企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題淺析

吳成玲 首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)

一、引言

2001年以來，世界各國頻頻出現(xiàn)由于企業(yè)內(nèi)部控制缺失而造成的財務(wù)舞弊、巨額資產(chǎn)損失甚至破產(chǎn)倒閉等各類丑聞，從美國的安然、世通事件，到我國的中航油、三鹿事件，眾多慘痛的事實都在提醒并強調(diào)內(nèi)部控制在企業(yè)管理中不可或缺、舉足輕重的作用。作為生產(chǎn)經(jīng)營活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制是否完善、有效直接影響著企業(yè)采購成本的高低、關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和價格，并最終影響企業(yè)的銷售、利潤和品牌。

二、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性

采購活動是企業(yè)生產(chǎn)運營的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。同時，采購業(yè)務(wù)因涉及到多部門協(xié)作、專業(yè)水平、利益誘惑等多方面原因，容易產(chǎn)生物資短缺、積壓浪費、次品入庫，甚至腐敗舞弊等風(fēng)險。

鑒于采購業(yè)務(wù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的重要性和其蘊藏的巨大風(fēng)險，通過建立完善的內(nèi)部控制機制，可以規(guī)范企業(yè)的采購行為、降低采購風(fēng)險，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。

三、企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）需求計劃和采購計劃制定不合理，偏離生產(chǎn)經(jīng)營的實際需求

偏離生產(chǎn)經(jīng)營實際需求的采購活動會造成物資庫存的短缺或積壓，物資短缺會對企業(yè)的生產(chǎn)活動造成直接的影響，嚴(yán)重時會導(dǎo)致生產(chǎn)停滯；而物資積壓則會占用企業(yè)資金，倉儲管理成本加大，易損易腐物資容易過期報廢，從而造成資源浪費。

（二）缺乏對市場變化趨勢預(yù)測的敏感性和前瞻性，影響企業(yè)的采購成本和經(jīng)濟效益

采購人員不能很好地把握物資的市場供應(yīng)和價格波動等行情趨勢變化，或者是對相關(guān)市場缺乏深度、專業(yè)的了解，從而不能抓住有利的采購時機，或者是在與供貨商進(jìn)行談判時處于劣勢，不能合理降低采購價格，使企業(yè)的經(jīng)營成本無形加大。

（三）不當(dāng)選擇供應(yīng)商，使采購的物資質(zhì)量得不到保證，甚至存在舞弊風(fēng)險

采購過于追求低成本、低價格，忽略或降低對物資的質(zhì)量要求或需求部門變相指定供應(yīng)商，這些都會造成不當(dāng)選擇供應(yīng)商，采購的物資不能夠達(dá)到生產(chǎn)的材料需求標(biāo)準(zhǔn)，或以次充好，甚至基于利益誘惑，采供雙方勾結(jié)舞弊，直接損害企業(yè)利益。

（四）采購定價沒有科學(xué)的指導(dǎo)，物資采購不能獲得最優(yōu)的“性價比”

企業(yè)在實際采購中多以價格為確定供應(yīng)商的主要決定因素，往往直接在多家供應(yīng)商中選擇價格最低的一家，而忽視了質(zhì)量。因質(zhì)量不過關(guān)而最后難以通過驗收的情況時有發(fā)生，重新比價、換貨不僅導(dǎo)致了采購成本的增加，也影響物資需求部門的生產(chǎn)計劃。若因驗收未能發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的質(zhì)量問題并投入使用，給企業(yè)帶來的損失將會更大

（五）采購合同方面存在的缺陷，使企業(yè)合法權(quán)益得不到保障

合同方面的缺陷會使企業(yè)在自身合法權(quán)益遭受侵害時，無法用法律武器保護自己，并使自己深陷其中，問題長久得不到解決。導(dǎo)致合同缺陷的原因有很多，如未經(jīng)授權(quán)簽訂合同、合同條款措詞不嚴(yán)謹(jǐn)、易發(fā)生爭議的內(nèi)容不明確、供貨商的履約能力不能保證，或存在其他重大疏漏和欺詐的情況等。

（六）缺乏明確的驗收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的驗收程序，易造成賬實不符或物資損失

驗收人員責(zé)任心欠缺，貨物交接的驗收過程走過場，如果時間緊張，甚至不能及時清點數(shù)量，事后發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，也很難界定責(zé)任。另外，如果驗收人員的專業(yè)性不強，缺乏專業(yè)的鑒別能力，在驗收時只能針對數(shù)量核實驗收，忽視對商品質(zhì)量的關(guān)注。

（七）付款方面存在審核不嚴(yán)格、預(yù)付賬款或定金的追蹤核查不到位

因采購付款相關(guān)手續(xù)涉及的資料以及部門、人員繁多，審核工作極易出現(xiàn)差錯。另外，由于采購后續(xù)工作跟不上，采購的預(yù)付賬款或定金有長期掛賬的現(xiàn)象，出現(xiàn)貨已到發(fā)票長期不開或者款項早已預(yù)付而貨物遲遲不見蹤影等情況，這些都會嚴(yán)重影響企業(yè)的成本核算，甚至給企業(yè)造成極大的經(jīng)濟損失。

（八）對采購業(yè)務(wù)的后評估工作不重視，缺乏相關(guān)的跟蹤評估工作

企業(yè)的采購業(yè)務(wù)常會隨著驗收、付款、結(jié)算等環(huán)節(jié)的陸續(xù)完成而結(jié)束，沒有定期對采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)進(jìn)行專項評估、分析和考核，對采購活動中出現(xiàn)的問題不能及時整改，采購效能長期得不到提升。

