芻議如何做好水電站工程建設項目檔案管理工作

粟玲

摘 要：在現有的技術支持下，工程項目檔案保存的載體發生著快速的變化，已經由原本單一的紙質檔案轉變為電子文檔、圖紙等多種形式并存的檔案保存媒介，在新的技術支持下，檔案管理的規范性和一致性要求更加嚴格，工作量和工作規范的要求也更加緊急。本文根據筆者工作實踐 ，對如何做好水電站工程建設項目檔案管理進行了分析和探討。

關鍵詞：水電站；工程；建設；項目；檔案；管理

1 前言

由于水電站項目工程建設周期長、工序多，因而在項目的長期建設過程中，各個工序和團隊項目的相關建設文件會產生比較多的檔案存量，特別是一些涉及建設工序的圖紙、報表等文件更是影響工程建成驗收和之后的投入使用，如果不能形成完整的檔案管理體系，水電工程項目的順利進行就會受到阻礙。可以說，做好檔案資料的規范歸檔，已經成為工程成敗的重要因素之一。

2 水電站檔案管理現狀

一般情況下為將更多人員安排在人員需求量較大的位置， 在各單位的檔案管理處都盡可能地削減人數， 水利工程單位也不例外。所以在水利工程的檔案管理處的工作人員少之又少， 通常是抽調其他部門的人員去兼管檔案的管理工作， 甚至不會對沒有檔案管理專業知識的人員進行培訓， 這會造成檔案管理因缺乏科學的排列而混亂不成體系， 從而對后續的查找、審閱以及研究工作增加難度。比如， 工作人員未能將某個工程中的每一個實施階段的記錄檔案歸類整理， 檔案存放也沒有清晰的思路及標識， 那么時間久了， 工作人員不能準確記憶每一份資料的放置位置， 要快速且準確的找到該工程記錄檔案的某個階段記錄， 就會成為難于上青天的任務， 屆時， 勞心傷力。另外， 兼管檔案管理的人員因為有其他工作在身， 常常感到無暇分身， 這時就會萌生將“不太重要”的檔案管理工作暫且擱置的想法， 導致該項工作效率低下。

在過去檔案管理的工作之中， 檔案的記錄一般都是以紙為載體， 所以要管理的一般都是紙質文件， 隨著時間的推移， 還有保存環境中各種不利因素對紙質的破壞， 或者是突發事件導致檔案容易損壞或者丟失。隨著科學技術的發展， 電子計算機已在各行各業得到廣泛應用， 我們已經進入了信息化管理時代， 將信息化引入檔案管理工作本能夠大大提高檔案的保存效果及工作效率， 但是由于檔案管理者自身對于信息化管理認知不足， 也缺乏與時俱進的工作思想， 囿于傳統不愿嘗試新方法， 或者是對于計算機的應用不夠熟練， 而導致高效便捷的信息化管理檔案遲遲不能夠落實。

3 水電站工程項目檔案管理辦法

強化檔案管理體系建設，夯實檔案管理基礎。該水電站工程項目建設過程中，為了加強工程項目管理，在項目組建之初就成立了項目現場管理機構，建立了工程項目檔案管理體系，明確了分管領導，歸口部門和專職檔案人員。隨著工程項目的推進，配置了檔案管理相應人員設備設施，并及時根據雅礱江公司檔案管理界面及權限劃分，按照“統一領導、統一制度、統一標準、分級管理”的原則，建立了“一把手”總負責，分管領導主抓，部門主任負責，全員參與的檔案管理體制。建立了由業主、設計、監理、施工等單位組成的官地電站工程建設檔案業務管理網絡，督促各參加單位明確了分管領導和配備了相應的檔案專職人員以及相應的設施設備，保證檔案管理“無縫銜接”。

