試論電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策

葉擎　張麟

摘 要：現階段，電子文件的應用越來越廣泛，對其進行管理也變得更加重要。基于此，本文分析了電子文件對文書檔案管理工作的影響，著重闡述了“雙套制”的檔案管理工作模式、加強電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理這些電子文件的管理策略。

關鍵詞：電子文件；文書檔案管理；“雙套制”管理

隨著科學技術的發展，我國的文書檔案管理工作也逐漸發生了轉變。電子文件的使用對傳統的文書檔案管理工作造成了一定的影響。近些年來，企業辦公的自動化和計算機的普及使用讓電子文件成為了社會主流的文件傳輸與保管形式。這樣的情況就使得對文件檔案管理工作的方式進行改變和革新成了迫在眉睫的工作任務。

1 電子文件對于文書檔案管理工作的影響

1.1 對檔案原始記錄的影響

檔案的本質屬性是資料的原始性記錄，但是在電子文件中，填寫的信息不一定是最原始的信息。電子文件由于其特殊的表現形式，所以有著可以隨時更改并難以檢測出更改痕跡的特點。接收到電子文件的人閱讀的有可能是最原始的文件資料，但是也有可能是經過多人更改后的文件資料，這樣無法反應出真實的情況。

同時，由于現代信息技術的發展，電子文件從起草到完成都在電腦上進行操作。在電子文件形成后，人們將其儲存在電腦或者企業的數據庫中，企業內的所有人都能對該電子文件進行下載、保存、讀取與更改，這樣的形式使得文件和檔案之間的界限變得模糊[1]。

1.2 對檔案管理歸檔的影響

電子文件的保存不同于傳統的紙質文件，其歸檔工作更加復雜。電子文件保存在計算機上，需要在特定的技術環境中進行上傳和保存工作。由于電子文件可以進行隨時的更改的特點，制作電子文件的相關人員往往會忽視對其進行歸檔的工作。

同時，由于人們對計算機掌握的程度有差異，不熟悉計算機操作的人員不能很好的展開電子文件在計算機中歸檔的工作，不利于檔案管理歸檔工作的良好展開。

1.3 對檔案保存的影響

電子文件與傳統的紙質文檔案不同，在保管時是通過計算機來進行的。在進行紙質檔案的保管中，需要對保管環境的溫度、濕度、光線、灰塵等等因素進行控制。而電子文件的保存則需要計算機安全的技術支持，通過電腦備份、定期的病毒查殺等等，對電子文件進行保存。

同時，對于一些重要的電子文件，除了要在計算機中進行有效的保管外，還要打印成紙質檔案進行保存。

2 基于電子文件的文書檔案管理的工作策略

2.1 “雙套制”的檔案管理工作模式

“雙套制”檔案管理是隨著電子文件的應用不斷拓展而形成的一種新型的檔案管理模式，主要是通過對檔案文件進行“電子+紙質”兩種形式相結合的保存方式來實現文書檔案的管理。這樣的方式能夠有效消除電子文件對于檔案原始記錄的影響。“雙套制”的檔案管理能夠實現即使對于電子文件中的信息進行更改，也能通過紙質檔案的查找和對比進行文件信息的核對和原始信息的獲取。紙質檔案對于電子文件的信息真實度進行了約束和保證。

進行文書檔案管理的相關工作人員要重視對于紙質檔案的保存工作，在現階段還無法解決電子文件更改痕跡的查閱的情況下，對于紙質檔案的信息要更加重視。當然，對于電子文件的管理與歸檔工作也要加以重視，盡可能的實現“雙套制”的檔案管理模式。

2.2 加強電子文件的歸檔管理

加強電子文件的歸檔管理是消除電子文件對文書檔案管理工作影響的最為直接的一種手段，可以通過提升檔案管理工作人員的專業素養來進行。通過培養檔案管理人員的專業技能，使其計算機的技能得到提升，對于電子文件的歸檔工作能夠更好的展開。同時，對于已經歸檔的電子文件也要進行嚴格的管理，尤其是要重視對于其原始文件內容進行保存。可以利用將已經歸檔的電子文件的屬性改成“只讀性”的模式，防止電子文件的后期修改對于原始資料的破壞[2]。

