試論檔案管理系統的設計與實現

況婷　葉擎

摘 要：當代社會人員流動頻繁，導致檔案調動也更加頻繁，傳統檔案管理系統已經不能滿足工作要求。基于對檔案管理系統的核心要求和人們雪球的分析，本文提出了一種檔案管理系統的設計流程和設計過程中具體要求，并根據這種設計流程實現了檔案管理系統的建設，為檔案管理系統的信息化建設提出指導性建議。

關鍵詞：檔案管理系統；信息化；數據庫

檔案管理系統的信息化建設能夠充分提高檔案收錄、調用效率，信息化建設已經成為檔案館以及各種檔案管理機構提高工作效率的重要手段，并且在未來的發展進程中，這種信息化建設將會逐漸取代各類紙質檔案，不但能夠大幅降低檔案儲存的空間需求，更能很好的實現數據共享等功能。

1 檔案管理系統的設計

1.1 確定檔案管理系統需求

不同種類的檔案代表的內核也完全不同，所以在進行檔案管理系統設計時，需要研究清楚檔案管理系統的需求和功能，通常檔案系統的功能確定要參考以下兩個因素：（1）客戶要求。通常用戶在系統設計前會告知需要管理的檔案種類，并提出具體要求，通常情況下，客戶要對檔案管理的保密級別進行確定，從而進行相關防火墻和密碼系統設計。（2）檔案本身因素。不同種類的檔案調用頻率不同，所以管理系統的設計人員需要對檔案本身有足夠了解，針對不同的調用頻率進行不同的系統設計。

1.2 設計檔案管理系統框架

系統框架要根據系統需要滿足的要求進行設計，例如對于居民醫療檔案，就可以采用“三軸式”框架，這種框架中的一條軸代表居民壽命，在這條軸上進行節點劃分，代表居民的健康問題，在節點上方標注具體的治療方式，實現醫療檔案的記錄[1]。而對于稅收檔案管理系統的建立，只需在納稅時間上標注納稅金額即可，相對來說較為簡單。合適的框架建立能夠節約設計時間，并讓程序編寫過程變得相對容易，但是框架建設需要在對系統有充分了解的情況下進行，防止功能缺失。

1.3 數據庫設計

數據庫通常意義上是軟件數據儲存系統，所以數據庫建立要根據不同的系統要求進行選用。由于當今的檔案管理系統需要能夠滿足很多要求，除了能夠由各類檔案管理機構進行調用，普通人也要能夠對自己的檔案進行有條件查閱，這就需要數據庫中的檔案和不同操作指令有一一對應的關系，所以檔案管理系統的數據庫采用實體主導型設計[2]。在檔案管理工作今后的發展過程中，電子儲存系統將會儲存越來越多的檔案，所以數據庫需要有很大容量，并能夠充分保證其運行過程中的穩定性。

1.4 各模塊詳細分析

檔案管理系統涉及數據庫、用戶界面、操作系統以及各項硬件設施，在進行檔案管理系統設計時，需要對這些模塊進行充分考慮。例如，硬件設施設計過程中，信息化建設需要充分考慮硬盤的存儲能力，這就要求對現有檔案的數據總量和這類檔案未來的數量增減數量有清醒認識。除此之外，檔案管理系統還涉及檔案的數據傳輸，這就要對線纜對數據的傳輸能力進行考慮，參考這些因素進行檔案管理系統的設計，能夠在很大程度上節省系統建設資金，充分降低成本。

2 檔案管理系統的實現

2.1 按設計要求編寫程序

要進行檔案管理系統的建立，整個過程核心就是對程序進行編寫，程序編寫需要滿足以下幾個要求：（1）正確性。在各類檔案管理機構中，編程人員的數量相對偏少，所以在進行檔案管理系統設計時，程序不出現錯誤就是最基本的要求，正確的程序編寫能夠讓系統在投入運行時降低故障率，減小工作負擔。（2）簡潔性。由于檔案管理工作的特殊性，當檔案管理系統投入運行時，除了要保證低故障率外，還要能在系統出現故障時立即排除，這就要求代碼的規范性和簡潔性，能夠讓工作人員快速找到bug位置，對系統進行修復。（3）相關程序代碼編寫。在檔案管理系統的設計和建設過程中，需要充分考慮整個系統的安全性，對于保密要求高的系統，不能采用各類殺毒軟件進行安全防護，需要通過程序編寫來建設安全系統，所以要根據不同的保密級別設計防火墻。