發揮業主檔案管理主導作用，加強檔案管理責任。在合同方面，公司將項目檔案的整理移交要求統一納入到了招標文件、合同文件范本，明確規定各方檔案管理職責，為項目檔案工作的順利開展提供了法律依據；在項目管理方面，建立健全了管理局和電廠相結合的內部檔案管理網絡和由業主、設計、監理、施工等單位組成的官地電站工程建設檔案業務管理網絡，并將有關檔案管理職責列入相關人員的崗位職責，使項目檔案管理工作做到了橫向到邊，縱向到底，實現了項目檔案管理上下左右聯動，確保了項目檔案管理的穩步推進；在具體保證措施方面，為保證檔案的完整、準確、系統，在微觀上，對每卷實行了三方會審四檢制，承包人自檢，監理審核，業主代表復核，檔案人員最終確認；宏觀上，對整個合同項目的檔案也實行了三方會審四檢制，以嚴把項目檔案歸檔質量。

切實落實管控措施，奠定檔案管理堅實基礎。將檔案管理作為業務考核的重要內容，堅持以考核抓落實，以考核倒逼進程，督促監理和承包商制定翔實的歸檔工作計劃，將計劃完成情況納入月度支付考核，不斷強化檔案的驗收，明確了相關工作要求和任務進度，檔案規范管理質量。

匯總歸納先進檔案管理經驗。每個工程項目都有自己獨特的檔案管理模式，在水電工程項目檔案管理中，必須不斷借鑒其他工程先進的檔案管理經驗與在建的項目管理實際相結合，不斷完善檔案管理的各項制度與實際操作辦法。

建立完善的檔案管理制度。完善的管理制度是檔案的管理工作中舉足輕重的要素，如果缺乏完善的檔案管理制度，那么難免會出現檔案丟失的問題，要么是因為安放系統不完善，管理人員自身找不到某檔案的存放處所，要么是沒有完整嚴謹的借還記錄，借出查閱過后沒有按時歸還或者檔案有損壞沒有及時發現等問題。所以在檔案的管理體系中一定要設置完善的管理制度。比如，針對需要借閱的檔案設計專門的借閱登記表，以免出現借閱者不按期歸還或者歸還后管理人員未及時發現損壞，之后找不到責任人的現象發生；還要考慮要求檔案管理者每天對檔案的相關工作做出總結并將其歸納到個人工作表現的考核當中，這又要求監管者提早做好考核標準的預案，并設置獎勵和懲罰相關措施。

提高管理者的專業技能和素質。在如何提高管理者自身的專業技能和素質方面，提高檔案管理者專業技能，經常性不定時的組織技能學習及培訓，并對培訓學習成果進行考核。其次，在學習及培訓過后仍然遲遲無法提升自己的管理技能與實踐水平者，上級部門可以考慮將其調崗或者做其他安排，對于通過學習培訓后不僅提升自身技能還能夠舉一反三的并落實到工作中的工作人員要予以一定的獎勵。再次，建立獎懲分明的激勵機制。為了提高工作者的工作積極性，促進工作者主動去尋求專業化的技能學習，可以按照該水電站機制定期組織考核并評選出不但工作表現優異，而且能夠對當前工作中存在的問題予以指出和提供有效建議者，監督部門可考慮予以物質獎勵與精神表彰。最后，應設立并完善淘汰與晉升機制，給認真負責且業務能力強者進一步的發展空間。檔案管理雖然只是一項常規性工作，但是由于水電工程項目建設的特殊性，其涉及的檔案資料比較雜亂，需要對檔案資料有全面把握的專業檔案人才參與管理，必須通過組織相對集中的專業培訓，不斷提升檔案管理人員的專業素養和管理水平。

強化水電工程項目檔案管理的頂層設計。由于每個地區的水電工程管理涉及的實際情況不同，因此在工程項目建設初期，必須做好規劃的頂層設計，確保項目檔案資料的管理能夠按照設計方向不斷強化管理，提升檔案管理水平。

4 結語

水電站工程項目的檔案管理對項目建設具有非常重要的意義，檔案管理水平的高低在一定程度上可以反映工程建設和使用的真實情況，因此，在新的發展形勢下，不斷探索完善項目檔案管理辦法，提高檔案管理水平勢在必行。

參考文獻：

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[2] 魯姣艷.大型水電站工程建設期檔案管理技術研究[J].云南水力發電，2013（1）：136～139.