關于醫院行政檔案信息化管理的分析和思考

胡曉倩

摘 要：隨著科技信息技術與我國醫療事業的飛速發展，人們逐漸提高了對醫院行政檔案信息化程度的關注和重視。但目前我國大部分醫院行政檔案信息化管理發展的水平都不符合時代發展的要求，而有效行政檔案管理是醫院順利開展部門工作的基礎條件之一，因此要保持管理觀念的更新，積極的落實并嚴格推行醫院行政檔案信息管理改革政策，才能跟上我國醫療事業發展的步伐。本文筆者對實現醫院行政檔案信息化管理的必要性和意義進行分析，并提出一些優化醫院行政檔案信息化管理的策略。

關鍵詞：醫院；行政檔案；信息化管理

我國醫療衛生事業在社會進步的過程中獲得了蓬勃發展，全新的形式對醫院醫療衛生條件、醫療技術以及綜合管理水平等提出了更高的要求。行政檔案作為醫院無形資產的一部分，只有在借助信息技術實現數字化電子文檔轉變后才能讓檔案信息的內容得以充分利用，在醫院的正常運營中體現價值。

1 實現醫院行政檔案信息化管理的必要性和意義

檔案信息化建設是科技時代發展的必然趨勢，社會經濟和醫療條件的發展也對醫院檔案管理水平提出了更高的要求。醫院行政檔案是醫院的各種行政管理活動中產生的通知、通報、請示等各種行政性公文，對這些文件的保存和管理就是保證了醫院有保持連續工作的必要考察憑據。通過對計算機和互聯網的充分利用實現了信息的交互和共享，加以對醫院行政檔案有效的信息化管理能在節省醫療資源的同時對有限的資源進行充分利用，從而有效控制醫院運營成本，提升醫院的整體服務水平[1]。總之，無論是對醫院的經濟效益還是整個社會效益而言，實現并加強醫院行政檔案信息化管理都有助于其進一步提升，與此同時還能提高醫院工作人員對管理方式的認同感。伴隨著社會經濟水平的提升，我國各大醫院的規模不斷擴大，隨之增加的行政管理活動意味著愈來愈多的檔案數量，而這對于相關工作人員來說增加了很多工作量，海量信息時代的到來只有人工智能與信息技術才能保證現有的工作效率符合其他工作開展需要。

從某種程度而言行政檔案信息化管理是建立在醫院整體信息化的基礎上的，同時也能為醫院整體信息化發展提供參考信息。新時期對醫院提出了建立更為高效服務平臺的要求，這一點與提高患者對醫療服務滿意度有著密切的聯系，而行政檔案信息化管理有助于醫院更加順利的開展各項工作，促進醫院服務能力的優化和提升，從而為患者提供更優質、更全面的服務。這主要是基于行政檔案的信息化管理能有效的提升工作效率，對日常的文件保存、提取、查閱和傳送而言更加方便，相比傳統的紙質管理方式還能有效避免人為因素造成的文件整理或統計的失誤，最重要的是檔案信息不會因為不可抗因素而丟失，檔案中數據的真實性和準確性也得到了保障。在大數據時代建立檔案信息化，就可以為領導制定方針和制度提供參考，從而推動醫院的整體發展。

2 優化醫院行政檔案信息化管理的策略

2.1 提高思想認識，樹立科學理念

每一個改革行動都起始于觀念的轉變，所以檔案信息化建設除了是技術上的改變，更多的是改革創新管理理念、方式、方法和整個管理模式。檔案信息化管理要求在信息化管理的相關環節中加入進檔案電子信息采集、整理、歸檔、安全管理和相關配套等規章制度，以此來保證檔案信息化管理目標能夠切實實現，相對于傳統檔案管理而言，信息化檔案管理的科學性更強，所以，對開創檔案電子信息化服務而言，樹立檔案信息化管理的科學理念至關重要。

2.2 重視人才培養，奠定管理基礎

保證檔案信息化管理順利實現的一個重要條件就是人才。檔案信息化建設要求具有較強的技術性，則管理人員除了對檔案管理知識有一充分掌握外，對計算機與網絡技術也非常熟悉。現階段，大多數醫院均不重視檔案工作，檔案工作人員往往擔任著多個職位，檔案管理知識非常匱乏，且也沒有掌握計算機應用技術，這便對檔案管理現代化、信息化工作的開展造成了嚴重阻礙[2]。所以就需將管理人員的綜合素質提高，要求管理人員定期參加學習或培訓活動，并通過多種途徑培訓其各項知識技能，如計算機應用、數字化技術、網絡技術、數據庫技術等，促進自身管理專業技能的提高，只有如此方可利用現代化手段管理電子文檔，推動電子文檔管理工作的發展。

