如何做好數字化時代的企業檔案管理工作

劉小紅

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，數字化時代已經到來。數字化時代下，企業檔案管理工作應當創新工作方式方法，將信息技術引入到檔案管理工作中，充分發揮數字化方便快捷、高效率的優勢，提升檔案管理工作的水平，提升檔案管理工作的效率。本文結合筆者自身的工作經驗，就如何做好數字化時代下，企業檔案管理工作進行探索，以期提升企業檔案管理工作的水平和質量。

企業檔案數字化管理，是伴隨科學技術的進步和檔案的需求及利用的增多而產生的，因此檔案管理的數字化是歷史發展的必要要求[1]。我國的企業檔案管理，數字化工作也取得了一些實效。隨著我國企業檔案管理工作的日益深化，企業檔案管理水平有了很大的提高[2]。但是，不可忽視的是，我國的企業檔案管理工作，在數字化時代下，也產生了許多問題，亟待解決。如何有效的解決問題，促進企業檔案管理數字化水平的提升，成為企業檔案管理工作的重點。

1 數字化時代，企業檔案管理工作中存在的問題

1.1 硬件設施配備不足

硬件設施配備不足，是企業檔案管理數字化工作的一大難題。很多企業在數字化建設的過程中，硬件設施的水平都比較低：例如，一些企業的管理系統還是采用較為老舊的PI系統，不能滿足大量信息處理的需求；一些企業在建設過程中，由于經費、企業規模等現實條件的制約，沒有給檔案管理人員配備專業的掃描儀；一些企業的檔案管理室，在計算機配備、辦公室配備和安全防護等硬件設施上，配備的不齊……這些硬件設施配備不足，嚴重影響了企業檔案管理的數字化進程。

1.2 專業管理人員配備不足

企業檔案管理中，推進數字化工作，少不了專業的管理人員。目前，我國的企業檔案管理工作，管理人員的數字化水平普遍不高：一些企業的檔案管理人員是由其它部門的工作人員兼職的，根本不能滿足數字化建設的需求；一些企業在招收檔案管理人員時，也基本不從信息技術相關專業招收人員，嚴重制約了企業檔案管理的數字化進程……這些問題都影響了企業檔案管理的數字化工作。

1.3 系統之間不兼容

目前，我國的企業數字化檔案管理建設的過程中，普遍采用的是一些專業的公司、團隊開發的專業軟件。而企業內部所使用的辦公軟件，則大都是企業內部開發的辦公軟件。這些問題造成了檔案管理數字化系統和辦公軟件系統之間的不兼容，給檔案數據的收集、整理、歸檔工作帶來了許多問題。同時，由于系統之間不兼容，管理人員在工作中，要進行大量的數據格式轉換處理，不僅增加了工作難度，也浪費了人力物力。

2 做好數字化時代企業檔案管理工作

2.1 優化資源配置

檔案數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入所需較大，建成之后需要一定的運行成本[3]。針對我國企業數字化檔案管理工作中，硬件設備不足的問題，應該采用優化資源配置的方式，降低運行成本：首先，完善基礎設施建設。基礎設施建設是企業檔案管理工作數字化建設的硬件基礎，針對本單位內部的硬件設施，積極進行系統更新維護，以穩定高效的系統保證工作的進程；其次，配備專門的數字化建設硬件設施。如計算機、掃描儀、安全防護系統等，確保企業數字化建設的進程；最后，增加經費預算。企業數字化檔案管理建設工作中，硬件設施的配置少不了必要的經費支持，企業在建設數字化的檔案管理工作的初期，就要對所產生的費用進行精準的預算，在考慮運行成本的基礎上，盡可能多選擇一些高質量、低成本的運行設施，在降低成本的過程中，提升經費利用效率。

2.2 配備專業的技術人員

專業的技術人員是企業檔案管理數字化建設的動力支撐，企業在建設數字化的檔案管理工作中，必須發揮專業人員的優勢，發揮他們的主觀能動性，進而提升檔案管理工作水平。這需要多個部門的共同努力：首先，需要人事主管部門的努力。人事主管部門在招聘中，應當針對企業內部檔案管理數字化建設工作需求，招聘一批具有專業素質的工作人員，以專業的工作人員打造高水平、高素質的專業隊伍，進而提升數字化工作水平；其次，需要檔案管理部門的努力。檔案管理部門針對現階段的工作人員。采取多渠道的培訓、教育模式，不斷提升他們的工作水平；最后，需要行政部門的努力。行政部門應該針對企業檔案管理數字化建設工作，切實制定一套行之有效的考評獎勵機制，通過獎勵留住人才，激發工作人員的工作熱情。通過懲罰提升工作人員責任意識，進而提升工作質量。通過專業的人才配置，幫助提升企業檔案管理數字化建設工作質量。

2.3 加快檔案管理的同步化建設

同步化是解決企業檔案管理，數字化系統和辦公軟件系統之間不兼容問題的最好辦法。檔案系統和辦公系統之間實現數字同步，減輕了檔案管理工作的負擔，提升了檔案管理工作的效率。具體來說，需要做好以下幾方面的工作：首先，各部門通力合作，完成前期信息收集。在檔案管理中，文件的收集、整理、歸類、移交都是需要其他部門的配合，整個工作是各部門通力合作的結果；其次，數字化的檔案管理工作，可以適當豐富檔案內涵。針對某一工作的相關文件，如實施報告、工作中產生的問題、實地考察結果和優化工作方式等，建立一個專業的電子信息數據庫，通過文檔歸類的形式，提升檔案管理的綜合水平；在保存數字檔案的同時，也要注重保存紙質檔案。一旦數字化的檔案庫遭到破壞，還能通過紙質檔案尋找信息；如果紙質的信息丟失，可以通過數字化檔案彌補不足，通過“雙重保存”的方式降低信息丟失的風險；建立檔案共存共享平臺，檔案數字化管理的最終目的，就是能夠共享信息，因此，在數字化檔案管理建設中，必須要實現共存共享。企業可以建立一個共存共享的內部平臺，在內部平臺上實現檔案的查詢、借閱，通過這樣的方式，提升數字化檔案的的利用率，實現檔案管理的可持續發展。

3 結束語

做好數字化時代的企業檔案管理工作，需要企業優化資源配置，保障檔案管理的物質基礎；配備專業的技術人員，打造專業的工作隊伍；加快檔案管理的同步化建設，提升檔案管理工作的數字化水平。通過這一系列的方式，全面提高企業檔案管理的工作水平和質量。

參考文獻

[1]靳樹梅，企業數字化檔案管理工作的實踐與思考[J]，無線互聯科技，2013.08：194.

[2]廖建蘭，企業檔案管理工作的創新與思考[J]，辦公室業務 ，2016.03：61.

[3]林燕，檔案數字化建設與企業檔案管理研究[J]，低碳世界，2017.30：263.