公共圖書館業務檔案管理強化策略研究

楊晟

摘 要：公共圖書館業務檔案的管理能夠體現整個圖書館的科學規范化管理水平，對公共圖書館的發展具有重要的意義。目前在公共圖書館業務檔案管理中還存在著管理意識、管理模式、管理技術和設施落后等問題，嚴重影響著業務檔案工作的展開和落實。加強對檔案管理的重視、完善檔案管理制度、提高管理人員綜合素質、加快推進業務檔案管理的數字化建設都是強化業務檔案管理的有效舉措。

關鍵詞：公共圖書館；業務檔案；策略

公共圖書館是我國社會主義公共文化服務體系的重要組成部分，體現著社會文明的進步。國家對公共圖書館的建設和發展非常重視。圖書館在建立及實踐過程中形成的極具有保存價值的珍貴資料都在公共圖書館的業務范圍，公共圖書館業務檔案管理是反映圖書館歷史進程的最佳見證。公共圖書館業務檔案的管理直接關系到整個圖書館科學規范化管理的水平，強化公共圖書館業務檔案管理對整個圖書館的發展具有重要的意義。

1 公共圖書館業務檔案管理的重要性

1.1 公共圖書館業務檔案管理是圖書館科學規范管理的要求和體現

2017年7月，文化部專門印發《“十三五”時期全國公共圖書館事業發展規劃》，對公共圖書館服務水平及業務科學規范管理提出了更高、更明確的要求，這也是公共圖書館嚴格落實科學規范管理工作的挑戰及機遇。公共圖書館的業務檔案包括館內的文書檔案、全館業務檔案、各部門檔案、個人檔案及相關聲像實物檔案等，這些檔案能夠體現整個圖書館的管理水平、工作人員工作水平、業務流程情況及服務社會情況，這些方案的規范化直接反映一個圖書館科學規范管理的水平。只有將最基本的業務檔案管理規范化，整個圖書館才能向著科學化、規范化的方向發展。

1.2 公共圖書館業務檔案管理為公共圖書館自身發展提供記錄及借鑒

公共圖書館業務檔案是整個圖書館各項業務資料的總集，記錄著一個圖書館的建立、形成與發展，是一筆寶貴的財富。通過查閱、規整、調查、分析業務檔案，可以了解圖書館最真實的發展歷程，也可以發現圖書館在以往管理中的不足、工作中的紕漏以及取得的成果，為圖書館自身的發展提供借鑒。

1.3 公共圖書館業務檔案管理為圖書館研究提供一手資料

每個公共圖書館業務檔案都是其每項業務工作的最真實可靠的第一手資料，這些檔案對國家公共圖書館建設規章制度的制定、指導意見的出臺以及相關法律的完善都具有重要的應用價值。此外，圖書館業務檔案還可為圖書館史料編纂提供極具價值的資料。

2 公共圖書館業務檔案管理存在的問題

2.1 高層領導對業務檔案規范化管理意識薄弱

很多公共圖書館的高層領導仍然將工作重點放在圖書的借閱管理、文書檔案管理等方面，而忽略了業務檔案的管理工作。導致業務檔案管理機制缺失、管理部門職責不清、人員配備不到位、業務檔案管理混亂等一系列情況發生。高層領導不熟悉現代業務檔案的規范化管理，沒有規范化管理意識，整個圖書館將難以實現規范化運營。

2.2 業務檔案管理模式落后

很多公共圖書館由于歷史原因和領導重視程度不夠，沒有形成完善的業務檔案管理制度。具體表現在：（一）缺乏專門部門進行統一管理。很多業務檔案散落在不同的部門，沒有專門的部門進行收集、整理、建檔，各部門職責不清，管理方式各異，極易出現檔案丟失卻互相推脫責任的情況。（二）缺乏規范統一的業務檔案管理制度。業務檔案的規范化管理體現在檔案的收集、整理、保管、開發再利用等各個環節。很多圖書館在收集檔案時出現遺漏缺失、整理時不進行合理的分類編目、登記保管時出現混亂、建檔后利用率差，都是因為館內沒有制定并嚴格落實業務檔案管理制度。（三）檔案管理人員業務水平差。公共圖書館一些檔案管理人員并非檔案管理專業出身，專業知識掌握薄弱，缺乏系統的業務培訓，規范管理意識差，業務水平不達標，工作時常出現失誤。

