新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作

馬飛

摘 要：在機關事業單位管理工作中，人事檔案管理占據著重要位置，而快速發展的社會、經濟，均讓事業單位的人事檔案管理面臨巨大挑戰。本文就機關事業單位人事檔案管理存在的問題進行了簡要論述，針對問題，提出了新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的具體建議，以促進機關事業單位更好的發展

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案管理；制度

人事檔案是企事業單位在人事管理活動過程中所形成的、記載每一個工作人員業務能力、專業水平、思想道德、社會經歷、獎勵處罰等相關信息的原始記錄[1]。對于機關事業單位而言，人事檔案是其各項工作的真實記載，是工作人員晉升的主要依據，現實意義重大。基于此，機關事業單位管理人員應高度重視人事檔案工作，并采取針對性有效措施，從而充分發揮人事檔案的作用。

1 機關事業單位人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理工作缺少主動性

傳統管理模式下，機關事業單位開展檔案管理工作的目的在于應付上級領導的檢查，特別是計劃經濟時期，國有單位工作人員檔案管理意識匱乏，積極性較低，難以主動參與到人事檔案管理工作中。雖然，在機關事業單位日常工作中，這種情況并未凸顯出各種缺陷，但是在新常態經濟下這一行為不利于機關事業單位的可持續發展，亟需增強人事檔案管理工作的主動性。

1.2 人事檔案管理管理制度不完善

人事檔案管理工作需要相對應的規章制度予以制約。缺乏相關制度的制約，人事管理部門的工作人員在檔案管理工作中比較隨意，一般按照自己的習慣和方式進行，然而因每個人的習慣和工作方式差異較大，使得人事檔案管理工作效率低下，質量差強人意。制定詳細的人事檔案管理制度能夠對機關事業單位人事檔案管理工作予以一定的約束。然而，現階段我國機關事業單位人事檔案管理制度尚未完善，隨意、雜亂管理的行為屢見不鮮，需進一步完善與改善。

1.3 檔案管理人員的素質比較低下

現階段，機關事業單位人事檔案管理工作人員的專業素質還需進一步提高，主要表現于以下幾個方面：其一，檔案管理人員專業素質較差，管理經驗不足，也未掌握先進的檔案管理技術，難以滿足現階段人事檔案管理需求；其二，現階段機關事業單位人事檔案管理人員整體年齡較高，其中大多數人思維較為落后，往往采用陳舊的管理技術，且思想上比較抵觸新事物的學習。

1.4 人事檔案管理的工作要現代化

我們正處于信息時代，然而大多數機關事業單位人事檔案管理依然采用人工管理模式，其缺點主要表現為：其一，人事檔案管理需投入大量的人力物力資源，計算機的運用能夠有效提高工作效率，然而機關事業單位仍然采用人工管理方式，人事檔案管理效率較低，造成大量人力物力的浪費；其二，傳統的人事檔案管理方式，人事檔案難以備份與恢復，且紙質人事檔案保存時間段，破損現象較多，人事檔案管理質量較差。

2 機關事業單位人事檔案管理工作的創新與完善

2.1 提升領導對人事檔案管理的重視

機關事業單位各項工作的開展都需要上級領導足夠的重視才能順利的展開。就人事檔案管理工作而言，需要機關事業單位領導人從發展的角度去分析人事檔案可產生的間接性利益，具體說來就是在機關事業單位的健康發展之路上，人事檔案管理工作的水平和質量在一定程度上決定了單位發掘人才和留住人才的有效性，與此同時還是單位改善工作弊端、實現工作創新的借鑒信息。首先，在單位領導的重視下與人事檔案管理部門工作開展所需的軟硬件設施才能得到進一步的完善；其次，需要單位領導深入員工工作和生活，尤其是在了解員工面臨的一些困境后，按照國家的統一規定合理的為他們優化薪資待遇或者解決職稱問題；最后，為了讓人事檔案管理形成一個高效性、規范性的管理制度，需要單位領導做好對部門工作的檢查與考核。

