事業(yè)單位檔案保存和利用管理方法分析

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展和進步，社會信息越來越多元化，檔案管理工作在社會發(fā)展過程中更顯得日益重要起來。社會信息化程度越高，檔案管理工作也變得越來越重。在這種新形勢的驅(qū)動下，事業(yè)單位檔案保存和利用管理工作也需要不斷的進行革新來適應(yīng)社會發(fā)展的需求。但是目前很多事業(yè)單位在檔案管理方面還存在諸多問題，比如檔案管理制度不夠完善，檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，檔案管理模式陳舊等等。這就需要我們引起重視，不斷加以改革和創(chuàng)新，積極尋找對策不斷完善檔案管理工作。本文主要針對目前事業(yè)單位檔案保存和利用管理的現(xiàn)狀和存在的問題進行分析，并對應(yīng)對策略和改進建議進行淺析論述。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；檔案；保存和利用；管理方法

1 事業(yè)單位檔案保存和利用管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理工作是一項主要工作之一，是機密性、專業(yè)性和政策性較強的一項工作。目前我國的事業(yè)單位雖然一直在開發(fā)和管理檔案工作，但還是存在很多漏洞和亟待解決的問題。比如，一些管理層對于檔案工作的不重視，缺乏相應(yīng)的制度保障，未能與時俱進的將檔案管理工作與信息現(xiàn)代化相結(jié)合，總體的技術(shù)水平落后以及缺乏相應(yīng)的安全問題等等。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對檔案工作的要求也越來越高，要求管理部門及人員要合理地有效地對檔案加以保存和利用，但目前仍然存在上述這些問題，整體來說是事業(yè)單位的檔案保存和利用管理方法不夠完善，還需要不斷實現(xiàn)制度和技術(shù)方面的改革創(chuàng)新。

2 事業(yè)單位檔案保存和利用管理存在的問題

2.1 檔案保存和利用管理的制度不夠完善

制度是進行一切工作的標(biāo)準(zhǔn)，目前事業(yè)單位存在的普遍問題就是檔案保存和利用管理的制度不夠完善，對于檔案的收錄和調(diào)動沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)要求。一些事業(yè)單位的管理人員不夠重視檔案的管理工作，管理制度上存在漏洞，對于一些檔案的收入和利用都沒有明確的步驟規(guī)定，導(dǎo)致很多檔案管理人員馬馬虎虎。對于借閱檔案的程序也不夠完善，造成有借無還不清楚，或者造成資料損失的相關(guān)懲罰措施也不夠明確。因此，整體看來檔案保存和管理利用雜亂無章，工作人員缺乏制度束縛，導(dǎo)致整個檔案管理工作水平不高。

2.2 檔案保存和利用管理的工作人員素質(zhì)偏低

檔案管理工作并不是只要將紙質(zhì)的資料裝入檔案袋放于相應(yīng)的位置那么簡單，檔案的保存和管理是一項專業(yè)性很強的工作。需要相關(guān)的工作人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，這種素質(zhì)包括專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)。首先是管理人員必須具備系統(tǒng)的管理知識。其次是必須具有高度的責(zé)任感。這些都是一個合格的檔案管理人員必須具備的最起碼的職業(yè)素養(yǎng)。有些事業(yè)單位的檔案管理人員不能緊跟時代的步伐，他們的檔案管理工作跟不上新時期新形勢的變化，某些事業(yè)單位中，對于檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)的限制，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理人員以及檔案工作都沒有引起高度重視，有的單位對檔案管理人員甚至沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，而僅僅是利用一些年齡較大的退休人員來進行檔案管理工作。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作存在很多的漏洞，人員的總體素質(zhì)不高，缺乏一定的專業(yè)性，這就導(dǎo)致檔案在管理和保存利用的過程中無法有效的進行，在一定程度上影響了檔案的有效使用和合理利用。