2.3 加大投入力度，確保系統穩定

配置信息化軟件環境是檔案信息化管理的第一步，而配置必須要滿足穩定、可靠、安全、較高性能的要求，進而讓檔案資源的采集、管理、利用等基本需求得到滿足。醫院檔案管理部門使用的服務器、存儲設備、PC機等需與檔案管理軟件與管理系統的要求得到滿足，而文檔管理軟件與管理系統也應與文書檔案文件目錄、數據庫結構交換格式的要求相符合，讓單位的機讀目錄配備國家綜合檔案管的管理軟件，共享檔案資源。按照各醫院的實際情況，爭取對檔案管理工作更多的投入，將先進的計算機設備與輔助設備配備齊全，讓服務器、磁盤陣列、PC機、網絡交換設備的運行更加穩定、有效，同時還應配備以下輔助設備，如掃描儀、刻錄機、音視頻數字化采集與轉換設備等。建設以醫院內部辦公網絡為基礎的檔案管理平臺，在專用數據服務器上存儲數字檔案，檢索工作站利用專網訪問將查詢、更新、事務管理等服務提供給內部用戶，以科學化管理行政檔案。

2.4 轉換紙質檔案，實現檔案數字化

行政檔案信息化建設的一個關鍵點就是把實行原有紙質檔案數字化。其主要分為兩種形式：一種是翻拍，即通過數字成像儀，將裝訂成的紙質檔案直接拍攝成彩色與黑白的數字圖像。第二種是掃描，即利用高速掃描儀把拆散的檔案掃描成彩色或黑白的數字圖像。紙質檔案數字化通常以圖像文件的形式存在。紙質檔案還是根據規范化要求進行保存。如此既讓紙質檔案得到了保護，也能夠充分利用檔案資源。按照醫院的實際情況，應分時期、分批逐一開展紙質文件數字化工作[3]。因為有大量的原有紙質文檔需要回溯，隨意可委托數字化加工企業展開加工，并將數字庫與管理系統給建設起來，從檔案室抽調2-3人，專門數字化加工、整理以及歸檔新歸檔的紙質文檔。

2.5 增強管理力度，提前消除隱患

全面實現醫院行政檔案信息化管理在給醫院工作帶來更多便利的同時，也帶來了新的檔案管理問題，數字化檔案以及信息化管理最大的問題就是安全，主要是信息管理系統可能被惡意攻擊或者數字信息內容被截獲、泄露。對此，需要院方增強對行政檔案信息化管理的力度，消除可能出現在管理過程中的隱患，首先要根據醫院的實際情況，制定并不斷完善信息化行政檔案的管理和使用制度，如行政檔案的訪問制度，信息存取制度、建立附錄系統，為了防止行政信息被破壞或者出現非法訪問檔案系統影響系統安全運作的行為出現，要嚴格實施有關主管部門領導前面管理制度；其次要做好檔案信息備份管理；最后要對整個網絡系統進行定期升級，同時實行物理隔離，即與互聯網相分離。

3 結語

總而言之，隨著醫院檔案信息化管理進程的不斷深入，網絡化、電子化和數字化逐漸成為了當下醫院行政檔案的主要特征。信息化管理就是行政檔案從分散走向集中、從封閉走向開放的過程，檔案管理網絡化模式的實現即代表著檔案信息的共享時代到來，檔案內容被應用到了更多的地方，信息資源的開發利用效益被不斷提高，促進了醫院行政檔案管理建設工作往更正規、合理、科學的方向發展。

參考文獻

[1]陸若希. 醫院行政檔案管理在醫院管理中的重要作用[J]. 信息化建設， 2016（8）.

[2]鄧巧玲. 醫院檔案的信息化管理策略探討[J]. 卷宗， 2016， 6（8）.

[3]杜玉玲. 人性化管理理念下醫院行政檔案管理的優化[J]. 信息化建設， 2016（8）.