了一些專業(yè)人員進行現(xiàn)場檔案管理，但是，這些人員對工程建設(shè)知之甚少，對工程技術(shù)一無所知。因此提高檔案管理水平并沒有太大作用。

4.缺乏完善的資料整編規(guī)范及標準。在工程檔案管理中，國家制定了一些符合要求的相關(guān)規(guī)定，運輸部門制定了相應(yīng)的法規(guī)。但是，這些法規(guī)在實施過程中遇到了很多問題，導(dǎo)致了工程建設(shè)項目信息并不完整。因此，在工程開發(fā)中會遇到巨大困難，影響后續(xù)施工。

三、加強公路局檔案管理工作的措施

1.制定檔案管理規(guī)章制度。檔案制度的建立不僅需要施工企業(yè)的充分配合和支持，還需要有關(guān)整體協(xié)調(diào)部門和檔案施工管理人員的職責(zé)。各種建筑工地的建設(shè)實際上是在材料中實施并整理成文字有序地管理和加強。同時，應(yīng)在檔案管理中整理施工中的設(shè)計圖紙和標準規(guī)范，保證資料真實，無缺和標準化。查詢檔案資料時，相關(guān)人員必須根據(jù)相應(yīng)的程序查詢檔案資料。不準隨意更變檔案資料的有關(guān)數(shù)據(jù)，確立健全保障機制，保證檔案資料的真實性。

2.保證施工資料的真實性。真實性是檔案管理的基礎(chǔ)材料。因此，在工程施工質(zhì)量檢驗中，務(wù)必嚴格遵照公路工程質(zhì)量管理的需求進行合情合理的監(jiān)督檢查，確保質(zhì)量和資料數(shù)據(jù)的真實性，使工程得到有效利用及施工檔案在整體施工過程中的作用。對于施工檔案管理，真實，完整的數(shù)據(jù)不僅可以反映整個施工的整體情況，還反映特定施工期間的質(zhì)量控制是否和相應(yīng)的質(zhì)量標準相符。調(diào)整和補充也可以審查施工期間存在的問題并及時解決。

3.保障資料完整性。遵照有關(guān)的法律法規(guī)，擬定嚴格的檔案管理機制。在檔案合同管理中，應(yīng)確定檔案管理員的職責(zé)和任務(wù)，并根據(jù)檔案類型實行嚴格的分類。檔案管理費的使用應(yīng)報有關(guān)部門審批。檔案管理質(zhì)量及其權(quán)利要明確，使用法律有效管理檔案。同時，在工程監(jiān)理進程中，有必要使用有效的檔案管理機制來執(zhí)行只能監(jiān)視，審計和驗收等功能，創(chuàng)建健全的檔案管理機制，保證數(shù)據(jù)的完整性。它會在將來應(yīng)用中逐一進行查詢管理。

4.充分發(fā)揮竣工檔案憑證的作用。在工程建設(shè)項目驗收時期，需要有關(guān)技術(shù)管理人員與檔案管理人員協(xié)調(diào)，合理布局，嚴格控制質(zhì)量，核實施工，對于施工中各環(huán)節(jié)質(zhì)量的需求，例如，施工技術(shù)，圖紙規(guī)格，文字材料等。項目驗收，質(zhì)量狀況的重復(fù)查詢，以保證檔案資料和驗收質(zhì)量標準的一致性。在項目最后一個核算時期，檔案管理將有效地發(fā)揮作用，減輕無謂的工程損失。因此，在施工驗收階段，有必要對檔案管理進行合理化，以便更好地推進項目建設(shè)的發(fā)展。

結(jié)束語：隨著社會的不斷發(fā)展，公路檔案管理變得越來越重要，對檔案管理人員的要求也越來越高。因此，通過現(xiàn)代技術(shù)改進檔案管理，檔案工作的效率也在不斷提高。更重要的是。加強檔案管理人員的思想指導(dǎo)，加強檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使每個從事檔案管理工作的人都能用科學(xué)的手段，實現(xiàn)獨立高效的工作，以有效加強檔案管理。