2.3 檔案保存和利用管理的信息化程度不高

信息化是將檔案資料和現(xiàn)代信息互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，能最大限度的發(fā)揮它的潛能。由于事業(yè)單位的管理人員對檔案管理的工作重視度不高，使得檔案信息的現(xiàn)代化水平較低，有些事業(yè)單位的檔案室就是之前的小辦公室，而且裝檔案袋的箱子也缺乏相應(yīng)的防潮防火處理，檔案極其容易受潮導(dǎo)致字跡模糊不清。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅是認為需要簡單的進行存檔和調(diào)動，但是這種觀念嚴重影響了檔案利用的效率，在實際的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)認真收集相關(guān)的資料，并對相關(guān)資料進行整理和保存，并科學(xué)辨別其真實性，這樣是為了使檔案更具參考價值，更好地得到利用。而實際的事業(yè)單位在檔案管理工作中缺乏這種服務(wù)意識，他們僅僅停留在手動管理方面，缺乏相應(yīng)的信息管理，沒有很好的將互聯(lián)網(wǎng)利用起來，因此一旦紙質(zhì)的檔案丟失就導(dǎo)致整個資料消失，影響到相關(guān)工作的順利進行，而且手動管理較信息管理來說工作效率大大降低，十分不利于事業(yè)單位檔案的保存和利用。

3 針對事業(yè)單位檔案保存和利用管理方法存在問題提出建議

3.1 完善檔案保存和利用管理制度

建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案歸檔方法、范圍、期限等。改進和升級資料要做到及時，確保資料的完整性和有效性。除了一些相關(guān)的紙質(zhì)資料外，還需有一些有價值的照片圖像、圖表、錄音等資料，也要進行收集。必須嚴格對檔案管理提出要求，做到合理有序的收入資料，檔案的標(biāo)題應(yīng)該簡明清晰，保管的期限也要做到準(zhǔn)確合理。定期的對檔案進行相關(guān)的歸納和處理，由專門的人員進行看管和定期查閱。對于一些過期不還和造成資料丟失損壞的需要有明文的懲罰規(guī)定。針對不同密級的檔案，需要相應(yīng)的進行保密管理，對于兼并的行為要嚴格進行處理。

3.2 提升檔案管理工作人員素質(zhì)

要充分認識到檔案管理工作并不是一項簡單的工作，而是一項對專業(yè)要求很高，責(zé)任意識很強的工作，因此事業(yè)單位必須要高度重視這項工作。隨著社會的進步，對檔案管理相關(guān)人員的工作技能和業(yè)務(wù)水平也有了更高的要求，因此更要對相關(guān)的工作人員統(tǒng)一進行嚴格的培訓(xùn)和篩選，并且定期的進行專業(yè)考核，擇優(yōu)錄用，優(yōu)秀的管理人員能有效提高檔案管理工作的效率，讓檔案的保存和利用更加的有秩序，這樣才能充分發(fā)揮出檔案的潛在作用。

3.3 提高檔案信息化建設(shè)

當(dāng)今社會已經(jīng)進入信息化高速發(fā)展的時代，信息化的快速發(fā)展為檔案管理提供了多種管理新方法，為檔案管理信息化發(fā)展提供了技術(shù)支撐，在工作過程中將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合起來能夠大幅提升工作效率。有條件的事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)不同類型檔案的具體要求，充分利用信息現(xiàn)代化進行檔案管理，將互聯(lián)網(wǎng)辦公和檔案管理工作有效的結(jié)合起來，合理利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢對檔案進行保存和調(diào)動，逐步建立檔案信息資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化。

4 結(jié)束語

綜上所述，本文分析了當(dāng)前事業(yè)單位中檔案保存和利用管理的現(xiàn)狀，以及傳統(tǒng)的檔案保存和利用管理模式在實踐中逐漸暴露出來的諸多問題和不足，并提出解決的對策和改進建議。為了增強事業(yè)單位的競爭力，必須對這些問題重視起來，緊跟時代發(fā)展的腳步，建立健全科學(xué)完善的管理機制，加大人才培養(yǎng)力度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強檔案保存和利用管理工作的革新，深入開展信息化建設(shè)，進一步提升檔案的利用效率，以更好的適應(yīng)信息時代的歷史洪流。

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作者簡介

任正瓊（1983-），女，漢，云南尋甸，檔案管理員，助理館員，本科