四、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題的改善措施

（一）提高采購人員和其他相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)在采購業(yè)務(wù)出現(xiàn)上述諸多問題，其中一個重要的原因就是采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)涉及的部分人員缺乏專業(yè)性導(dǎo)致。所以，提高企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)是采購內(nèi)部控制改善措施的重中之重，企業(yè)應(yīng)加強相關(guān)的培訓(xùn)和考核工作，內(nèi)容應(yīng)包括財務(wù)、法律、談判、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、公司的章程制度以及企業(yè)文化等各方面。內(nèi)部專業(yè)人員不能滿足需求時，應(yīng)尋求外部幫助，如聘請專業(yè)顧問、委托有資質(zhì)的相關(guān)機構(gòu)等。

（二）準(zhǔn)確、及時編制需求計劃、采購計劃，嚴(yán)格執(zhí)行物資采購的請購和審批制度

在采購業(yè)務(wù)方面，需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營實際情況和預(yù)算，提出物資采購申請，在相關(guān)審核部門審定后，必須經(jīng)庫房管理部門根據(jù)庫存情況核定實際采購數(shù)量，在此基礎(chǔ)上編制采購計劃。上述計劃應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的審批制度，對審批手續(xù)不全、審批不當(dāng)或超越授權(quán)審批的需求計劃、采購計劃，采購部門不得接收。

（三）加強供應(yīng)商信息管理，建立企業(yè)的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)和價格數(shù)據(jù)庫

企業(yè)通過對供應(yīng)商進(jìn)行評估，建立準(zhǔn)入制度，據(jù)此確定合格的備選供應(yīng)商，形成企業(yè)自己的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。同時，通過對供應(yīng)商進(jìn)行實時管理、考核和評價，對不合格的供應(yīng)商應(yīng)予以淘汰或更換。另外，采購部門應(yīng)積極關(guān)注市場價格變動情況，收集、分析有關(guān)價格信息，并根據(jù)市場行情及時修訂物資采購的指導(dǎo)價格，為采購部門提供價格參考依據(jù)。

（四）規(guī)范采購合同的簽訂和管理，使企業(yè)的合法利益得到最大限度保障

采購部門擬定采購合同，須經(jīng)財會、法律等各專業(yè)部門審核，避免出現(xiàn)合同條款缺陷，損害公司利益。變更采購合同，應(yīng)按合同原審批程序辦理。合同管理部門應(yīng)對生效合同進(jìn)行統(tǒng)一連續(xù)編號、整理存檔，妥善管理。同時，企業(yè)應(yīng)跟蹤合同的執(zhí)行情況，實行過程監(jiān)控，監(jiān)督合同按期按質(zhì)執(zhí)行。

（五）制定采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范驗收程序，避免驗收流于形式

企業(yè)制定的驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、統(tǒng)一，不能出現(xiàn)歧義；驗收程序應(yīng)完善嚴(yán)密且易于操作。對于特殊物資，內(nèi)部驗收人員如果缺乏相關(guān)知識或經(jīng)驗的，應(yīng)委托外部專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜覅f(xié)助驗收。驗收人員應(yīng)當(dāng)向有關(guān)部門及時報告驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)部門在接到報告后應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。

（六）完善付款流程，加強采購付款管理，對采購付款進(jìn)行過程控制和跟蹤管理

企業(yè)應(yīng)對采購和付款的過程加強控制，對異常發(fā)現(xiàn)及時進(jìn)行核查分析，必要時應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失。企業(yè)應(yīng)合理選擇付款方式，一般應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬，支票轉(zhuǎn)賬的應(yīng)在出票時將收款人名稱正確填寫完整。對于預(yù)付賬款，則應(yīng)定期跟蹤核查分析，對有疑問的預(yù)付款項及時采取措施，避免出現(xiàn)呆賬或財產(chǎn)損失。

（七）建立企業(yè)采購業(yè)務(wù)的后評估制度，定期評估和分析企業(yè)的采購活動

通過對采購的計劃、渠道、價格、質(zhì)量、成本、合同簽約和履行等物資供應(yīng)各環(huán)節(jié)進(jìn)行定期評估、考核和分析，使企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，加強相應(yīng)的內(nèi)控措施，優(yōu)化采購流程，防范采購風(fēng)險。同時，通過相關(guān)的績效考核，促進(jìn)采購部門和人員主動關(guān)注采購工作中的不足并積極進(jìn)行整改，從而提高采購效能。

（八）重視并加強采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督

采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督可以從兩方面進(jìn)行，一方面是在采購部門內(nèi)部設(shè)立獨立的審核崗位，對日常的采購活動進(jìn)行實時的監(jiān)督和檢查；另一方面是通過內(nèi)部審計部門的審計計劃，定期或不定期對采購控制流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。通過雙重的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷，不斷完善相關(guān)內(nèi)部控制制度。

結(jié)論：千里之堤，潰于蟻穴。內(nèi)控體系缺失或內(nèi)控漏洞使企業(yè)對一些經(jīng)營危機防不勝防，所以，建立健全完善的內(nèi)部控制體系已成為企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險的重要工具。采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)經(jīng)營的開端和重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)重視和加強采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，有效堵塞采購業(yè)務(wù)過程中的內(nèi)控漏洞、消除隱患，從而保護企業(yè)財產(chǎn)安全、防止舞弊，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)經(jīng)營與健康發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。