2.2 硬件選取

硬件選取需要滿足以下要求：（1）安全性。檔案管理系統中檔案需要保存在各種硬盤中，但是很多硬盤自身帶有程序，會對檔案錄入和保存產生一定影響。這就要求在進行系統硬件架設前，對各類硬盤進行檢測，防止硬盤內部程序危害檔案管理。同時還要對各類支撐結構進行強度監測，防止在系統運行過程中發生倒塌等事故，損壞設備導致檔案丟失。（2）穩定性。硬件會在很大程度上制約軟件的運行和使用，尤其是硬件的穩定性將直接決定系統能不能夠正常使用，所以需要在整個系統正式建設前，對各類設備進行長期檢測，觀察其能否滿足使用要求。（3）經濟性。對硬盤和各類線纜來說，其工作性能會極大影響價格，為了滿足系統建設過程中的經濟性要求，需要對各種電子設備進行選取，該過程需要參考使用需求來進行硬件選取，在保證系統能夠正常工作的基礎上實現經濟性。

2.3 檔案管理系統架設

檔案管理系統架設涉及兩個方面，一是軟件部分架設，就目前而言，在進行軟件設計時，軟件建設人員會根據檔案管理機構的電腦操作系統進行軟件設計和編程，進行系統架設時，將軟件部分導入電腦即可進行相應操作。二是對硬件部分進行架設，主要涉及三個方面：（1）服務器和硬盤架設。在檔案管理機構選取了合適的硬盤和服務器后，需要將電子檔案導入到硬盤中進行存儲，在該過程中，不能讓檔案缺失。（2）線纜架設。在該過程中，除了要保證各類線纜與不同設備的正確連接，還要保證線纜架設的合理性，對不同種類的線纜采用不同的固定方式和固定位置，方便從業人員進行檢修。（3）支撐設施架設。該過程需要保證各類設施的穩定性，消除支撐設施對系統帶來的影響。

2.4 系統調試

在完成檔案管理系統的架設過程后，需要對系統進行調試，由于調試目的是為了發現系統存在的不足和可能出現的問題，在調試過程中不能采用正式檔案進行驗證，需要建立大量與檔案格式相同的文件，將其導入到檔案管理系統中。調試過程涉及硬件和軟件兩個方面，對軟件系統而言，需要測試檔案錄入和調用速度，以及滿負荷狀態下的系統響應速度，其中最需要測試的是軟件的故障率，對軟件系統中存在的bug進行消除。硬件的調試主要是系統的容量，并要測試滿負荷工作狀態下線纜以及主要設備的發熱量，防止出現重大安全事故。

2.5 配套設施選取架設

在進行檔案管理系統的建設過程中，還要針對可能出現的事故設計相關安保措施，其中最重要的就是消防系統，以及人員監控系統，這兩個系統可以采用通信工程和電子信息工程進行設計，采用單片機將這兩個系統進行整合，實現人機交互，發生事故的第一時間處理問題，該系統要將監測設備與保護設施進行連接，保證系統完成事故的預處理。

3 結語

綜上所述，檔案管理系統與信息化技術具有很高的契合度，檔案管理系統的信息化建設成為了未來的發展趨勢。系統的設計主要涉及系統需求確定、系統框架設計等方面，而檔案管理系統的實現，需要從硬件和軟件兩方面進行建設，滿足檔案管理系統的工作要求。

參考文獻

[1]吳開興，陳旭，翟自勇.居民健康檔案管理系統的設計與實現[J].計算機應用與軟件，2013，30（04）：214-2

[2]王道乾，文俊浩.數據庫系統設計中的面向對象技術研究[J].計算機工程與設計，2007（14）：3539-3541.