2.2 進一步完善人事檔案管理制度

機關事業單位的人事檔案管理工作具有一定的復雜性和系統性，工作的順利開展需要一個完善的管理制度作為保障[2]。對此，機關事業單位可在本單位人事檔案管理現狀的基礎上，根據《檔案法》中的具體要求建立并完善單位人事檔案管理制度，尤其是管理工作考核制度和責任追究制度。人事檔案工作包括搜集、整理、查閱、薄膜、調用等內容，而以制度的形式將其規范下來能讓檔案管理要求和標準變得更加明確，與此同時要嚴格的執行管理制度，只有相關工作人員堅持認真執行，管理規章制度才能真正發揮效用。最后需要完善人事檔案管理制度的基礎上強化對檔案工作的宣傳，通過在內部開展人事檔案管理教育，逐漸的在單位議事日程中加入人事檔案管理工作的考核，從側面激勵檔案人員加強知識修養，提高認知水平，久而久之讓單位全體工作人員都樹立起“依法治檔”的意識，從而促進檔案管理的規范化發展。

2.3 擴大人事檔案管理的工作內容

隨著社會的發展與進步，傳統的人事檔案管理工作內容逐漸凸顯了單一化的缺點，已經難以滿足現代社會發展對檔案信息的需要了，對此需要在現有的基礎上進一步擴充人事檔案管理工作內容。一方面要對原有的信息資料進行選擇性保存、整理和存儲，與此同時細化人事分析工作，對現有員工信息以及人員特征進行全方面的分析，并以此為依據尋找更加適合該崗位的優秀人才，深入開發人力資源的同時充分挖掘每一個員工的工作潛力；另一方面是順應信息時代的發展，將人事檔案管理工作的方式和內容擴展，傳統的管理工作主要針對紙質檔案管理，而信息化的發展出現了越來越多的電子版人事檔案，因此對其作出相應的管理，除了傳統的收集、整理和存儲以外，還要做好信息安全、信息分享、信息備份、信息錄入等方面的工作。

2.4 提高人事檔案管理員工的素質

任何一項工作都是在人的主導作用下開展的，因此員工本身在人事檔案管理中發揮中重要作用[3]。而工作人員對人事檔案管理質量的影響主要由綜合素質決定，因此提升人事檔案管理工作人員的綜合素質是優化機關單位人事檔案管理工作的有效途徑之一，具體可以從以下三個方面入手：第一，定期的對檔案管理人員開展思想素質教育，思想決定人的行為，讓員工思想素質不斷提升才能更好的滿足認識檔案管理的工作要求；第二，以強化人事檔案管理人員的業務能力積極積極組織員工進行專業知識方面的學習；第三，在提高人事檔案管理人員綜合素質的過程中，要充分發揮模仿和榜樣的作用，對于取得明顯進步的員工可適當給予鼓勵，從而在機關事業內部形成一個積極良好的學習氛圍。

在我國科學技術飛速發展的過程中，信息化時代的到來讓各行各業進入了現代化發展階段，就我國機關事業單位傳統的人事檔案管理模式和手段而言，都不符合現代化發展的要求，對此要想提高機關事業單位的人事檔案管理工作水平和質量，必須采取措施來實現人事檔案管理的現代化發展與建設，具體可以從以下兩個方面入手，第一，由上級部門加大對人事檔案管理工作的資金投入，從而有運營資金去更新管理設備，強化管理人才隊伍，讓人事檔案管理工作在一個軟硬件都現代化的環境中順利開展，尤其是信息化的人事檔案管理系統用以提升工作效率；第二，利用現代化的人事檔案管理手段，對于人事檔案進行多種手段的保存和管理，有助于提高人事檔案存放的時間和日期。

3 結語

總而言之，機關事業單位的人事檔案管理工作在全面深化改革的全新形勢下，面臨著很多挑戰，但從另一個角度而言也是發展的機遇。一直以來檔案管理工作都容易被忽略，所以需要各機關事業單位從上級領導開始提高對檔案管理工作的重視，從而才能順利的開展管理工作現代化發展、提升管理人員綜合素質以及擴充人事檔案管理內容等優化措施。

參考文獻

[1]夏長玉.談新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].才智，2017（10）：261.

[2]戎范兒.加強機關事業單位人事檔案管理的幾點思考[J].赤子（上中旬），2016（17）：154-155.

[3]程力.淺談新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].才智，2016（13）：252.