2.3 業務檔案管理技術和設施落后

目前一些公共圖書館在業務檔案管理中還采用傳統的管理技術，單一對紙質文獻進行整理保存。隨著信息技術的快速發展，信息化、數字化公共圖書館建設將是大趨勢，這種落后的管理技術難以滿足時代的要求。

3 公共圖書館業務檔案管理強化策略

3.1 加強相關領導對業務檔案管理工作的重視

國家應將業務檔案管理與公共圖書館績效考評掛鉤，以此加強公共圖書館高層領導在思想上對業務檔案管理工作的重視。在分配工作時，應有專管領導負責這項工作，以督促業務檔案管理制度的制定、落實及責任考核。只有領導思想上重視，工作中嚴抓，公共圖書館的業務檔案管理才能落到實處。

3.2 完善業務檔案管理制度

業務檔案管理工作的順利展開和進行需要有一套科學、規范的管理制度作為保障。公共圖書館應成立專門檔案室具體負責業務檔案的管理工作，各部門成立檔案組協助檔案室落實業務檔案的收集整理工作。根據各個圖書館的具體情況，在符合我國檔案法的基礎上，通過制定相關的業務檔案管理辦法，明確業務檔案收集、整理、保管、借閱、歸還等各個環節管理流程，劃清各部門負責人檔案管理職責，確立職責監督考核制度，真正實現業務檔案的統一科學規范化管理。

3.3 提高管理人員綜合素質

《“十三五”時期全國公共圖書館事業發展規劃》特別指出要加強分級培訓及基層公共圖書館從業人員培訓。針對目前檔案管理人員綜合素質不高的情況，一是要做好招聘工作，要招聘專業對口，具有大專及以上學歷的人員進入工作崗位，積極落實好編制問題，提高工作人員的積極性。二是加大對檔案管理人員的業務培訓，多組織計算機技術、檔案管理等專業技術培訓，增加其對檔案管理學、圖書館學、情報學等相關學科的綜合應用能力。三是加強對管理人員思想政治教育，培養檔案管理人員愛崗敬業，認真負責的工作態度。四是嚴格落實責任考核制度。明確每一個檔案管理人員的工作職責，將工作情況與績效考核嚴格掛鉤，增加檔案管理人員的責任意識。

3.4 加快推進業務檔案管理的數字化建設

國家已將數字圖書館推廣工程列為我國公共數字文化服務體系建設的重大項目，將加大公共圖書館數字服務設施建設，并配置相應器材設備。這是每一個公共圖書館實現數字化管理的重要契機。將紙質版業務檔案轉化為電子文檔保存，組建檔案管理系統，實現檔案管理和文件處理形成一體化，可以有效的避免紙質業務檔案在整理、保管時的破損遺失，極大的提高檔案管理人員的工作效率和管理水平。

4 結語

綜上所述，公共圖書館業務檔案管理不僅僅只是圖書館建設一項基本工作，更是公共圖書館科學規范管理的要求和體現。及時發現業務檔案管理工作中的不足，采取科學有效的管理強化措施，切實建設好業務檔案管理平臺，才能更好的助力公共圖書館的建設和發展。

參考文獻

[1]陳麗萍.公共圖書館業務檔案管理工作之我見[J].黑龍江史志，2013（11）：194.

[2]張天穎.加強公共圖書館業務檔案管理之我見[J].圖書情報工作，2012，56（S1）：28-30.

[3]李娜.公共圖書館業務檔案管理工作芻議[J].學理論，2011（06）：120-121.

[4]朱鮑衛.公共圖書館業務檔案工作的幾點思考[J].中小學圖書情報世界，2009（12）：40-42.