2.3 電子文件的長期保存

電子文件的長期保存是文書檔案管理中較為重要的一項工作，運用的技術和手段也更加多樣。從理論上來說，由于電子文件以化學磁性材料為載體進行保存，并且在信息的獲取中沒有磨損，所以能夠保存較長的時間。但是在實際的電子文件長期保存中，由于技術和計算機系統的原因，依舊存在著文件信息丟失的情況。比如，電子文件存儲的硬盤由于計算機運行時的消耗而損壞，就會造成電子文件的丟失。電子文件存儲的移動硬盤由于時間過長而有一定程度的損壞，造成電子文件信息的讀取不完全等等。還有電腦病毒、黑客入侵等等問題都會造成電子文件的受損和丟失，降低了檔案管理工作的安全性。

進行文書檔案管理的工作人員可以通過多途徑的電子文件備份和及時的電腦病毒查殺等工作的進行對電子文件的長期保存工作。同時，要對重要的電子文件進行紙質檔案的轉化并保存。通過定期和不定期的電子文件抽查工作對保存的電子文件進行信息的核對工作，對有讀取錯誤或信息丟失的電子文件利用其它的文件備份或紙質文件的信息進行補充，并對該保存方式下所有的電子文件進行核對，防止電子文件保存的不完整。

2.4 轉變檔案管理人員的工作理念

隨著文書檔案管理工作發生變化，檔案管理人員的工作理念也要同時進行轉變。檔案管理人員在提升自己的專業素養之外，還要在實際管理工作進行的時候對于檔案管理的理念進行轉變，尤其是在進行電子文件的管理工作中，要秉持著謹慎的工作態度，以文件信息的安全保護為工作的原則，展開相應的電子文件管理與信息讀取的工作。例如，檔案管理人員在查閱或核對電子文件的信息時，不得使用可以連接互聯網的電腦進行，防止電子文件信息的泄露或是電腦病毒的侵入。尤其是對一些保密級別較高的電子文件更要以謹慎的工作態度進行管理。

2.5 電子文件的加密與還原

電子文件的信息加密是一項保護信息安全的有效技術。文書檔案管理的工作人員可以利用電子文件的加密和還原對其進行安全性的管理。例如，哈希算法就是一種較為先進的加密技術，利用這種技術，能夠實現對電子文件的完整性進行檢測。

通過建立電子文件的加密等級，對其進行不同程度的加密處理與管理，能夠幫助文書檔案管理的工作人員更加有針對性的展開管理工作。電子文件的加密與還原是對文件中的原始信息進行保護，確保電子文件中的原始信息的價值得到最大程度的發揮。

2.6 基于前端控制理論的電子文件管理

被動的工作展開不如盡早的進行準備，“前端控制理論”在文書檔案管理工作的運用主要就是通過主動展開文件檔案搜集與保存工作來實現的。文書檔案管理人員可以通過積極的收集紙質檔文件檔案、電子文件、音像文件或獎杯證書等進行歸檔，并對這些檔案都按照“雙套制”的檔案管理模式進行保存。

3 結語

綜上所述，電子文件對于文書檔案管理工作有著一定的影響作用。通過展開“雙套制”的檔案管理工作模式、加強電子文件的歸檔管理、電子文件的長期保存、轉變檔案管理人員的工作理念、電子文件的加密與還原、基于前端控制理論的電子文件管理，有效消除了電子文件對于文書檔案管理工作的影響，并實現了文書檔案管理安全性的提升。

參考文獻

[1]齊睿嘉.電子文件對檔案管理工作的影響及對策[J].蘭臺世界，2016（04）：67-68.

[2]孫楊.電子文件對檔案管理工作的影響及對策[J].中國管理信息化，2015，18（16）：222-223.